Relógio de corda ao lado de três pilhas crescentes de moedas com mudas de plantas em cima, representando como organizar as finanças em menos tempo.
25/03/2019

COMO ORGANIZAR AS FINANÇAS DA SUA LOJA EM MENOS TEMPO

Marketing, estoque, RH, clientes, layout, fornecedores, reuniões e muita documentação. Essas são apenas algumas das atribuições que fazem parte da vida muito corrida de um lojista de shopping. E no meio dessa rotina, ele ainda precisa pensar em como organizar as finanças do seu negócio.

Manter uma boa gestão financeira é de suma importância porque só assim o empreendedor tem noção da saúde do seu investimento.

Dados como o preço de venda de produtos, o salário dos colaboradores e o custo do estoque precisam ser monitorados. Do contrário, mesmo com vendas abundantes, a conta final pode não apresentar bons resultados.

Tudo isso leva tempo, é claro.

E se o seu problema é a falta de horas a mais no seu dia, você encontrou o artigo certo. Aqui você aprenderá a otimizar o financeiro do seu empreendimento em poucos passos.

A importância de uma gestão financeira eficiente

De acordo com um estudo publicado pelo Sebrae em 2017, uma das principais causas do fechamento de empresas são erros em gestão empresarial. A pesquisa ainda é mais específica e aponta diversos fatores como determinantes para o destino de um negócio. Dentre eles, estão o cálculo de custos e o acompanhamento de receitas/despesas, ambos ligados a finanças.

Portanto, é seguro dizer que vender em grande escala é tão importante como organizar as finanças da sua loja.

Uma gestão financeira otimizada envolve o controle rigoroso de informações acerca do comportamento dos recursos e do patrimônio de uma loja. Tal controle traz uma série de benefícios para o gestor na forma de informações que auxiliam em decisões importantes, incluindo:

  • Possibilidade de novos investimentos;
  • Contratação e/ou promoção de funcionários;
  • Redução de preço de venda ou descontos promocionais;
  • Ampliação ou redução de estoque;
  • Escolha e negociação com fornecedores;
  • Oportunidades de crescimento;
  • E muitos mais.

Dada a importância da gestão financeira, por onde o lojista começa e o que ele pode fazer para otimizar todo o processo, gastando menos tempo? Seguir nossas dicas infalíveis logo abaixo!

Casal sentado a uma bancada discutindo como organizar as finanças. O homem escreve em um caderno e a mulher separa notas fiscais enquanto usa uma calculadora.

Como organizar as finanças da sua loja: sete dicas para maior produtividade

Elabore um planejamento financeiro

O planejamento sempre é base em qualquer etapa de um empreendimento, da implementação a negociação com fornecedores. No caso das finanças, não é diferente.

Estabeleça metas dentro do planejamento estratégico e pondere sobre como utilizar recursos para alcança-las.  Da mesma forma, trabalhe com indicadores que controlem se os objetivos foram cumpridos.

Além disso, não deixe de lado o conhecimento sobre os custos/receitas e formule orçamentos determinados para cada meta. Quando precisar de mais verba para marketing ou infraestrutura, por exemplo, aloque o que for necessário contanto que esteja previsto nos planos.

O planejamento exige certa demanda inicialmente, mas economizará bastante tempo durante a organização e direção da sua loja. Ao planejar, você evita sustos, complicações e um retrabalho que pode levar dias.

Controle o fluxo de caixa

Ferramenta básica dos contadores, o fluxo de caixa registra todas as movimentações financeiras de uma empresa. Ele representa de onde o dinheiro vem e para onde vai.

Se realizado corretamente, esse monitoramento será crucial na definição de como organizar as finanças do negócio. Isso porque ele possibilita construir projeções que anteciparão momentos com maior disponibilidade ou necessidade de caixa, auxiliando no planejamento.

Controlar as entradas e saídas de recursos diariamente significa acompanhar a saúde da loja em tempo quase real! Para isso, você precisa separar somente uma hora do seu dia, então mantenha-se atualizado.

Classifique as movimentações

Uma extensão da dica anterior, o segredo para controlar as movimentações financeiras de uma loja é entender como classifica-las.

Primeiramente, é preciso saber separar contas pessoais e empresariais de modo a transitar recursos pelos lugares certos. Afinal, dinheiro da loja não é dinheiro do lojista e vice-versa!

Em um segundo momento, identifique custos e despesas. Custos são gastos para aquisição ou produção de mercadorias/serviços; enquanto despesas são gastos para manutenção da atividade da empresa. De posse dessa classificação, o lojista precifica os produtos mais precisamente e tem noção da sua margem de lucro.

Por fim, classifique as contas a receber e contas a pagar e mantenha registro dos prazos de cada operação. Assim, você evita desperdiçar dinheiro em gastos desnecessários e ainda sabe quando receberá pagamentos dos clientes.

Organize sua documentação

Se você já prejudicou o orçamento da sua loja com multas de contas esquecidas, a solução é bem simples: organize seus documentos.

Uma boa forma de manter suas finanças em dia é arquivar recibos, faturas e cobranças em um sistema de gerenciamento ordenado e de fácil acesso. Tente diferentes critérios na organização – cliente, data, tipo, etc. – e escolha o que melhor funcionar para você.

Além de economizar tempo e dinheiro com contas a pagar, ter a documentação ordenada auxilia na conciliação bancária (mais sobre o assunto na próxima dica). Fora isso, impostos e declarações de rendimento são preenchidas mais rapidamente com os documentos em mãos, ou seja, um problemão a menos!

Realize conciliações bancárias

A conciliação bancária funciona como uma prova real dos registros financeiros. Em outras palavras, ela é uma comparação dos dados contidos no extrato bancário e informações de saldo e entrada/saída de recursos da loja. O objetivo é verificar se o controle financeiro coincide com os registros do banco.

O procedimento parece simples, mas quando realizado periodicamente confere maior segurança à gestão financeira. Dependendo do fluxo de transações do estabelecimento, o gestor decide se irá executar a conciliação semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

Tendo em vista que a conciliação possibilita a correção de erros de registro, ela pode fazer toda a diferença em como organizar as finanças de uma loja.

Aproveite a tecnologia

Nesse ponto, pare e repasse todas as sugestões anteriores, do planejamento às conciliações. Atualmente, é seguro dizer que existe pelo menos uma ferramenta digital para otimização de cada uma delas, sem exageros. Melhor ainda: existem opções que integram todas elas em um único ambiente!

A alta disponibilidade de softwares de automação no mercado faz com que os processos financeiros ocupem cada vez menos tempo no dia de um lojista. Vão se os livros e blocos de papel; entra em cena a automação.

Dentre outras vantagens, as ferramentas digitais promovem a unificação de informações em uma única plataforma de acesso rápido. Logo, o gestor fica sempre atualizado, tomando melhores decisões sobre como organizar as finanças do empreendimento.

E como escolher a melhor ferramenta para as suas demandas? Busque, primeiramente, entender que procedimentos necessitam de otimização e como os recursos de cada ferramenta te atendem nesse sentido.

Leve em conta, ainda, questões sobre custo, suporte técnico, atendimento, armazenamento seguro de dados e principalmente a integração de processos. Uma boa sugestão, nesse caso, seria a adoção de um ERP (Enterprise Resource Planning), que unifica diversas funcionalidades em um só sistema, aumentando a produtividade.

Ao adotar uma plataforma ERP, o lojista:

  • Gerencia melhor o fluxo de caixa;
  • Controla o estoque;
  • Aumenta a segurança no armazenamento informações financeiras;
  • Obtém relatórios mais detalhados;
  • E muito mais.

É a gestão financeira 2.0!

Mulher sentada a uma bancada utilizando calculadora e notebook com ferramenta de gestão, pensando em como organizar as finanças.

Contrate um contador

Um contador especializado é a melhor opção para poupar tempo do lojista na administração financeira de seu negócio. Contadores são, acima de tudo, cientistas da riqueza e desde sua formação estão alinhados com as melhores práticas sobre como organizar as finanças.

De monitoramentos rotineiros ao complexo sistema tributário nacional, o contador está intimamente ligado com a saúde de um empreendimento.

Um profissional qualificado tem chance de chegar a ser um conselheiro da sua loja, auxiliando em decisões importantes, indicando boas ferramentas de automação e oferecendo estratégias para minimizar custos.

Nesse ínterim, o gestor ganha algumas horas semanais e desafoga sua rotina.

Tempo é dinheiro

O lojista que otimiza sua gestão financeira já sai na frente dos concorrentes na corrida pelo sucesso. Seja com medidas que aumentem a produtividade ou delegando a função a um contador, o tempo antes ocupado pode ser dedicado a outras atividades.

Treinamento de vendedores, parcerias, mudanças no layout, as possibilidades que algumas horas a mais trazem para um bom empreendedor são muitas.

Quer ter mais tempo para se dedicar ao crescimento da sua loja? Então, procure o nosso time especializado de contadores. Faremos com que cada minuto do seu dia tenha mais valor.