Diante do aumento da profissionalização dos condomínios e da necessidade de transparência na prestação de contas, é comum o síndico e os próprios moradores se perguntarem se condomínio precisa de contador.
Em primeiro lugar, é preciso entender essa pergunta sob dois aspectos diferentes: o da legislação e o do que ocorre na prática.
– Legislação
Segundo o Código Civil, não existe nenhuma norma legislativa ou contábil que obrigue especificamente a contratação profissional de um serviço de contabilidade dentro de condomínios.
E, de acordo com o Conselho Federal de Contabilidade, ainda não há uma normatização própria para a contabilidade dos condomínios, ficando a cargo do responsável pela contabilidade como irá elaborar os relatórios financeiros e contábeis. Isso significa que as demonstrações contábeis que evidenciarão as mutações financeiras e patrimoniais não possuem ainda nenhum formato específico imposto por lei ou ato normativo.
– Na prática
Porém, a prestação de contas em um condomínio é obrigatória, e não há nenhuma exceção para esse fato, que pode gerar sanção prevista por lei.
Se a prestação de contas é obrigatória, quem é responsável por ela?
Em primeiro lugar, é preciso entender que a administração do condomínio é responsabilidade do síndico, figura eleita em assembleia condominial de acordo com a convenção estabelecida no condomínio. As atribuições financeiras são previstas pelo Código Civil:
- prestar contas anualmente à assembleia (artigo 1348 inc. VIII);
- elaborar o orçamento da receita e despesa correspondente a cada ano (artigo 1348 inc. VIII);
- cobrar as taxas condominiais mensais (art 1348 inc. VII).
Nesse momento, o síndico tem algumas opções para cumprir com suas obrigações e garantir que estará exercendo a sua função dentro da lei:
- Contratar uma administradora de condomínios;
- Contratar um profissional de contabilidade para fazer a prestação de contas e administrar o condomínio;
- Fazer a prestação de contas e a administração por conta própria.
Delegar uma ou mais responsabilidades da administração do condomínio pode ser muito inteligente visando manter em ordem a saúde financeira, fiscal e administrativa do condomínio. Para isso, está previsto por lei o direito que o síndico tem em relação à transferência de responsabilidade, parcial ou integralmente de acordo com o artigo 1348 do Código Civil:
- 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Essa previsão legislativa é uma forma de proteger os condomínios, visto que o síndico, apesar de ser um representante responsável, tem a função de administrar e gerir bens de terceiros. Dessa forma, o síndico deve prestar contas aos condôminos, e pode contar com a assessoria de um profissional contábil para isso, quando a decisão é aprovada em assembleia.
Em relação à contabilidade, a lei 4.951/64 determina como função do síndico a de “prestar contas à assembleia geral do condomínio; manter guardada durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio”.
Portanto, o síndico é responsável pela prestação de contas junto a assembleia geral, mas pode delegar a tarefa de elaboração dos documentos necessários a um profissional contábil.
De acordo com as normas do Conselho Federal de Contabilidade, caso a administração do condomínio vote pela contratação de um profissional ou empresa contábil, os princípios contábeis aplicáveis a todas as entidades devem ser obedecidos, principalmente aqueles que são previstos na ITG 2002, aprovada pela Resolução CFC nº 1.409/12, correspondente às Entidades sem Fins Lucrativos.
Além disso, precisamos analisar um ponto muito importante em relação à situação jurídica dos condomínios, que verificaremos no tópico a seguir.
O Condomínio tem um Cadastro como Pessoa Jurídica, precisa da assinatura de um contador?
É natural que um Condomínio contrate funcionários, e esse é o motivo pelo qual é necessário seu registro no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Embora o condomínio não seja uma empresa, em decorrência do CNPJ, acaba precisando dos serviços contábeis profissionais, porque é obrigado a prestar informações que devem ser assinadas por contadores.
Após o cadastro como CNPJ, o condomínio precisa se cadastrar na Caixa Econômica Federal para regularizar a situação de todos os funcionários no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), no Programa de Integração Social (PIS) e em outros benefícios possíveis. Essas obrigações vão muito além de uma simples prestação de contas, e são tarefas que já fazem parte da rotina de um contador, principalmente aquele que trabalha especializado no nicho dos condomínios.
Como podemos ver, um contador facilita muito a rotina de obrigações fiscais e financeiras de um condomínio, não só trazendo mais transparência à prestação de contas como evitando erros prejudiciais decorrentes de uma má gestão.
O síndico, a menos que seja profissional contábil, não está habilitado perante a lei a assinar documentos referentes à contratação de funcionários e também não é capacitado a fazer balancetes e outros documentos obrigatórios que são rotina de um profissional contábil.
