Auditoria de condomínio: como funciona

A rotina administrativa regular de um condomínio muitas vezes sofre um aumento da demanda por bens e serviços considerados imprescindíveis pelos condôminos, a necessária manutenção e otimização dos elevadores, sistemas de segurança, fachadas e outros bens, além da crescente busca pela valorização do patrimônio. Quando isso ocorre, é natural que os custos condominiais fiquem pressionados. Nessa situação, a auditoria de condomínio pode ser uma solução para racionalizar gastos e maximizar a transparência. Nesse artigo, vamos entender como a auditoria é feita e em que casos ela pode ser necessária.

Quais são os tipos de auditoria para um condomínio?

Geralmente costumamos levar em conta somente a auditoria de condomínio emergencial, que é solicitada na maior parte dos casos pelos próprios condôminos quando algum erro ou falha na administração é percebido e o desejo de investigação é despertado. Porém, essa auditoria é mais cara devido ao seu caráter emergencial e acaba acontecendo somente para encontrar culpados depois que um desvio já foi feito. Não é aconselhável, portanto, deixar que os problemas sejam acumulados a ponto de que se torne necessário uma auditoria emergencial. Então, o que fazer para evitar essa situação?

Em uma situação regular, a auditoria preventiva é uma ótima opção para quando o condomínio apresenta um fluxo de despesas e receitas muito grande e a própria administração quer garantir que o orçamento está sendo gasto da forma mais produtiva e eficiente possível. A movimentação intensa de dinheiro e de contas naturalmente eleva a possibilidade de erros e até mesmo de omissões, fato que pode causar prejuízo ao condomínio como um todo. Ao verificar contas, a transparência financeira é preservada para bem de condôminos e administradores, resolvendo suspeitas e encontrando soluções para racionar as despesas que estiverem em excesso.

Em que situações deve ser contratada uma auditoria de condomínio?

Má gestão

A má gestão de uma administradora ou de um síndico geralmente tem duas causas comuns: a má fé ou a incapacidade administrativa. Portanto, quando os indícios de má gestão começarem a acontecer, é hora de investigar para entender qual a causa do problema. De todo modo, por má fé ou incapacidade, uma má gestão indica que os condôminos devem se unir e pensar em outra empresa ou pessoa física para representá-los. E o primeiro passo para atestar e juntar provas para isso é a contratação de uma auditoria.

Os indícios mais clássicos de má gestão são o excesso de arrecadações extras, o condomínio em mau estado de conservação, as contas no vermelho ou até mesmo a ausência de prestação de contas. Quando um ou mais desses sinais estão acontecendo por 6 meses ou mais, é hora de contratar uma auditoria emergencial. Porém, caso esses indícios sejam constatados ainda no começo, é possível ser solicitada uma auditoria preventiva.

Procedência de serviços e produtos

Outro ponto que deve ser analisado pelos condôminos é a rotina de fornecedores amigos do síndico, ou de alguém da administradora, ou contratos fechados sempre com familiares. Embora não seja um problema, é preciso provar que essas são as pessoas mais indicadas para o serviço ou produto, tanto em preço quanto em qualidade.

Lesão no caixa do condomínio

Outra situação comum é o uso das finanças do condomínio para pagamento de despesas pessoais. Nesse caso, o síndico pode estar agindo de má fé ou sofrendo por falta de organização, misturando o seu dinheiro com o do condomínio. Nesse caso, é possível que o síndico comprove as contas e devolva o dinheiro retirado do caixa, porém a situação causa constrangimento e nem sempre o síndico consegue fazer uma prestação de contas confiável. Portanto, é mais um motivo para contratar uma auditoria caso o valor retirado de caixa seja alto e possa comprometer o orçamento do condomínio.

Outras formas de lesar o condomínio podem ser levadas em consideração na hora de contratar uma auditoria, como acordos informais com inadimplentes, descontos para inadimplentes ou a contratação de serviços emergenciais superfaturados sem solicitar a aprovação em assembleia.

Em todos os casos acima, a auditoria pode ser extremamente aconselhável para evitar maiores prejuízos e esclarecer possíveis danos ao condomínio. Para entender quais fraudes podem ser verificadas nesse processo, leia atentamente o tópico abaixo.

Quais as fraudes mais comuns identificadas em auditorias de condomínio?

Existem alguns problemas mais clássicos investigados pelas auditorias. Se você está passando por essa situação em seu condomínio, veja qual deles pode estar ocorrendo e saiba como a auditoria pode ajudar a resolvê-lo:

• Saques realizados que não constam nos balancetes e não tem justificativa em nenhum documento oficial;
• Emissão e utilização de notas fiscais frias;
• Ausência de lançamento de contratos ou recebimentos feitos entre síndico e condôminos inadimplentes;
• Inadimplência à Receita Federal e ao INSS de impostos devidos;
• Valores de serviços e produtos incompatíveis com o preço de mercado e sem justificativa prévia para consumo.

No momento em que qualquer uma dessas fraudes é constatada, seja pelo síndico ou pela administradora, é cabível uma ação judicial para comprovar o descumprimento das normas. Caso esse descumprimento seja comprovado, as devidas sanções da lei devem ser aplicadas e os valores desviados devem ser cobrados judicialmente.

Quais as áreas auditadas em uma auditoria de condomínio?

Para esclarecer quais são as áreas comumente auditadas, segue lista abaixo:

• Pagamento de despesas básicas, como salários e encargos com base na CLT;
• Contas de consumo, como energia e água;
• Compras de materiais;
• Despesas de serviços contratados, como manutenção do elevador;
• Contratos de terceirização, como limpeza, segurança, portaria e jardinagem.

Qual o procedimento em uma auditoria de condomínio?

Depois de analisar em que situações uma auditoria de condomínio é indicada, ainda resta esclarecer qual o processo exato que acontece quando uma auditoria é contratada. Para isso, enumeramos algumas etapas fundamentais que são seguidas pelo contador ou pela empresa de contabilidade especializada em gestão de condomínios:

• Avaliar a prestação de contas do condomínio;
• Verificar se as notas fiscais não são frias;
• Fazer a comparação entre o serviço ou produto contratado com os resultados apresentados;
• Fiscalizar a possibilidade de fraude no condomínio;
• Verificar se os contratos dos prestadores de serviço estão sendo cumpridos de acordo com o que foi previamente estabelecido;
• Garantir que não está ocorrendo nenhum desvio de verba, e investigar caso haja;
• Certificar que todos os processos estão presentes em relatórios de fácil visualização e entendimento por parte dos condôminos.

Vale lembrar que para que a auditoria seja legalmente válida, ela precisa ser feita por um contador especializado em condomínio e registrado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade). Esse é o profissional habilitado para cumprir todas as etapas acima e entregar um resultado que solucionará qualquer dúvida, problema ou excesso que seja identificado pelos condôminos ou pela própria administração.

Dicas para auditoria de condomínio

O primeiro passo que podemos tomar para a saúde financeira de um condomínio a fim de evitar a necessidade de auditorias emergenciais é deixar a prestação de contas sob a responsabilidade de um profissional contábil especializado. Quando a prestação de contas é feita mês a mês por um contador, o risco da necessidade de uma auditoria baixa drasticamente, e caso ela precise ser efetuada, deve ser feita por algum profissional que não esteja na administração do condomínio, visto que podem haver interesses internos envolvidos.

Outra dica é contratar uma auditoria de condomínio00 preventiva sempre que o aumento nas despesas e receitas do condomínio tomar uma proporção muito maior do que o regular, porque nesses casos a chance de gastos excessivos, má administração e descontrole das contas é muito maior. A auditoria acaba evitando que qualquer problema aconteça, o que contribui não só com a saúde financeira do condomínio, bem como com a saúde dos relacionamentos entre síndico e condôminos.

Como escolher uma empresa para fazer a auditoria do meu condomínio?

Em primeiro lugar, a auditoria de condomínio é feita por um profissional contábil registrado no CRC e especializado em condomínios. Portanto, a escolha deve ser feita com base na capacidade técnica e na experiência da empresa ou do profissional com esse tipo de serviço.

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