Seu escritório está preparado para as mudanças na contabilidade? Atualmente a tecnologia de provocado avanços surpreendentes nas mais variadas áreas, inclusive na eficácia e desempenho do setor contábil.
De fato, sabemos que a modernidade e a inovação realmente vêm ocupando um grande espaço dentro das empresas de contabilidade. Essa inovação tem ocorrido principalmente através da automação de processos contábeis burocráticos.
Por essa razão, tantos empresários tem investido cada vez mais na atualização de seus sistemas. Com o objetivo de fazer com que os processos que são excessivamente massivos passem a ser mais tranquilo apenas com inserção de dados.
Dessa maneira, se o seu escritório ainda não está preparado para essas mudanças é preciso investir em atualizações, para que ele não se torne um modelo de negócio defasado.
Aqui iremos falar um pouco mais sobre como essas mudanças tem ajudado dentro dos escritórios contábeis.
Mudanças na contabilidade: entenda qual o impacto da tecnologia no setor
O avanço tecnológico tem causado importantes mudanças na contabilidade, principalmente no que se refere a agilização dos processos contábeis e na precisão das informações geradas por sistemas automatizados.
Isso tem gerado o aumento do desempenho dos escritórios que adotam softwares gerenciais, por exemplo. Através deles as equipes conseguem ser mais produtivas e as soluções para os clientes são geradas de forma eficiente.
Essas empresas conseguem se sobressair perante a concorrência, pois conseguem entregar serviços de alta qualidade. Ao mesmo tempo em que, ganham a preferência dos clientes.
Confira abaixo, como alguns recursos tecnológicos estão afetando na prática a rotina dos escritórios e tornando os processos mais ágeis e menos maçantes.
Softwares utilizados para gestão contábil
Esses softwares estão fazendo uma grande diferença dentro do setor contábil. O principal motivo é que eles conseguem tornar os processos burocráticos mais eficazes, principalmente na realização de ações como:
- Organização de folhas de pagamento,
- Elaboração de balancetes
- Geração de relatórios
- Emissão de notas fiscais
Possibilidade de assinatura online
Assinar diversos documentos demanda tempo e ainda há um grande risco de ocorrer erros graves. Por esse motivo, uma das grandes mudanças na contabilidade está justamente nesse processo.
A assinatura digital realmente surgiu ainda para otimizar esse processo, fazendo com que ocorra um processo extremamente rápido e sem tantos riscos. Ela se trata de um código exclusivo, que deve ser atrelado justamente a uma pessoa ou até mesmo a uma empresa.
Isso serve também para informar que documentos como contratos ou até mesmo as notas foram realmente assinados de forma eletrônica e que, portanto, são extremamente válidos.
Além desses benefícios, o fato de que essa assinatura não precisa ser reconhecida em cartório, basta que você adquira a sua assinatura eletrônica juntamente com alguma Autoridade Certificadora essa que obviamente deve ser autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia e da Informação.
Atendimento online
Claramente essa foi uma das áreas que mais mudaram com a tecnologia, isso porque o atendimento online é um recurso que proporcionou mais agilidade aos escritórios de contabilidade. Afinal, com ele não há mais a necessidade de que os clientes precisem se deslocar para comparecer ao escritório contábil ou até mesmo do contador necessitar ir até o cliente.
Através do atendimento online toda a conversação pode ser realizada através de um sistema virtual. Nela, podem ser até mesmo enviados documentos e demais dados da empresa.
Maior segurança
Outra mudança na contabilidade está na maior segurança que o sistema online proporciona.
Anteriormente, sabemos que existiam diversas barreiras físicas para proteger o acesso a informações sigilosas, tais como arquivos, armários com chaves e cofres. Contudo, essas formas não garantem a total segurança do acesso aos arquivos.
Isso mudou com a implementação de soluções em software. Agora todos os documentos que são mais importantes geralmente são protegidos por uma série de barreiras essas que são virtuais, tais como firewalls, criptografia e por fim com senhas de acesso. Claramente, isso faz com que ocorra uma sensação maior de segurança pois a proteção é quase inquebrável!
Quais são os benefícios das mudanças na contabilidade?
As mudanças na contabilidade estão ocorrendo de uma forma gradual e provocando uma série de vantagens ao setor, dentre as quais se destacam as seguintes.
Armazenamento virtual
Sabemos que o gerenciamento de um escritório de contabilidade acaba gerando muitos papéis pois são muitos dados e o volume tende a ser gigantesco. Dessa maneira, ao utilizarmos um sistema tecnológico esses papeis não existirão, justamente porque os armazenamentos atuais estão localizados dentro de “nuvens” pela internet.
Com a tecnologia seu escritório não corre o risco de ter excesso de papéis e você ainda consegue ter uma excelente economia de seu espaço, além disso os riscos de perder sua documentação são quase nulos.
Saiba ainda, que a digitalização dos seus documentos é capaz de fazer com que o seu escritório de fato acabe economizando diversos recursos e ainda é capaz de fazer com que você torne esse escritório ainda mais sustentável. Além disso, a digitalização dos documentos com arquivos específicos faz com que sua busca se torne mais ágil e correta!
Menos burocracia
Um dos benefícios da mudança na contabilidade encontra-se na possibilidade de diminuir a burocracia. Ao fazer uso de ferramentas tecnológicas, a burocracia é reduzida a nada, visto que a troca de informações costuma ocorrer via software.
Logo, ao entrar para o mundo tecnológico seu escritório passa a economizar seu tempo, economiza com deslocamentos para reuniões, busca de arquivos, etc.
Melhora a coleta fiscal
Realizar a rotina de coleta fiscal simplesmente é uma das atividades mais críticas que costumam ocorrer dentro de um escritório de contabilidade. Além disso, sabemos e entendemos que nosso país de fato possui um sistema tributário extremamente caótico e burocrático.
Com a ajuda de um software especializado esse trabalho torna-se mais ágil e preciso. A principal razão é que ele é uma ferramenta automatizada que auxilia na coleta de dados fiscais e na geração de relatórios.
Essas informações são calculadas de acordo com as normas tributárias vigentes do país. Por essa razão, o contador não precisa gastar boa parte do seu tempo realizando cálculos com fórmulas complicadas.
Pois, essas ferramentas estão sempre atualizadas e são capazes de contribuir diariamente para a diminuição de erros que costumam ser decorrentes da falta de conhecimento fiscal.
Podemos dizer então que a contabilidade aliada a tecnologia pode trazer diversos benefícios e por esse motivo deve ser incentivada, dentro dos escritórios contábeis.
Pode ser que inicialmente ocorra uma certa descrença de pessoas que já são acostumadas com os trabalhos manuais, porém sem sombras de dúvidas a agilidade é um dos maiores benefícios.
Além disso, a quantidade de pessoas necessárias para a realização dos trabalhos dentro de um escritório de contabilidade efetivamente diminui, dessa maneira as vantagens são maiores do que o imaginado.
