Você está sofrendo com a inadimplência de alguns clientes e quer saber como enviar mensagens de cobrança de honorários contábeis amigáveis e que gerem resultado?
Vamos ajudar você a criar uma trilha de comunicação com este cliente para evitar a inadimplência, com mensagens que sejam amigáveis, empáticas e assertivas.
Também vamos compartilhar algumas mensagens que você ou alguém da sua equipe pode enviar por Whatsapp para realizar essa cobrança.
Estruture uma trilha de mensagens de cobrança de honorários contábeis
O grande segredo de como cobrar honorários contábeis em atraso é criar uma trilha automática de comunicação com seu cliente.
Você pode fazer isso usando plataformas de automatização de cobrança, como o Asaas.
Um bom exemplo de trilha pode ser:
Emissão da fatura (D-5, ou seja 5 dias antes do vencimento):
- Envio da fatura por e-mail e SMS
- Informações: valor, data de vencimento, período de referência
- Link para pagamento
- Tom: amigável e informativo
Lembrete de pagamento (D-1)
- Lembrete por e-mail e SMS
- Reiteração das informações da fatura
- Link para pagamento
- Tom: cordial e prestativo
Dia do vencimento (D0)
- Aviso por e-mail e SMS
- Ênfase na data de vencimento
- Link para pagamento
- Tom: gentil, mas com senso de urgência
Primeiro aviso de atraso (D+3)
- Notificação de atraso por e-mail e SMS
- Informação sobre juros
- Alerta sobre possíveis consequências
- Link para pagamento
- Tom: preocupado, mas compreensivo
Segundo aviso de atraso (D+7)
- Reiteração do atraso por e-mail e SMS
- Ênfase nas consequências do não pagamento
- Link para pagamento
- Tom: mais sério, mas ainda aberto ao diálogo
Terceiro aviso de atraso (D+15)
- Aviso urgente por e-mail e SMS
- Informação sobre possível suspensão em D+60
- Detalhamento das consequências da suspensão
- Convite para conversa pessoal
- Fornecimento de canal direto de comunicação (telefone/e-mail)
- Link para pagamento
- Tom: preocupado e enfático, mas aberto ao diálogo
Aviso final (D+30)
- Comunicado final por e-mail
- Alerta sobre suspensão iminente em 30 dias
- Detalhamento das consequências da suspensão
- Convite urgente para reunião pessoal
- Fornecimento de canal direto de comunicação (telefone/e-mail)
- Link para pagamento
- Tom: grave, mas ainda aberto à negociação
Aviso de suspensão (D+60)
- Comunicado oficial de suspensão por e-mail
- Detalhamento das implicações da suspensão
- Informação sobre o valor total devido
- Convite final para reunião pessoal
- Fornecimento de canal direto de comunicação (telefone/e-mail)
- Link para pagamento para reativação imediata
- Tom: formal e sério, mas ainda aberto ao diálogo para resolução
Exemplos de e-mails de cobrança de honorários contábeis em atraso
Agora você pode criar esses emails e SMS’s de cobrança de honorários contábeis e configurá-los dentro de uma plataforma de automatização de cobrança.
Vamos ver alguns exemplos de e-mails que você pode configurar seguindo essa trilha que vimos no tópico anterior.
1) Emissão da fatura (D-5)
Assunto: Sua fatura de serviços contábeis está disponível
Olá [Nome do Cliente], tudo bem?
Esperamos que esteja tudo bem com você e sua empresa. Sua fatura de serviços contábeis já está disponível:
• Valor: R$ [Valor]
• Vencimento: [Data de Vencimento]
• Referência: [Mês/Ano]
Para sua comodidade, preparamos um link para pagamento rápido e seguro: [Link de Pagamento]
Se precisar de qualquer esclarecimento, estamos à disposição.
Obrigado pela confiança em nossos serviços!
Atenciosamente,
[Nome do Escritório Contábil]
2) Lembrete de pagamento (D-1)
Assunto: Lembrete: sua fatura vence amanhã
Olá [Nome do Cliente], tudo bem?