Visto que as despesas com uma empresa administradora muitas vezes não compensam, a contratação de um profissional contábil que pode prestar outros serviços, como consultorias financeiras e auditorias preventivas, facilita muito a regulação e controle de todas as contas do condomínio.
No próximo tópico, vamos entender exatamente quais documentos são de responsabilidade da prestação de contas de um condomínio e como um contador pode ajudar nessa prestação:
Quais são os documentos obrigatórios na prestação de contas de um condomínio e como um contador pode ajudar?
A contabilidade de um condomínio é uma tarefa mais complexa do que as pessoas e os próprios condôminos costumam imaginar. Infelizmente, como em muitos condomínios os síndicos tentam fazer tudo por conta própria, o que acontece são problemas de má gestão, manutenção precária, desvio de verbas, fraudes e até mesmo acidentes.
Por isso, a prestação de contas para, ser feita da maneira correta, demanda a contratação de um profissional contábil especializado. Veja a seguir todos os documentos necessários para manter em dia as obrigações fiscais e a rotina financeira:
- Emissão e apuração das Guias de Recolhimento de INSS, FGTS, ISS, DARF do IRRF, DARF do PIS sobre a Folha de Pagamento e DARF do CSRF;
- Emissão dos boletos bancários para arrecadação das cotas condominiais aprovadas em assembleia e para taxas extraordinárias ocasionais;
- Elaboração de balancetes mensais para evidenciar a prestação de contas diante dos conselheiros fiscais para aprovação da assembleia;
- Registro de empregados em livro próprio (tanto admissão quanto demissão) e cumprimento de rotinas trabalhistas mensais, como emissão de guia para recarga do cartão de vale transporte dos funcionários;
- Responsabilidade pela rescisão de Contrato de Trabalho;
- Atualização da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
- Elaboração de prestação de contas anual para evidenciar a arrecadação do período, saldo em conta, despesas por grupo e por classe;
- Elaboração de orçamento para a gestão condominial e aprovação da previsão orçamentária anual pela assembleia geral de condôminos;
- Envio do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados ao Ministério do Trabalho e Emprego);
- Envio da SEFIP/GFIP;
- Envio da declaração RAIS a cada ano;
- Envio da declaração DIRF a cada ano.
Não é nada simples, não é mesmo? Porém, para um contador, toda essa documentação faz parte da rotina. O contador ainda pode orientar o síndico em relação à organização, à conservação e ao registro dos documentos contábeis, impostos e livros como Cartão do CNPJ, apuração das contas da administração anterior, as pastas com despesas e receitas dos últimos 5 anos, os tributos pagos pelo condomínio, a elaboração de um controle de contas a pagar, a guarda do livro de atas do condomínio, o livro de registro dos empregados e a documentação comprobatória referente ao Pessoal.
Como podemos ver, a Contabilidade tem papel fundamental em uma entidade como condomínio, que tem responsabilidades de uma empresa. Devido ao alto fluxo de caixa, às despesas, às variações no que diz respeito à manutenção e às necessidades apresentadas pelos condôminos, a contratação de um contador se faz necessária para manter a regulação fiscal e financeira em dia e poder proporcionar a qualidade de vida tão visada por qualquer condômino.
Além disso, o contador ajuda na tomada de decisões úteis, facilita a transparência da gestão, à fiscalização civil, ao planejamento financeiro para o futuro e a qualquer dúvida relativa aos tributos fiscais. O contador é como o braço direito do síndico, agente fundamental para manter em dia todas as obrigações civis do condomínio enquanto Pessoa Jurídica e entidade.
Como escolher o contador para o seu condomínio?
Quando decidimos contratar um contador para o condomínio, várias dúvidas costumam nos assombrar… Será que ele é confiável? Será que vai cobrar muito caro? Será que vai estar disponível para tirar minhas dúvidas no dia a dia?
Todas essas dúvidas fazem sentido, e por isso vamos te ajudar a identificar o profissional ideal para você.
Em primeiro lugar, esse profissional deve ser especializado em condomínios, possuindo experiência prévia na área. Isso garante que essa pessoa vai saber exatamente como te ajudar na rotina de decisões do condomínio, bem como ter familiaridade com os documentos necessários para esse tipo de entidade.
Em segundo lugar, é importante que o contador escolhido possa atender o seu condomínio, seja ele grande ou pequeno. Muitas vezes, empresas de contabilidade ou profissionais autônomos só atendem condomínios de grande porte ou, pelo contrário, só estão prontos para atender condomínios pequenos.
Não sabe por onde começar a procurar e quer acertar em cheio na escolha do seu contador? A CF Contabilidade tem contadores especializados em condomínios e o plano perfeito para atender você. Entre em contato conosco para solicitar uma avaliação personalizada!
