O departamento comercial se tornou peça chave em toda empresa contábil, mas nem sempre foi dessa forma. Quando comecei a trabalhar com contabilidade, meus colegas de profissão ocupavam a maior parte do tempo em tarefas operacionais, deixando a estratégia de lado, assim como a inovação.
Mas não pode ser assim. Hoje sabemos que o processo de vendas é essencial para o crescimento e o bom funcionamento de qualquer escritório.
Atualmente, aqui na CF Contabilidade contamos com um departamento comercial robusto e experiente, que trabalha duro para aumentar nossa carteira de clientes diariamente. Hoje temos processos bem definidos, mas só conseguimos isso cometendo alguns erros e aprendendo com eles.
E o bom é que aprendemos e crescemos muito a partir disso.
Por isso sabemos muito bem como é difícil estruturar um departamento comercial. Pensando nisso, escrevi este artigo mostrando os principais erros que cometi quando comecei a vender serviços contábeis. Dê uma olhada nas dicas abaixo e descubra o que evitar fazer se quiser conquistar clientes valiosos para seu negócio.
7 erros para evitar na hora de montar um departamento comercial
1) Ter um time desengajado e não oferecer recompensas
Quando começar a pensar na estratégia para o departamento comercial do seu escritório, não se esqueça de falar com o seu time. Eles são a peça fundamental para que o motor da sua empresa continue rodando.
Converse com seus colaboradores, fale sobre suas intenções e pergunte o que eles acham sobre a ideia. É importante que você os motive e mostre os benefícios que eles poderão ter, como mais oportunidades de crescimento caso vocês consigam mais clientes.
Você também pode criar um sistema de recompensas. Pense em oferecer uma festa para ou premiações financeiras para celebrar caso seu time consiga absorver as demandas e entregar o serviço com ainda mais qualidade.
2) Não desistir de uma venda ruim
Quando começar a vender, é natural que fique empolgado e queira bater suas metas logo. Pode ser que nesse meio tempo você encontre uma prospecção que não se encaixa no perfil do seu escritório.
Se isso acontecer, tome cuidado para que esse provável cliente não comande a negociação e coloque você em desvantagem. Mesmo que você tenha uma meta a bater, nem todo mundo é um cliente ideal para você. Colocar uma pessoa que não se adequa aos valores da sua empresa pode comprometer seu trabalho.
Por ter vencido na hora da negociação, o cliente pode acreditar que tem o direito de fazer o que bem entender, pois sabe que você precisa dele. Isso com certeza irá gerar insatisfação na equipe do seu departamento comercial, que não estará feliz em trabalhar com alguém assim.
Por isso, não abaixe o preço do seu serviço e não coloque clientes ruins dentro da empresa. Um cliente assim só quer saber de preço, sem se preocupar com a qualidade do serviço. E cliente que entra por preço, sai por preço.
Uma dica que dou é procurar ter sincronização com todas as pessoas com quem você negocia. Nós aqui também chamamos esse processo de rapport. Você sabe que gerou rapport com um cliente quando começa a falar sobre sua vida pessoal.
Se não conseguir gerar uma sincronia com ele, não avance na venda. O serviço contábil só funciona se existir um bom relacionamento por trás.
3) Perder tempo por não ter todos os decisores na mesa
Uma vez nos reunimos com prováveis clientes. Na época, acreditei que essas pessoas eram os donos da empresa. Ficamos mais de três horas conversando e explicando todo o processo. No final da reunião, saímos extremamente entusiasmados e energizados, certos de que faríamos uma boa venda.
No dia seguinte, entrei em contato com essas prospecções com a intenção de fechar o negócio, por isso fiquei bastante surpreso quando isso não ocorreu. A pessoa com quem havíamos conversado no dia anterior não era o dono da empresa, mas irmão dele.
Ele me disse que conversou com o irmão e, apesar de estar muito satisfeito com a nossa apresentação, teríamos que adiar a assinatura do contrato. Tudo isso porque o irmão (dono da empresa) não se sentiu convencido e preferiu esperar.
No final, percebi que perdemos tempo falando com quem não poderia tomar uma decisão no momento. Se o dono da empresa tivesse visto nossa apresentação, com certeza teria fechado contrato conosco. Como ele não viu as soluções que apresentamos, não entendeu o motivo da compra do serviço.
Assim, tivemos que marcar uma nova reunião para alinhar toda a estratégia com os decisores reais.
4) Não ser especialista em um segmento
No começo, acreditava que podia colocar qualquer pessoa para dentro da empresa, pois o que importava era o tamanho da nossa carteira de clientes. Aos poucos, descobri que isso não era verdade.
