Dois homens de terno e sentados em poltronas apertam as mãos em acordo para uma gestão de fornecedores otimizada. Ao fundo, uma mesa com notebook, uma xícara de café e papéis contendo gráficos.
21/03/2019

GESTÃO DE FORNECEDORES: HOMOLOGAR PARA REDUZIR CUSTOS

Boa parte da percepção de valor que um cliente tem sobre uma marca está ligada aos produtos/serviços que ela oferece. Como o diferencial de um produto/serviço, por sua vez, tem raízes no seu fornecimento, uma boa gestão de fornecedores é um dos pilares do sucesso de uma franqueadora.

O pacote do fornecedor perfeito inclui: mercadorias ou serviços de qualidade, preços competitivos, prazos confortáveis e flexibilidade de pagamento. No entanto, reunir todas estas características em um único representante, não é fácil.

Nesse processo, a gestão de fornecedores cumpre um papel tão importante para uma franqueadora quanto a definição da modalidade de royalties ou do modelo de vendas. A partir da busca por opções de matéria-prima/serviços do mercado, o gestor pode não só formar uma rede de parceiros, mas classifica-los e avaliar qual a melhor opção para o seu negócio.

E é aí que entra uma ferramenta fundamental para gestores, mas que muitas vezes é deixada de lado: a homologação. De maneira geral, ela permite conhecer a fundo as operações de cada fornecedor para certifica-los em relação a sua qualidade.

Então, se a qualidade é uma das prioridades da sua empresa, continue conosco neste novo artigo. Vamos nos aprofundar no processo de homologação e explicar como ele pode fazer a diferença na sua gestão de fornecedores.

Um pequeno spoiler: parceiros homologados reduzem custos. Sem mais delongas, vejamos abaixo como isso acontece.

Homologação: Peça-chave na gestão de fornecedores

Antes de passarmos à definição e importância da homologação, mostraremos os riscos que seu empreendimento corre sem ela. Portanto, caneta – ou mouse – na mão e dê um check se a sua gestão já passou por alguma dessas situações:

Atrasos no fornecimento de matérias-primas;

Complicações por irregularidades trabalhistas do fornecedor;

Calotes;

Fornecedor sem licenciamento;

Interrupção de fornecimento;

Situações relacionadas que possam ter gerado despesas.

Caso sua empresa não tenha passado por nenhuma destas, considere-se com sorte. Mesmo assim, o risco de não trabalhar com uma gestão de fornecedores que preze por parceiros homologados é grande, não?

Homem assina homologação em processo de gestão de fornecedores enquanto mulher ao lado observa. Os dois estão a uma bancada com papéis e caneta.

Afinal, o que é homologação?

Quando recorremos ao dicionário, encontramos, dentre outras, a seguinte definição do verbo homologar: aceitar, confirmar e reconhecer oficialmente algo ou algum ato. Por extensão, podemos encarar a homologação de fornecedores como um atestado de que um fornecedor está apto a abastecer um negócio com mercadorias ou serviços. Isto é, ela funciona como uma aprovação, indicando cumprimento de critérios estabelecidos pelo contratante.

A homologação é base para uma gestão de fornecedores eficiente. Através dela, um negócio se certifica de estar trabalhando com um parceiro que irá atender suas necessidades, sem deixa-lo na mão. Logo, os custos com inspeções, atrasos em pedidos, serviços não prestados, falta de produtos e outros problemas são bastante reduzidos.

Como consequência, a empresa tem um ganho em produtividade e qualidade de operações, gerando maior confiança em seu público-alvo. Além disso, a relação fornecedor/cliente torna-se mais estável e proveitosa ao proporcionar maior segurança para futuras negociações.

Critérios de homologação: Escolhendo bem suas parcerias

Como vimos, o fornecedor ideal não deve apenas oferecer produtos de qualidade a um bom preço. Ele deve cumprir, ainda, outros critérios para que seja classificado com um parceiro classe A pela gestão de fornecedores.

Antes de realizar uma busca no mercado, o responsável pela gestão de compras deve definir que critérios são esses e qual o seu peso na avaliação final do candidato. De acordo com as prioridades de cada negócio, diferentes necessidades podem assumir pesos diversos.

Digamos que seu orçamento para compras, como gestor, esteja confortável, não sendo um problema.  Em detrimento, suas franquias correrão risco se determinado produto faltar, o que mudaria o foco de uma negociação com fornecedores. Sendo assim, prazo tem muito mais peso do que preço, neste caso.

Alguns critérios que devem ser considerados nas avaliações são:

  • Portfólio de clientes
  • Atendimento
  • Documentação fiscal
  • Preços
  • Prazos
  • Qualidade
  • Responsabilidade social

Não se limite, contudo, a tais ideias. Crie novas e atribua diferentes importâncias de acordo com a política de gestão de fornecedores da sua empresa.

Definidos os parâmetros de avaliação, eles podem nortear o próximo passo: a pesquisa de opções. Abordamos o assunto mais extensivamente em nosso guia de negociação com fornecedores, incluindo a necessidade de um banco de dados com informações sobre cada firma consultada.

Além de garantir certa segurança em negociações, um banco de dados cadastrais permite fácil consulta a contatos. Isso pode ser útil no caso de uma nova busca e, quando cruzado com os resultados da avaliação, permite uma visualização clara de qual fornecedor é o mais indicado.

Por fim, quando se encontra o melhor candidato, o indicado é fazer alguns testes iniciais. Uma sugestão é tentar entregas durante três meses, checando cada um dos indicadores avaliados anteriormente. Se tudo correr bem, a homologação pode ser finalmente garantida!

Avaliação contínua em gestão de fornecedoresHomem de calça, casaco e boné retira caixas de papelão de furgão com porta aberta. A cena simboliza a importância de entregas regulares para uma boa gestão de fornecedores.

Garantir a homologação de um parceiro é apenas o primeiro passo no controle de qualidade das suas mercadorias e/ou serviços. O trabalho de gestão de fornecedores é contínuo e as avaliações devem ser realizadas de maneira periódica, de preferência, mensalmente. A diferença é que, nessa etapa, entra um critério importantíssimo: o feedback dos clientes em relação aos produtos.

A homologação também não significa que não ocorrerão erros. Pelo contrário, não é improvável que eles apareçam. Todavia, isso que não quer dizer que o fornecedor deva ser substituído logo de cara. É aí que ele e o comprador devem se unir ainda mais para trabalhar em uma solução. Dessa forma, as relações se estreitam e o comprador evita o trabalho de buscar um novo parceiro.

A quebra de contrato só deve vir se as falhas persistirem, mesmo depois de detectadas. Se for o seu caso, é hora de voltar à planilha de planejamento e reavaliar a parceria.

Homologar a fim de crescer

Já imaginou perder vendas garantidas por estar sem um produto ou por não poder oferecer um serviço? Enquanto sua gestão de fornecedores não se preocupar em manter um padrão de qualidade, seu negócio estará sujeito a trocas, reclamações e clientes de mão abanando.

A homologação é a maneira mais eficiente de assegurar que os fornecedores estão regularmente atendendo as necessidades do seu empreendimento. É um selo de aprovação dado pela sua empresa que, além de garantir qualidade, reduz os custos com inspeções e falta de produtos/serviços. 

Oferecer bons produtos não é garantia de satisfação do seu cliente, mas com certeza, é por onde o caminho do sucesso passa. Quer saber como uma gestão de fornecedores eficiente pode tracionar seu crescimento? Então, consulte nosso time de especialistas em projeção empresarial. Vamos construir sua história juntos!