A contabilidade para farmácias não pode se preocupar apenas em cumprir as obrigações acessórias. É preciso conhecer a fundo as dores do empresário deste setor e adotar medidas assertivas para auxiliá-lo a administrar o negócio, como a recuperação de impostos pagos a mais, escolha do melhor regime tributário (nem sempre o Simples Nacional é o mais indicado) e controle de prazos e documentações.
Atuando de forma consultiva, a contabilidade utiliza os números do negócio para fornecer ao empresário informações estratégicas para tomadas de decisão. Ou seja, vai muito além da mera entrega de guias e pagamento de tributos.
Nas farmácias, é papel da contabilidade também controlar os prazos e documentos necessários ao funcionamento do negócio, como certificado do órgão regional de farmacêuticos (no caso do Rio de Janeiro, o CRF/RJ), certificado de débitos negativos, aval da ANVISA e atestados de dedetização.
Em resumo, a contabilidade para farmácias é a responsável por garantir o sono tranquilo do dono do negócio, oferecendo a ele um tratamento individualizado e uma variada gama de serviços como:
RECUPERAÇÃO DE TRIBUTOS PAGOS A MAIS
As farmácias, assim como a absoluta maioria dos estabelecimentos comerciais, pagam tributos indevidos ao governo, prejudicando o seu fluxo de caixa. Isso ocorre principalmente no PIS/COFINS (regime monofásico), no qual o fisco tributa na indústria toda a cadeia de produção e volta a cobrar, em seguida, o imposto dos comerciantes.
Portanto, quando um empresário compra seus remédios, ele já pagou o tributo embutido no preço do fornecedor e pagará de novo. É a contabilidade que consegue recuperar até 5 anos de impostos pagos não só relativos ao PISCOFINS, como também aqueles relativos às folhas de pagamento, 13º salário, férias e outros componentes que são muitas vezes esquecidos na hora da declaração por causa da correria do dia-a-dia.
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GESTÃO DE ESTOQUE
A contabilidade para drogarias é a solução mais efetiva e econômica para fazer uma gestão de estoque. Se não há uma gestão para saber especificamente o que entra e o que sai e se os valores estão computados corretamente, o prejuízo acontecerá inevitavelmente.
Porém, mais do que contribuir em uma gestão de estoque otimizada, a contabilidade também ajudará a tomar decisões conforme os dados da empresa – fluxo de caixa, capital de giro, datas de pagamento etc. Analisando esses dados é possível fornecer uma consultoria personalizada baseada nos dados que o seu estabelecimento apresenta e, assim, adaptar a realidade do negócio aos recursos disponíveis para que o negócio expanda com segurança.
REDUÇÃO NO PAGAMENTO DE IMPOSTOS
Ao contratar uma consultoria especializada em contabilidade para farmácias, é possível não só recuperar os tributos que já foram pagos bem como economizar no pagamento de novos tributos. Isso é feito analisando os dados da farmácia e também através da escolha de um regime tributário que seja mais vantajoso para o estabelecimento.
Boa parte das farmácias adotam o Simples Nacional, mas se elas estiverem com uma boa estrutura, podem partir para um outro regime, como o Lucro Real.
No entanto, sem uma consultoria de contabilidade especializada para farmácia, é comum que se adote o Simples Nacional como solução fixa por falta de conhecimento.
Fazer o cálculo certo no caso de admissões, rescisões e férias é um fator muito importante também para evitar o pagamento a mais de impostos. Ainda que seja possível fazer a recuperação de créditos, o ideal é ter esse planejamento a fim de manter um bom fluxo de caixa e evitar ter que correr atrás dos prejuízos no futuro.
Cada farmácia pede uma escolha que precisa ser diferente e analisada individualmente. É isso o que garante o crescimento e o sucesso do negócio, a manutenção dos lucros e um bom funcionamento para o estabelecimento. Uma relação próxima do contador com a farmácia pode ajudar a fazer análises mais aprofundadas, atendimentos personalizados e evitar desperdícios financeiros que, infelizmente, ainda são o pesadelo da maioria dos donos de farmácia.
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RELAÇÃO PRÓXIMA COM A CONTABILIDADE DA FARMÁCIA
É comum ouvir de empresários do nicho das farmácias que a contabilidade da empresa é realizada de forma distante e que o próprio dono não sabe do que acontece com suas contas. Essa sensação pode gerar muita insegurança e ser prejudicial para o bom funcionamento do negócio.
