contabilidade para condonímios
20/06/2018

Contabilidade para condomínios: fazer ou não fazer?

A contabilidade para condomínios é um assunto importante quando se trata de transparência administrativa e cumprimento da lei estipulada pelo Novo Código Civil brasileiro. Segundo essa lei, o síndico é o responsável pela prestação de contas em assembleia geral. Porém, será necessário o serviço de um contador para cumprir com essa obrigação? Para entender melhor, leia os próximos tópicos em que vamos explicar exatamente quais as obrigações do síndico, o que deve constar na prestação de contas e como um contador pode ajudar nesse processo.

Quais obrigações do síndico na prestação de contas do condomínio?

Em primeiro lugar, devemos saber que não há nada na legislação ou em normas contábeis que obriguem os condomínios a contratar um contador. Porém, como a prestação de contas é obrigatória, é preciso que o síndico tenha um mínimo conhecimento técnico se deseja fazer isso por conta própria.

Para fazer um balancete completo, alguns documentos são obrigatórios e é responsabilidade do síndico estar de posse deles. Caso o síndico falhe ao prestar contas ou seja constatado através de auditoria que há distorção nos números apresentados, ele incorre no risco de ser processado pelos condôminos. Por causa disso, é uma grande responsabilidade estar em dia com toda a documentação, porque a qualquer momento um condômino pode exigir verificar a prestação de contas mensal, por exemplo.

A ausência de obrigatoriedade de um profissional contábil na prestação de contas faz com que, em muitas situações, os demonstrativos sejam elaborados de maneira inadequada, prejudicando o condomínio e deixando os moradores inseguros em relação à real situação econômica, patrimonial e financeira do condomínio.

Para entendermos melhor quais são os documentos exigidos em uma prestação de contas de um condomínio, segue a lista:

  • Prestação de contas mensal e anual (Demonstrações Contábeis),
  • Elaboração realista dos orçamentos;
  • Guias de Recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS,
  • Boletos bancários das taxas de condomínio, normais e extras,
  • Controle de obrigações trabalhistas: livro próprio para registro de empregado, rescisões de contrato, atualização da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Como fica a administração do condomínio com a contratação de um contador?

Na maioria dos casos, os síndicos são escolhidos por gostar de lidar com as obrigações do condomínio, terem boa relação com os condôminos, morarem no edifício há muito tempo ou terem sido eleitos em votação aberta. Em qualquer um dos casos, não necessariamente isso implica em conhecimento contábil, o que pode gerar problemas na hora da prestação de contas, parte da responsabilidade de um síndico.

Portanto, a menos que o síndico realmente tenha habilidade com a prestação de contas e facilidade para analisar, interpretar e compartilhar de toda a documentação obrigatória, o mais prudente é a contratação de um contador para auxiliá-lo na prestação de contas.

Quando o condomínio opta por contratar um contador, esse investimento é compartilhado com todos os condôminos e incluído nas despesas mensais. O síndico continuará exercendo sua função e fiscalizando o trabalho do contador, porém, a chance de falhas, erros ou despesas desnecessárias diminui bruscamente. Dessa maneira, o síndico continua sendo responsável por apresentar os documentos aos condôminos, porém agora conta com auxílio profissional e orientação sobre como proceder com a documentação do condomí

Para contratar um profissional contábil, a decisão deve ser aprovada em assembleia. Dessa forma, a prestação de contas passa a ser terceirizada e fica a cargo do síndico a mediação com o profissional e o repasse de todos os documentos elaborados pelo contador para os condôminos.

Quando o condomínio aprovar a contratação de um contador, a contabilidade segue as mesmas normas e princípios contábeis aplicados a todas as entidades sem fins lucrativos (assistenciais, filantrópicas, partidos políticos, etc). Através da escrituração contábil regular, as operações realizadas pelo condomínio e toda a documentação suporte serão cobradas e checadas pelo contador, o que garante quase 100% a eliminação de erros ou fraudes, como por exemplo, a falta de pagamento de fornecedores, omissão do recolhimento de guias de tributos, documentos fiscais inidôneos e tudo que é classificado como fora da lei. Todas as peças contábeis passam a ser assinadas por um profissional contábil habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região.

Visto que essa contratação não é obrigatória perante a lei, por que um condomínio deveria contratar um contador? Vamos entender melhor quais as vantagens dessa contratação no próximo tópico.

 

Quais as vantagens de uma contabilidade para condomínios?

Agora que sabemos como fica administração do prédio quando o síndico contrata um contador depois de votação em assembleia, vem a pergunta: e por que contratar um contador? Vamos entender um pouco como um contador especializado pode contribuir para um condomínio.

Em primeiro lugar, a menos que o síndico seja um profissional da área contábil, sua habilidade e eficiência em elaborar balancetes e outras necessidades contábeis não será a mesma de um contador. Portanto, a contratação de um profissional gera segurança e qualidade para os condôminos e para o próprio síndico.

Além da segurança em relação a idoneidade das contas prestadas por um contador, o investimento em uma contabilidade especializada pode fazer, inclusive, com que o condomínio tenha reduções fiscais legais, permitindo um alívio no orçamento, que pode ser repensado para outras necessidades do prédio.

Isso faz com que os condomínios se tornem mais organizados tanto patrimonialmente, quanto econômica e financeiramente. A segurança e a confiança entre condôminos, membros da diretoria, síndico e todos os membros envolvidos cresce substancialmente, facilitando as relações.

A contratação de um contador que seja especializado na área de condomínios traz outras vantagens, como a possibilidade de ter direcionamento para melhorias no prédio, na gestão financeira, no aparato tecnológico e na relação de transparência com os condôminos. Um profissional da área contábil pode orientar o síndico a apresentar decisões e soluções benéficas para melhorias fiscais, financeiras e de gestão.

Ao terceirizar a contabilidade, o síndico também tem oportunidade de direcionar sua atenção para outros setores, como estreitar sua relação com os condôminos, promover eventos tais como caminhadas, reuniões, gincanas, e ter mais disponibilidade para ouvir os condôminos em relação a sugestões e reclamações.

Ou seja, embora não seja obrigatória, o serviço contábil para um condomínio é uma garantia de segurança, transparência e eficiência na prestação de contas e libera o síndico de uma tarefa que provavelmente não é da sua competência técnica. Dessa forma, deve ser vista como um investimento, e não como o gasto.