Quando um empresário contrata a abertura de uma empresa, ele costuma ter uma data em mente para começar a operar. Para o escritório contábil, o desafio é transformar essa expectativa em um planejamento que considere as características do negócio e as etapas aplicáveis.

Em artigo de opinião publicado pelo Portal Contábeis, Rhuan Pedroza aborda dificuldades na formalização empresarial, com foco em São Paulo. O autor relata como falhas de sistemas e dependências entre órgãos podem dificultar o trabalho do contador e a comunicação com o empreendedor.

O tema abre uma discussão importante para os gestores: como organizar o serviço para que o cliente compreenda o andamento da abertura e receba informações úteis durante o processo?

Identifique o caminho aplicável à empresa

A orientação geral da Redesim apresenta a consulta prévia de viabilidade, o fornecimento de dados para inscrição no CNPJ e registro e os procedimentos de licenciamento. A análise precisa considerar a atividade, a localização e as características da empresa.

Também existem procedimentos simplificados. Em São Paulo, o Balcão Único reúne etapas em um formulário único para as empresas que atendem às condições do serviço. Por isso, o escritório deve verificar o enquadramento do caso antes de apresentar um cronograma ao cliente.

Faça uma reunião inicial com perguntas objetivas

Nossa proposta é iniciar o atendimento levantando informações que influenciam o planejamento:

• Qual atividade o empresário pretende desenvolver?
• O endereço já foi escolhido?
• Existe uma data desejada para iniciar a operação?
• Há contratos ou investimentos vinculados a essa data?
• Quem ficará responsável por enviar documentos e responder às solicitações?

Essas respostas ajudam a identificar prioridades e a explicar quais pontos ainda precisam de verificação. A data desejada pelo empreendedor deve aparecer no planejamento como uma expectativa a avaliar.

Apresente o andamento com uma próxima ação definida

Um modelo simples de acompanhamento pode reunir quatro campos: etapa atual, pendência, responsável pela próxima ação e data de revisão.

Imagine, por exemplo, um processo aguardando um documento do sócio. O registro deve indicar qual documento falta, quem o solicitará e quando a pendência será revisada.

Se houver uma indisponibilidade externa, registre a ocorrência, o protocolo de suporte quando existir e a próxima verificação prevista. A atualização enviada ao cliente deve corresponder ao que foi efetivamente confirmado.

Esse padrão torna a comunicação mais objetiva e evita respostas vagas sobre o andamento.

Separe estimativa de conclusão e compromisso de atualização

Mesmo quando a conclusão depende de uma análise externa, o escritório pode combinar quando voltará a informar o cliente.

Uma prática recomendada é definir a frequência dessas atualizações na contratação e ajustá-la conforme o caso. Assim, o empresário sabe quando receberá notícias, inclusive se o processo continuar na mesma etapa.

Evite estabelecer uma nova previsão de conclusão sem elementos que a sustentem.

Use os casos concluídos para melhorar o serviço

Ao finalizar cada abertura, recomendamos registrar o tempo utilizado pela equipe, as principais pendências e os pontos que exigiram explicações adicionais.

Na revisão mensal, esses registros podem orientar mudanças no questionário inicial, na conferência de documentos e na apresentação do serviço aos próximos clientes.

Para o escritório que pretende expandir sua carteira, conhecer o trabalho necessário em cada processo ajuda a planejar a capacidade de atendimento e a avaliar o escopo das propostas comerciais.

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