Tudo bem? Este é apenas um lembrete de que sua fatura de serviços contábeis vence amanhã:
• Valor: R$ [Valor]
• Vencimento: Amanhã, [Data]
Para sua conveniência, você pode efetuar o pagamento através deste link: [Link de Pagamento]
Sua pontualidade nos ajuda a manter a qualidade dos serviços que prestamos. Agradecemos antecipadamente!
Abraços,
[Nome do Escritório Contábil]
3) Dia do vencimento (D0)
Assunto: Sua fatura vence hoje
Olá [Nome do Cliente], tudo bem?
Gostaríamos de lembrá-lo(a) que sua fatura de serviços contábeis vence hoje:
• Valor: R$ [Valor]
• Vencimento: Hoje, [Data]
Para sua facilidade, você pode pagar online através deste link: [Link de Pagamento]
Agradecemos sua atenção e pontualidade. Elas são fundamentais para mantermos a qualidade dos nossos serviços.
Atenciosamente,
[Nome do Escritório Contábil]
4) Primeiro aviso de atraso (D+3)
Assunto: Atenção necessária: fatura em atraso
Olá [Nome do Cliente],
Esperamos que esteja tudo bem. Notamos que sua fatura de serviços contábeis está em atraso:
• Valor original: R$ [Valor]
• Valor atual: R$ [Valor com juros]
• Vencimento original: [Data de Vencimento]
Entendemos que imprevistos acontecem. No entanto, é importante regularizar essa situação para evitar:
• Acúmulo de juros
• Possíveis atrasos em obrigações fiscais da sua empresa
Você pode regularizar a situação através deste link: [Link de Pagamento]
Se estiver enfrentando alguma dificuldade, por favor, entre em contato. Estamos aqui para ajudar.
Atenciosamente,
[Nome do Escritório Contábil]
5) Segundo Aviso de Atraso (D+7)
Assunto: Importante: fatura pendente requer sua atenção
Olá [Nome do Cliente], tudo bem?
Notamos que sua fatura de serviços contábeis ainda está pendente:
• Valor atual: R$ [Valor com juros]
• Vencimento original: [Data de Vencimento]
É importante resolvermos essa situação o quanto antes para evitar:
• Aumento contínuo de juros
• Possíveis complicações fiscais para sua empresa
Por favor, efetue o pagamento integral através deste link: [Link de Pagamento]
Valorizamos muito nossa parceria e estamos aqui para esclarecer qualquer dúvida.
Atenciosamente,
[Nome do Escritório Contábil]
6) Terceiro aviso de atraso (D+15)
Assunto: Urgente: Precisamos resolver a situação da sua fatura
Olá [Nome do Cliente], tudo bem?
Esperamos sinceramente que esteja tudo bem com você e sua empresa.
Estamos preocupados, pois sua fatura de serviços contábeis continua em aberto:
• Valor atual: R$ [Valor com juros]
• Vencimento original: [Data de Vencimento]
Caso o pagamento não seja realizado até o 60º dia após o vencimento, seremos forçados a suspender temporariamente os serviços contábeis.
A suspensão dos serviços pode resultar em:
• Atrasos em obrigações fiscais importantes
• Potenciais problemas com órgãos reguladores
• Comprometimento da gestão financeira da sua empresa
Entendemos que situações imprevistas podem ocorrer.
Por isso, gostaríamos de abrir um canal direto de comunicação.
Podemos agendar uma conversa para discutir sua situação e buscar o melhor caminho?
Por favor, entre em contato conosco através do telefone [Número] ou responda a este e-mail para agendarmos uma conversa.
Caso prefira realizar o pagamento imediatamente, utilize este link: [Link de Pagamento]
Contamos com sua colaboração para resolvermos esta situação da melhor forma possível.
Atenciosamente,
[Nome do Responsável]
[Nome do Escritório Contábil]
7) Aviso final (D+30)
Assunto: Evite a suspensão dos serviços contábeis
Olá [Nome do Cliente], tudo bem?