Certa vez conheci um empresário muito interessante e quis logo fazer a venda. Conversamos por muito tempo e criamos rapport, mas quando chegamos na parte técnica, eu não soube mais o que dizer.
Ele mencionava muitos termos bem específicos do segmento ao qual pertencia e do qual eu nada conhecia. Fiquei nervoso e, sem ter o que responder, comecei a gaguejar até que tentei fugir das perguntas, procurando levar a conversa para outro caminho.
É claro que perdi a venda. Não é possível criar um rapport de verdade se eu não for autoridade no assunto que for de interesse do meu cliente. Eu preciso saber falar com ele e entender o mercado no qual ele está inserido. Assim, quando um cliente me apresenta problemas, eu já tenho soluções para oferecer, e posso até mesmo ajudar com dores que ele até então não conhecia.
Imagine como isso pode fortalecer o relacionamento com meus clientes e agregar valor ao meu serviço.
Por isso, digo: venda para as áreas que você conhece, ou procure conhecer as áreas com as quais quer trabalhar.
Além disso, vender para alguém que não está no seu escopo estressa a equipe do seu departamento comercial e tira a tranquilidade dela. Se deseja entrar em um novo segmento, lembre-se sempre de manter uma comunicação bem franca com ela. E se não tem muita experiência nessa nova área, prepare-se e não demonstre não ter muito conhecimento sobre o assunto.
5) Não deixar claro o que está dentro e fora do contrato
Há alguns anos, me encontrei com um grupo grande, disposto a fechar um contrato bem importante para nós. Assim que nos reunimos com o cliente, fizemos uma proposta com as diversas soluções que entregaríamos e ele ficou encantado. Não pensou duas vezes na hora de fechar o negócio.
No entanto, teríamos que fazer algumas mudanças contratuais burocráticas a fim de implantar as soluções que prometemos. A questão é que não havíamos lido o contrato com o cliente, então não entramos em acordo sobre onde começaria e onde terminaria o serviço e ele não tinha conhecimento sobre os serviços extras que teríamos que fazer.
Quando revisitamos o contrato, esses serviços extras soaram como uma agressão para ele. Em sua visão, queríamos cobrar serviços a mais e ele não entendia que eram necessários para que todo o processo funcionasse. O problema foi que não conseguimos deixar nossa proposta clara, então o cliente ficou chateado e decidiu rescindir o contrato.
Havíamos ficado confiantes demais, mas acabamos perdendo algo grande simplesmente por falta de diálogo. Por isso, dou a seguinte dica: defina tudo de forma assertiva no contrato, leia com o cliente, deixe tudo bem claro e defina responsabilidades e direitos entre todos.
6) Não ter um processo de venda estruturado e não ter um time de entregas bem treinado em seu departamento comercial
Você sabe como é o início do processo do seu departamento comercial? Sabe quais são os canais pelos quais quer distribuir informações? Tem um modelo de contrato e todos os contratos assinados arquivados? Faz algum onboarding dos clientes com a equipe? Tem um método de dialogo?
É muito importante estruturar um processo de vendas, com etapas bem definidas, e ter em mente os gargalos que seu time não pode cometer.
Aqui na CF decidimos criar um processo comercial para evitar qualquer tipo de desalinhamento com os nossos clientes. No início, colocávamos um cliente novo na empresa, mas ninguém se preocupava em acompanhá-lo a partir de então, simplesmente porque não sabia que tinha que acompanhá-lo.
Entregávamos guias em atraso, errávamos folhas de pagamento e o cliente ficava chateado pois não sabia nem com quem poderia falar dentro da empresa. Perdemos alguns clientes por causa da falta de processos em nosso departamento comercial e tivemos que repensar nosso fluxo de trabalho.
É claro que tudo isso foi feito em equipe, pois todos os colaboradores precisam estar muito bem cientes de tudo que precisam fazer para atender bem o cliente. O time de entregas precisa estar muito bem treinado e em sintonia, sempre com um sorriso no rosto na hora de falar com os clientes.
7) Não investir na gestão da empresa e em indicadores em tempo real
Uma das principais dificuldades que tive quando comecei a trabalhar com contabilidade foi aprender a gerir minhas tarefas e meu tempo. Quando eu me impunha uma meta de venda, só me preocupava com essa meta no final do mês, quando já não havia tempo para cumpri-la.
É importante saber controlar sua gestão. Algo que funciona muito bem hoje é ter um sistema que mostra os indicadores em tempo real do negócio. Assim, você percebe que está longe da meta em tempo e tem a oportunidade de pensar em soluções, descobrir o que deu de errado e dar a volta por cima.
