Gestão de estoque para farmácias é algo fundamental para funcionar bem e seguir prosperando no longo prazo. Controlar a quantidade de mercadorias que entram e saem consiste em um procedimento essencial para a manutenção e o crescimento do negócio.
Mas não se trata apenas de saber sobre as entradas e saídas de produtos. A verdadeira gestão de estoque eficiente é pautada num olhar mais amplo e analítico de como funciona o mercado farmacêutico da sua região e como a sua farmácia se posiciona dentro deste mercado. Ou seja, é uma questão de estratégia e de planejamento.
Nas 7 dicas abaixo você vai entender de forma simples como isso tudo funciona e quais atitudes dever ser tomadas para gerir seu estoque com eficácia.
1- Utilize ferramentas de gestão
Investir na automatização dos processos de sua farmácia é uma medida inteligente para gerir o seu estoque. Use softwares e aplicativos específicos para essa finalidade.
Uma das vantagens de ter um software de gestão de estoque é: quando um produto está perto de acabar, ele envia um alerta para que seja possível fazer a reposição antes que ele se esgote. Afinal, tem situação mais frustrante para o consumidor (e indesejável para você) do que chegar ao balcão e ser informado determinado produto está em falta?
Se você quer ver a sua farmácia crescer, ser sustentável e ter uma gestão mais ágil e eficiente, faça o investimento em softwares de qualidade. Isso contribui para validar os processos de gestão da sua farmácia. Esse tipo de ferramenta melhora muito a gestão do estoque e, por consequência, reduz custos no médio prazo.
2 – Cheque o estoque periodicamente
Pelo menos uma vez ao mês, é importante que você faça a checagem minuciosa do estoque. A avaliação do estoque assegura que você saiba exatamente quais e quantos produtos saíram e entraram na sua farmácia em um intervalo específico de tempo. Vários problemas na gestão de caixa do seu negócio podem ser identificados e solucionados com essa simples rotina.
Além disso, esse procedimento também é uma forma inteligente de lidar com os seus recursos financeiros. Sempre que você faz a checagem do estoque, identifica quais produtos estão acabando e quais estão em grande quantidade. Isso influenciará no tamanho do investimento que você fará no próximo pedido de produtos.
3 – Identifique os medicamentos com maior e menor saída
Após fazer a checagem do estoque, é necessário listar e detalhar todos os medicamentos que entraram e saíram. Para escolher quais produtos comprar em maior quantidade, considere a quantidade de vendas de cada produto realizadas nos últimos três meses.
Pergunte-se: quais medicamentos venderam mais? Quais venderam menos? Existem medicamentos muito procurados pelos clientes e que a sua farmácia não oferece? Verifique também: Qual é a quantidade mínima e máxima necessária deste produto específico?
4 – Prepare seu estoque para cada época do ano
Fatores sazonais também devem ser considerados na gestão do estoque. Por exemplo, durante os meses de inverno, existe mais procura por medicamentos que combatem gripes e resfriados. Então, sua farmácia precisa ter mais deles no estoque.
Outra questão são os “surtos” e epidemias que volta e meia acometem boa parte da população. Ao menor sinal deles, já faça pelo menos um pedido considerável de medicamentos referentes a essas doenças, pois você sabe que a procura aumentará.
O período de férias escolares e os grandes feriados são ótimos para fazer pedidos maiores de itens como repelente, protetor solar, shampoo e kits para higiene. Ao usar softwares de gerenciamento de estoque, você pode planejar a compra antecipada desses produtos e, com isso, conseguir descontos junto aos seus fornecedores.
Cruze essas informações: a quantidade necessária, quanto tempo dura o estoque, o volume de venda de cada produto e o tempo necessário para o fornecedor entregar depois de feito o pedido. Com isso, você saberá fazer pedidos muito mais assertivos aos seus fornecedores.
5 – Implemente a curva ABC
Muitas farmácias usam a curva ABC para gestão de estoque e realmente é um método simples e funcional. A curva ABC consiste em classificar os produtos do seu estoque da seguinte forma:
Classe A: Produtos mais procurados e com mais rotatividade;
Classe B: Produtos com rotatividade moderada;
Classe C: Produtos pouco procurados.
Com isso, já é possível ter mais clareza dos produtos que possuem mais demanda. A partir disso, não apenas o estoque pode ser melhor direcionado, mas também o marketing da sua farmácia.
Como assim? Se você sabe que determinado produto tem pouca saída, além de fazer um pedido menor você pode fazer uma promoção com preço irresistível apenas enquanto durar o estoque. Isso vai atrair a atenção de novos consumidores para a sua farmácia e, uma vez dentro do estabelecimento (e com bom atendimento), fica muito mais fácil fechar outras vendas.
Veja como todos os setores da sua farmácia precisam estar bem integrados para que o sucesso do negócio seja garantido.
6 – Controle a entrada de mercadorias
É necessário que você tenha um procedimento correto para receber as mercadorias. Imagine a cena: seus funcionários estão ocupados e a farmácia está lotada. De repente, chega um pedido e não há ninguém para receber. Um funcionário para o que está fazendo e se desloca para receber o pedido, mas não sabe bem o que fazer.
Na teoria, tudo parece banal e óbvio: receber um pedido. Porém, falhas podem ocorrer e nos dias posteriores à entrega, você percebe que faltaram diversos produtos ou alguns vieram trocados ou até mesmo danificados.
Isso gera o retrabalho de tentar consertar o pedido. Sem falar em toda a negociação e o diálogo que demandará com o fornecedor. Além disso, vai impactar nas vendas, já que faltarão produtos nas prateleiras.
Erros de logística acontecem, mas você precisa saber como se posicionar caso eles ocorram. Treine um ou mais funcionários para saber exatamente como proceder ao receber um pedido. Eles devem conferir com atenção todos os produtos antes de aceitar a entrega. Isso pode levar algum tempo, mas evitará problemas futuros. É preciso saber se as mercadorias e quantidades informadas na nota fiscal correspondem ao que foi entregue.
7 – Deixe seus atendentes cientes sobre o estoque
São os atendentes que fazem contato com os clientes no dia a dia. Portanto, eles são as melhores pessoas para saber quais medicamentos são mais procurados. Além de ter uma ótima comunicação com a sua equipe de funcionários (a fim de saber o que os clientes buscam), é preciso envolvê-la em todo o processo de venda.
Como fazer isso? Após fazer a checagem mensal do estoque, comunique aos atendentes quais produtos foram pedidos, em qual quantidade e qual é a previsão de entrega. Dessa forma, eles poderão inclusive informar aos clientes quando determinado produto chegará, passando mais segurança ao consumidor.
Pode parecer um pequeno detalhe. Mas se o consumidor pergunta sobre um produto e o funcionário não sabe do que se trata ou diz que está em falta e nem sequer sabe quando haverá reposição, a sua farmácia cai no conceito deste consumidor. Isso só demonstra falta de preparo e faz com que o cliente não queira nem mais entrar na sua farmácia.
Quando o atendente demonstra conhecimento do produto e sabe em quantos dias ele chegará (caso esteja faltando), aumentam as possibilidades de concretizar vendas e de fidelizar o cliente.
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