Como cobrar honorários contábeis em atraso de forma elegante e eficiente? Qual o índice aceitável de inadimplência? Como evitar que o cliente se torne inadimplente?
São várias as respostas possíveis para essas dúvidas que rondam a cabeça dos empresários contábeis quando se deparam com essa situação indelicada.
Mais do que tentar orientar você em relação a isso, vou compartilhar a seguir o que fazemos na prática aqui na CF para ter uma inadimplência de apenas 3 a 4% em nossos mais de 6.000 clientes.
Qual o índice “ideal” de inadimplência em um escritório contábil?
Obviamente que sempre vamos perseguir o índice 0% de inadimplência.
Mas, convenhamos, que isso é impossível num cenário em que muitas vezes se tem mais de 100 clientes para administrar.
O primeiro a se entender é que o seu escritório contábil precisa saber como calcular corretamente a inadimplência.
Aqui na CF Contabilidade, por exemplo, nós estabelecemos dois índices:
- Inadimplência do mês: calcula quantos clientes não pagaram corretamente na data determinada.
- Inadimplência volante: calcula a inadimplência no período de seis meses.
O índice de inadimplência volante reflete um dado muito mais real, pois considera os clientes que não pagaram na data correta, mas cumpriram com sua obrigação pouco depois.
Assim, o percentual aceitável que temos hoje na CF é de 10% na inadimplência do mês e de até 4% na volante.
Mais do que isso, você já começa a ter sérios problemas de fluxo de caixa, tendo em vista que a lucratividade de um escritório contábil bem gerenciado é de 25% a 35%.
Por isso, é importante ter uma visão clara em relação à inadimplência e saber como cobrar os honorários contábeis em atraso de forma clara e eficiente.
Leia também: Como calcular os honorários contábeis [Baixe planilha]
Como cobrar honorários contábeis em atraso?
Para cobrar os honorários contábeis em atraso sem se indispor com o seu cliente, o primeiro a se fazer é descolar a área financeira de você.
Ou seja, coloque outros funcionários para fazer essa cobrança e só entre em cena quando, de fato, não houver mais o que fazer.
Em seguida, estruture uma régua com mensagens de cobrança dos honorários contábeis.
Por exemplo:
- 1 dia após o não pagamento, envie uma mensagem por e-mail ou Whatsapp informando que o pagamento não foi identificado.
- 5 dias depois envie outra mensagem informando que a partir de determinada data começarão a ser cobrados juros em caso de não pagamento e que após 30 dias de boleto em aberto o serviço será suspenso.
- No décimo dia, envie outra mensagem explicando que já estão sendo cobrados juros e que o serviço será suspenso no dia X. Lembre-o também que a não entrega de obrigações acessórias, causada pela suspensão dos serviços, pode gerar multas.
- E assim por diante.
Eu indico que você tenha o Asaas entre os seus diversos sistemas para a gestão do seu escritório contábil, pois ele permite automatizar todas essas etapas da cobrança.
Eleja também alguém da equipe para monitorar a inadimplência e entrar em contato por telefone com esse cliente, para obter uma previsão de quando será quitada a dívida.
Esse funcionário precisa ter simpatia e jogo de cintura para informar a situação de forma clara e objetiva e, ao mesmo tempo, com elegância e simpatia.
E se mesmo assim o cliente não pagar?
Se mesmo assim o cliente não efetuar o pagamento da cobrança dos honorários contábeis, após 31 dias da data estipulada emita uma carta de suspensão dos serviços contábeis.
Em seguida, informe à sua equipe que o cliente deve solucionar as pendências com o financeiro para que o atendimento possa ser retomado normalmente.
Eu recomendo também que, caso não se solucione em até 45 dias, você emita um distrato com uma cobrança do valor devido de maneira extrajudicial.
E não resolvendo, acione a cobrança judicial.
O importante é que você defina as regras e as faça cumprir, pois a inadimplência pode prejudicar em muito o seu escritório contábil no longo prazo.
Não deixe essa situação perdurar por mais de 60 dias, em respeito ao seu trabalho e dos seus funcionários.
E como resolver com jogo de cintura a inadimplência do seu cliente contábil?
Essa régua de cobrança que comentei acima é o básico para você definir as regras e manter o cliente informado sobre cada etapa da cobrança.
Mas grande parte da inadimplência também pode ser resolvida com uma boa conversa, de preferência presencial.
Se puder, vá até o seu cliente, sente com ele e mostre os custos da sua empresa.
Seja claro sobre o quanto os honorários contábeis dessa empresa representam no seu faturamento — e como isso pode impactar na necessidade de demissão de um funcionário ou na sua própria retirada mensal.
Dependendo da conversa, você vai entender se esse cliente, de fato, está com um problema de caixa.
Neste caso, você pode propor uma permuta para também usufruir dos serviços dessa empresa por um determinado período, sem precisar pagar por isso.
Leia também: Como realizar o mapeamento de processos de forma prática
Como evitar que o cliente contábil pague em atraso?
Eu costumo dizer que o controle da inadimplência começa antes do momento da contratação dos seus serviços contábeis.
Ou seja, antes de fechar o contrato, procure saber o histórico dessa empresa no SPC, Serasa e se existem processos de cobrança movidos por outros escritórios contábeis e prestadores de serviços.
Assim, você já cria uma barreira de entrada e evita aceitar clientes com excesso de problemas de inadimplência em outras áreas.
⭐ Dica bônus: Dê prêmios para sua equipe reduzir a inadimplência
Depois de calcular o seu índice de inadimplência mensal e volante, crie uma meta de redução de inadimplência para seu time financeiro.
Por exemplo:
Considerando que seu índice mensal está em 15% e o volante em 10%, defina que ambos devem ser reduzidos para 10% e 5%, respectivamente.
E caso sua equipe cumpra essa meta e mantenha os índices baixos, estabeleça premiações que podem ser em dinheiro ou em experiências, como jantares, cinema e outros momentos de lazer.
Aqui na CF Contabilidade fazemos reconhecimentos mensais aos nossos funcionários, em várias áreas, e isso se reflete numa equipe mais engajada, motivada e com prazer de realizar o seu trabalho.