Entramos em contato devido à sua fatura de serviços contábeis que permanece em aberto:
• Valor atual: R$ [Valor com juros]
• Vencimento original: [Data de Vencimento]
Infelizmente, se não recebermos o pagamento integral nos próximos 30 dias, seremos forçados a suspender temporariamente os serviços contábeis.
Esta medida, embora seja a última coisa que desejamos, resultará em:
• Interrupção na emissão de guias de impostos
• Não processamento de folhas de pagamento e guias trabalhistas
• Atraso na entrega de obrigações fiscais
• Não emissão de certidões negativas de débitos
• Possível desatualização dos registros contábeis da sua empresa
Entendemos que este é um momento delicado, e queremos fazer tudo o que estiver ao nosso alcance para evitar a suspensão dos serviços.
Gostaríamos muito de conversar pessoalmente com você para entender melhor a situação e encontrar soluções que possam atender às suas necessidades atuais.
Por favor, entre em contato conosco o mais rápido possível através do telefone [Número] ou responda a este e-mail para agendarmos uma conversa.
Estamos verdadeiramente empenhados em encontrar uma solução que funcione para ambos.
Se preferir realizar o pagamento imediatamente, utilize este link: [Link de Pagamento]
Valorizamos muito nossa parceria e esperamos poder resolver esta situação de forma satisfatória para ambas as partes, garantindo a continuidade dos serviços essenciais para o bom funcionamento da sua empresa.
Atenciosamente,
[Nome do Responsável]
[Nome do Escritório Contábil]
8) Aviso de suspensão (D+60)
Assunto: Comunicado oficial: Suspensão dos serviços contábeis
Prezado(a) [Nome do Cliente],
É com profundo pesar que informamos que, devido ao não pagamento da fatura vencida há 60 dias, estamos suspendendo temporariamente todos os serviços contábeis para sua empresa a partir de hoje.
• Valor devido: R$ [Valor com juros]
• Vencimento original: [Data de Vencimento]
Esta suspensão implica em:
- Interrupção imediata de todos os serviços contábeis
- Não realização de obrigações fiscais e tributárias
- Possíveis multas e penalidades por parte dos órgãos fiscalizadores
- Risco de desatualização dos registros contábeis da sua empresa
Lamentamos profundamente ter chegado a esta situação. No entanto, ainda acreditamos que podemos encontrar uma solução.
Gostaríamos muito de ter a oportunidade de conversar pessoalmente com você para discutir como podemos resolver esta situação e potencialmente retomar nossos serviços.
Por favor, entre em contato conosco através do telefone [Número] ou responda a este e-mail para agendarmos uma reunião urgente.
Estamos dispostos a trabalhar juntos para encontrar um caminho viável.
Para restabelecer os serviços imediatamente, é necessário o pagamento integral do valor devido: [Link de Pagamento]
Após a confirmação do pagamento ou após nossa conversa, faremos o possível para reativar os serviços o mais rápido possível.
Esperamos sinceramente poder resolver esta situação e retomar nossa parceria.
Atenciosamente,
[Nome do Responsável]
[Nome do Escritório Contábil]
Mensagens de cobrança de honorários contábeis para enviar por Whatsapp
Se você ainda não tem uma trilha automatizada e precisa enviar uma mensagem de cobrança de honorários para seu cliente por Whatsapp, existem vários tipos de abordagem.
O que eu recomendo sempre é que você coloque algum funcionário para fazer essa cobrança, para que não fique um clima chato com seu cliente.
Caso você não tenha um funcionário, peça para seu cônjuge, irmão ou amigo fazer esse papel, falando pela sua empresa.
Alguns exemplos de mensagem podem ser:
- Abordagem inicial: “Prezado(a) [Nome do Cliente], boa tarde. Sou [Seu Nome] do setor Financeiro do [Nome do Escritório Contábil]. Estamos verificando que há um pagamento pendente referente aos serviços contábeis. Poderia, por gentileza, nos informar sobre a previsão de regularização?”