É possível e desejável que a consultoria especializada para uma drogaria seja feita com base na proximidade e no compartilhamento de informações para que o dono do negócio se empodere das informações e possa utilizá-las de forma autônoma se desejar. Afinal, a consultoria é um serviço prestado que tem como objetivo gerir as finanças, reduzir os custos e fornecer dados para alavancar o seu negócio. Portanto, observar uma consultoria personalizada que valorize a proximidade com o cliente é um fator importante na hora de escolher o contador ou a agência especializada na área.
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), a falta de controle financeiro é a principal razão que leva quase 50% das empresas a quebrarem em até três anos de funcionamento. Embora muitos especialistas em negócios falem sobre a importância do fluxo de caixa para o controle financeiro, pouco é dito ao público sobre a importância da conciliação bancária como ferramenta.
A conciliação bancária promove uma comparação entre o saldo bancário e as entradas e saídas da empresa. Para isso, é preciso ter um registro diário das contas, verificação de saldos, conferir os detalhes e as datas, corrigir e armazenar notas fiscais, extratos e comprovantes. A partir desses documentos, que devem ser geridos pela contabilidade, a farmácia contará com vários benefícios.
A conciliação bancária faz com que seja possível prever o fluxo de caixa, apresentar um saldo atualizado, elaborar um planejamento orçamentário realista e funcional, ter maior controle das movimentações financeiras o que, além de ajudar a não ser pego de surpresa por tarifas e gastos indevidos, pode contribuir para planejar um crescimento do negócio.
CHECAGEM DE NCM
Outro fator que prejudica muito os donos de drogarias é o cadastramento errado do NCM dos medicamentos. Cada medicamento exige o cadastro de um NCM específico e quando esse cadastro é feito de forma errada, isso significa que o dono do estabelecimento está pagando tributos a mais. Nesse caso, está perdendo dinheiro. Mas pode ser um problema também caso esteja pagando tributos a menos, pois estará na mira da Receita e terá de responder por essa dívida, resultando em multas.
É um serviço prestado pela contabilidade checar os NCMs para assegurar que os pagamentos estão corretos, dando mais tranquilidade e regularidade ao funcionamento do estabelecimento.
CONTROLE DE RESTRIÇÕES DE CRÉDITO, INSCRIÇÃO EM DÍVIDA ATIVA E PROTESTOS ORIUNDOS DE DÍVIDAS TRIBUTÁRIAS
É muito comum que o dono de um estabelecimento farmacêutico se sinta paralisado ao lidar com restrições de crédito, inscrição em dívida ativa ou protestos de dívidas tributárias. Lidar com essas questões pode desviar o foco do funcionamento da drogaria, gerando uma bola de neve que, infelizmente, costuma conduzir ao encerramento do negócio.
A contabilidade é o setor responsável por lidar com esses fatores da forma mais estratégica e econômica possível, traçando metas e calculando planos para oferecer ao seu cliente dados objetivos para a resolução dessas questões. Depois de resolvidas, é possível seguir em frente delineando objetivos para expandir o negócio e direcionando energia e atenção para outras possibilidades.
RECURSOS HUMANOS
Um dos grandes gargalos da farmácia é não ter profissionais capacitados para atuar no dia a dia do negócio. A maioria dos funcionários não consegue se alinhar com as missões da empresa e acaba prejudicando a coerência com a proposta do estabelecimento.
A contabilidade especializada para farmácias faz a gestão e seleção de pessoas para capacitá-los a assumir a postura ideal para atender o público das drogarias de forma compatível com os valores da empresa.
SERVIÇO DE CONSULTORIA COMPLETO PARA FARMÁCIAS
Um dos grandes desafios depois de saber de todos esses fatores relevantes para um bom funcionamento da farmácia é: “onde encontrar um serviço de contabilidade que funcione como uma consultoria especializada que abranja todos esses aspectos e que possa ser o braço direito da minha drogaria”?
Com mais de 10 unidades, a CF Contabilidade conta com um núcleo especializado na área de drogarias.
Responsável todas as etapas listadas acima, a CF oferece pacotes distintos para atender às mais variadas necessidades de farmácias, independentemente do seu porte.
Para melhor atender seus clientes, a CF dispõe de profissionais especializados para conversar sobre os seus planos de maneira a criar um planejamento personalizado para a sua drogaria.
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