como administrar uma farmácia
16/03/2018

Como administrar uma farmácia

Você sabe como administrar uma farmácia de pequeno porte de modo a garantir a sobrevivência da empresa por longos anos e o lucro médio num ponto em que possa viver tranquilo?

Não é segredo que, cada vez mais, as grandes redes buscam dominar o mercado. Usando métodos agressivos de competitividade, exigem que o empresário tenha um bom repertório e conhecimento para que consiga alcançar bons resultados em seu empreendimento.

Administrar uma farmácia significa que o empreendedor é responsável por todas as suas operações. Começando pela supervisão de pessoal, analise e controle de estoque, faturamento, compras e negociações, dentre outros aspectos, o empreendedor que assume esse caminho deve ter uma combinação de habilidades para que possa sempre usar o máximo potencial de seu negócio.

Confira a seguir alguns pontos muito importantes sobre como administrar uma farmácia e melhore os resultados de seu negócio:

Contrate bons funcionários

Ao pensarmos em uma farmácia enquanto clientes, como temos a nossa “primeira impressão” sobre determinado estabelecimento? Naturalmente, pela forma que somos abordados e atendidos.

Ponderando essa realidade, não é exagero nenhum afirmar que a sua equipe de funcionários pode estar diretamente relacionada ao sucesso ou não de sua farmácia e, por isso, é fundamental tomar o máximo de cuidado ao realizar essas contratações.

Existem dois tipos de capacitação que serão fundamentais para qualquer funcionário no ramo farmacêutico. A técnica, que pode ser desenvolvida através de estudo formal, ou treinamentos internos; e a emocional, que geralmente parte da natureza das pessoas, de sua facilidade de relacionamento e entendimento com outras pessoas.

Vamos falar um pouco mais sobre cada uma dessas capacidades.

1. Capacidade técnica

Essa capacidade, principalmente nas farmácias que estão fora das grandes redes, ainda é uma “novidade”. Até alguns anos atrás, ainda se considerava a capacitação técnica irrelevante, pois o foco da farmácia estava sempre em seu próprio produto, e não no cliente.

Naturalmente, com o aumento da concorrência, essa realidade mudou drasticamente.

Atualmente, é evidente afirmar que um bom atendimento, na maioria das vezes é, sozinho, o suficiente para garantir o retorno de um cliente. Mais do que isso, o atendimento de qualidade transforma clientes em canais de divulgação, pois eles passam a falar bem de seu estabelecimento e, por consequência, alcança-se ainda mais clientes.

Um bom atendimento, no entanto, não é apenas sobre humor e boa vontade. Ele é definido, principalmente, pela qualidade, comprometimento e execução do trabalho.

Por isso, é importante que seu funcionário conheça seus medicamentos, seja capaz de sugerir marcas e produtos diferenciados, buscando sempre atingir os objetivos do cliente através de suas sugestões.

2. Capacidade emocional

Mas não é apenas o conhecimento técnico que garantirá o retorno de um cliente, ou que ele passe a indicar o seu estabelecimento para seus conhecidos. Um bom funcionário, principalmente aquele que lida com clientes diariamente, precisa ter características de um bom vendedor.

Carisma, facilidade para fazer amizades, bom relacionamento pessoal, sorriso “fácil. Essas são algumas das características mais importantes no momento de fidelizar um cliente. Afinal, o conhecimento técnico é obtido através de estudo, enquanto que essas características são, geralmente, naturais às pessoas, e geram uma empatia imediata.

Ter, ao mesmo tempo, um funcionário com bom conhecimento técnico, e as características de um bom vendedor, facilitará consideravelmente a fidelização de seus clientes, que passarão a ver nessa pessoa alguém em quem confiar, pois está genuinamente comprometido em ajudá-lo.

Controle seu estoque

Seja qual for o tipo de negócio, desde que trabalhe com produtos físicos, o estoque é um fator fundamental para garantir um melhor fluxo de vendas e bom retorno para a empresa.

No caso do ramo farmacêutico, esse fator exige ainda mais cuidados, pois esse é um ramo especialmente afetado pelo prazo de validade de seus produtos, o que pede uma atenção especial por parte do administrador.

Considerando isso, não adianta investir em um volume muito alto de alguns medicamentos, se não for feito um acompanhamento detalhado do fluxo de vendas de sua farmácia.

Gerir seu estoque significa definir um número mínimo e máximo de cada medicamento em seu estoque, observando atentamente as suas condições de armazenamento e prazo de validade, evitando assim a perda desse estoque.

Considerando a importância desse item, um sistema de gestão de estoque eficiente pode ser um grande aliado para o administrador. Esse tipo de sistema, em geral, mantém e produz relatório sobre todas as informações acerca de seu estoque: números absolutos, tempo de permanência em estoque e volume de vendas. A partir desses relatórios, as decisões do administrador serão muito mais assertivas na hora de repor ou aumentar seu estoque.

 

Facilite as decisões de seus clientes

É evidente que, em alguns casos de clientes fidelizados, conhecer esse cliente para atender às suas necessidades é fundamental. Mas se considerarmos que temos uma quantidade considerável de clientes ocasionais, devemos nos preocupar em facilitar ao máximo possível suas decisões, fazendo com que comprem o máximo de itens possível.

Por exemplo, se seu cliente está na prateleira de antitérmicos, pode ser interessante deixar à vista alguns termômetros, assim ele pode “matar dois coelhos com uma cajadada”, resolvendo dois problemas de uma vez.

O mesmo vale para períodos sazonais, como inverno e verão, por exemplo. No inverno, com uma maior incidência de doenças respiratórias e resfriados, pode ser interessante deixar esse tipo de medicamentos próximo da entrada da farmácia. Dessa forma, ao passar pelo estabelecimento, o cliente pode se lembrar de uma necessidade, e adquirir ali mesmo seu medicamento.

Já no verão, por exemplo, você pode usar a mesta estratégia envolvendo protetores solares, bronzeadores e cremes pós-sol.

Partindo desse princípio, existe uma série de possibilidades que podem ser exploradas. E facilitar as decisões de seu cliente pode aumentar consideravelmente seu ticket médio, o que naturalmente aumentará o lucro de sua farmácia.

 

Comunique-se efetivamente

Como dissemos neste artigo, um bom atendimento pode fazer toda a diferença para concluir uma venda, conseguir um ticket maior, ou fidelizar um cliente. No entanto, ter funcionários altamente capacitados para esse tipo de atendimento não alcançará bons resultados, se a comunicação de seu estabelecimento estiver falha.

Desde a fachada, é importante comunicar-se com o cliente de maneira efetiva. Na parte interna da farmácia, ele precisa saber exatamente onde ir para encontrar os itens que o interessam, esses setores devem ter uma comunicação indicativa, e devem estar devidamente organizados para que o cliente encontre facilmente o que procura.

Esse tipo de comunicação, além de facilitar a vida do cliente e da própria farmácia, fará com que seu público se sinta mais à vontade em seu estabelecimento, pois terá a clara impressão de que este é um lugar organizado, onde ele terá acesso facilitado àquilo que precisa.

 

Tenha metas definidas

Crescimento é, sem dúvida, o que todos os empreendedores – de todos os ramos – procuram diariamente. Mas, sem uma meta, esse crescimento se torna um desafio bastante complexo.

Por isso, tenha plena consciência de onde quer chegar – e essas metas podem ser mensais, trimestrais, semestrais ou anuais – e o que deve fazer para alcançar esse objetivo.

Isso facilitará o processo de crescimento, permitindo que todos os seus esforços sejam focados nesse crescimento, de acordo com um planejamento desenhado previamente.

Vale lembrar que suas metas podem ser ambiciosas, mas devem ser realistas. Por isso, conhecer as necessidades de seu estabelecimento, suas falhas e pontos de melhoria são fundamentais para essa definição de objetivo, que pode inclusive passar pela correção de cada um dos pontos.

 

Trabalhe sua farmácia como um agente de saúde

Um grande diferencial das farmácias que atuam longe das grandes redes, é justamente a sua proximidade com a comunidade em que está inserida. Pensando dessa forma, trabalhar com campanhas em prol da saúde da população, oferecer dicas sobre cuidados médicos, explicar sobre dosagens e forma de ingestão de medicamentos pode ser uma forma de criar uma conexão muito valiosa com o público de sua região.

Mais do que isso, esse tipo de ação sensibilizará a região para o compromisso que a farmácia tem com a população e sua saúde, podendo esta se tornar um verdadeiro agente de saúde para seus clientes, o que aumentará cada vez mais o seu fluxo de vendas e de clientes.

 

Trabalhe sua contabilidade

Agora que caminhamos até aqui, temos bons funcionários, um estoque bem gerenciado, e uma boa capacidade de vendas, não podemos esquecer da importância de uma boa gestão contábil de sua farmácia.

Mais do que apenas controlar e cumprir as obrigações contábeis de seu negócio, uma boa contabilidade é capaz de fornecer números para que o empresário farmacêutico tome boas decisões estratégicas, recuperar tributos pagos a mais, auxiliar na gestão de estoque, reduzir o valor de impostos pagos, entre diversas outras atividades.

Todos esses fatores, além de serem fundamentais para administrar uma farmácia de maneira a fazer com que gere lucros, ainda serão essenciais para evitar problemas com o fisco, bastante comuns nesse setor, que tem uma série de individualidades no que diz respeito à matriz tributária.

Para saber mais sobre como a contabilidade para farmácias é um fator de alta importância para manter seu negócio rodando e com o maior lucro possível, acesse nosso artigo! Aproveite essa oportunidade e entenda como administrar uma farmácia corretamente passa, principalmente, por uma boa contabilidade, e como ela pode ajudar seu negócio a render ainda mais.