- Lembrando da importância: “Olá [Nome do Cliente]. Aqui é [Seu Nome] do Financeiro. Gostaríamos de lembrar sobre o pagamento em atraso dos honorários contábeis. A regularização é importante para mantermos a qualidade dos serviços prestados. Podemos contar com o pagamento em breve?“
- Oferecendo assistência: “Bom dia, [Nome do Cliente]. [Seu Nome] do departamento Financeiro falando. Notamos que há uma pendência no pagamento dos serviços contábeis. Há algo em que possamos auxiliar para facilitar a regularização?”
- Reforçando o compromisso: “Prezado(a) [Nome do Cliente], sou [Seu Nome] do Financeiro. Entramos em contato referente aos honorários em atraso. Valorizamos muito a parceria com sua empresa e gostaríamos de encontrar uma solução para esta pendência. Podemos agendar uma breve conversa?”
- Sendo empático, mas assertivo: “Olá [Nome do Cliente], boa tarde. [Seu Nome] do Financeiro falando. Compreendemos os desafios que as empresas podem enfrentar, mas o atraso nos honorários está impactando nossas operações. Como podemos trabalhar juntos para resolver esta situação de forma satisfatória para ambas as partes?”
- Alertando sobre implicações: “Olá [Nome do Cliente]. Aqui é [Seu Nome] do setor Financeiro. Precisamos de sua atenção para os honorários contábeis em atraso. O não pagamento pode afetar a continuidade dos serviços prestados. Como podemos resolver esta situação?”
- Propondo uma reunião: “Olá [Nome do Cliente], boa tarde. [Seu Nome] do Financeiro falando. Gostaria de agendar uma breve reunião para discutirmos sobre os honorários pendentes. Qual seria um bom momento para você nos próximos dias?”
- Reiterando a importância da relação comercial: “Olá [Nome do Cliente]. Aqui é [Seu Nome] do departamento Financeiro. A parceria de sua empresa conosco é muito valiosa, e por isso estamos preocupados com os honorários atrasados. Podemos agendar uma conversa para encontrarmos uma solução em conjunto?”
- Enfatizando a urgência: “Olá [Nome do Cliente], aqui é [Seu Nome] do Financeiro. O atraso nos honorários está se tornando crítico. Precisamos resolver isso com urgência para evitar possíveis interrupções nos serviços. Poderia, por favor, nos dar um retorno hoje sobre o pagamento?”
- Última tentativa: “Olá [Nome do Cliente]. [Seu Nome] do setor Financeiro falando. Estamos realmente preocupados com o atraso nos pagamentos. Antes de tomarmos medidas adicionais, gostaríamos de ter uma conversa franca sobre como resolver essa pendência. Podemos agendar?”
Como a franquia de contabilidade ajuda a reduzir a inadimplência de clientes
Aqui na CF Contabilidade conseguimos reduzir a inadimplência para apenas 3 a 4% no total de mais de 6 mil clientes.
Para chegar a esse resultados, vamos muito além de simplesmente ter uma régua de cobrança efetiva.
Nós evitamos a inadimplência desde o início da relação com o cliente, fazendo um processo de Onboarding detalhado e deixando claras as obrigações de cada um.
Implantamos também um sistema de cobrança automático que tem sido bastante assertivo em regularizar os pagamentos dos clientes inadimplentes.
Nossa equipe do financeiro é treinada para ter uma relação profissional e empática com esses clientes, o que nos permite realizar as cobranças sem criar atritos e mantendo uma relação de longo prazo.
Nós ensinamos todo este processo aos nossos mais de 400 franqueados contábeis espalhados pelo Brasil em nossos treinamentos.
Além disso, a franquia contábil traz uma série de outros benefícios, que permitem a você empreender com segurança e com um investimento menor do que se fizesse tudo sozinho.
Quer saber mais? Entre em contato com nosso time de especialistas pelo formulário abaixo e tire todas as suas dúvidas:
