Como usar Inteligência Artificial na análise de folha de pagamento

O uso da Inteligência Artificial para análise de folha de pagamento é capaz de economizar dias de trabalho e reduzir a praticamente zero os erros.

Aqui na CF Contabilidade, por exemplo, nós utilizamos a IA em várias atividades do DP e vamos compartilhar com você como fazemos para aumentar em muito a produtividade no dia a dia.

A importância de ter clareza nos objetivos antes de usar a IA

Antes de utilizar a inteligência artificial (IA) para análise da folha de pagamento, é preciso ter clareza sobre o que se deseja obter.

Quanto mais você sabe o que quer, melhores tendem a ser os resultados com o uso de qualquer tipo de Inteligência Artificial na Contabilidade.

E, claro, se você não sabe o que quer ou não sabe perguntar, o resultado certamente não será aquilo que você espera.

8 formas de usar Inteligência Artificial na análise da folha de pagamento

Dito isso, vamos conhecer 8 formas muito simples e práticas de incorporar o uso da IA na análise da folha de pagamento.

1) Otimização do processo de onboarding com IA

Um dos maiores desafios do DP na área de folha de pagamento é o onboarding de novos clientes, principalmente quando se trata de empresas com muitos funcionários.

Imagine a situação: você acaba de fechar contrato com um cliente que tem 100 ou 150 vidas para cadastrar no sistema.

Como auditar todas essas folhas sem perder dias de trabalho?

É aí que a inteligência artificial entra para simplificar este processo e fazer em minutos o que antes poderia levar dias para concluir.

A IA é capaz de:

Analisar rapidamente os dados de todos os funcionários;
Identificar padrões que o olho humano poderia perder;
Verificar se todos os benefícios e adicionais estão corretamente aplicados;
Comparar os dados com a convenção coletiva vigente;
Sinalizar discrepâncias, como aquele adicional que ficou esquecido;
Sugerir ajustes personalizados para cada funcionário.

2) Atualizando parâmetros conforme novas convenções coletivas

Quando sai uma nova convenção coletiva, dá um trabalhão atualizar todos os parâmetros, certo?

A IA também pode ajudar você nisso.

Basta alimentar o sistema com a nova convenção e pedir para ele:

Comparar novas convenções com as antigas, destacando até as mudanças mais sutis;
Listar quais parâmetros precisam ser alterados no cadastro da empresa e dos funcionários;
Verificar se há necessidade de ajuste em adicionais, salário base ou benefícios
Simular o impacto financeiro das alterações para a empresa;
Criar um plano de ação detalhado e priorizado;
Gerar relatórios personalizados para cada gestor;
Atualizar parâmetros no sistema automaticamente.

3) Auditoria contínua do processo de fechamento

Mesmo com o eSocial fazendo algumas validações, erros ainda podem acontecer, principalmente no que diz respeito ao holerite e contracheque.

A IA pode fazer uma auditoria contínua, comparando:

O fechamento atual com o dos meses anteriores;
Os lançamentos com as informações fornecidas pelo cliente (como folha de ponto);
Os valores calculados com as regras da convenção coletiva;
Identificação de outliers, como um aumento repentino de horas extras;
Cruzamento de informações de folha com dados de produtividade.

Se algo estiver fora do padrão, a IA pode sinalizar para que você dê uma olhada mais de perto antes de finalizar o fechamento.

Assim é possível prever potenciais problemas antes que eles ocorram e até mesmo gerar alertas personalizados para diferentes níveis de gestão.

4) Análise de desempenho e custos

Além de procurar problemas, você pode usar a inteligência artificial para analisar o desempenho da empresa em relação aos custos com folha de pagamento.

Por exemplo:

Comparar o custo da folha com a receita da empresa;
Analisar a evolução dos custos com pessoal ao longo do tempo;
Identificar setores ou funções que estão pesando mais no orçamento;
Criar modelos preditivos de custos de pessoal, considerando fatores como sazonalidade, crescimento da empresa e tendências do mercado;
Analisar a eficiência salarial por departamento, função e até mesmo por projeto;
Simular cenários de reestruturação, mostrando o impacto de diferentes decisões nos custos e na produtividade;
Identificar correlações não óbvias entre políticas de RH e indicadores financeiros da empresa.

5) Comparação entre períodos

A IA é imbatível quando se trata de analisar grandes volumes de dados e identificar padrões.

Você pode usá-la para:

Comparar a folha do mês atual com a do mês anterior;
Analisar tendências ao longo de vários meses;
Analisar o impacto de eventos externos (como mudanças na legislação ou no mercado) na folha de pagamento ao longo do tempo.
Identificar sazonalidades nos custos com pessoal;
Prever possíveis aumentos de custos baseados em padrões históricos;
Criar visualizações dinâmicas que mostram a evolução dos custos de pessoal em relação a outros indicadores de negócio.

6) Compliance e adequação legal

A legislação trabalhista está sempre mudando, e é um desafio se manter atualizado.

A IA pode ajudar:

Verificando se todos os cálculos estão de acordo com a legislação mais recente;
Alertando sobre mudanças na lei que podem afetar a folha de pagamento;
Sugerindo ajustes para garantir a conformidade legal.

7) Personalização de relatórios

Cada cliente tem necessidades específicas quando se trata de informações sobre a folha.

A IA pode ajudar a personalizar relatórios, destacando as informações mais relevantes para cada cliente.

Isso pode incluir:

Análises detalhadas de horas extras;
Comparativos de produtividade vs. custo por setor;
Projeções de custos futuros com base em tendências atuais.

8) Atendimento ao cliente

A IA também pode ser usada para melhorar o atendimento aos funcionários dos seus clientes.

Imagine um chatbot inteligente que possa:

Responder a perguntas comuns sobre a folha de pagamento;
Explicar detalhes do holerite;
Fornecer informações sobre benefícios e descontos;
Dentre outras informações.

Quais ferramentas de IA usar para análise da folha de pagamento?

Agora você pode estar se perguntando: “Mas qual inteligência artificial eu devo usar para fazer tudo isso no meu dia a dia?”.

A verdade é que a todo momento surgem ferramentas de IA para contadores e o maior desafio é justamente selecionar as que mais fazem sentido para você.

Aqui na CF Contabilidade nós utilizamos o Consultor Digital Conrado (CDC), que é uma IA desenvolvida especificamente para atender a todas as áreas de um escritório contábil.

Essa ferramenta é alimentada com todas as informações de sistemas como Domínio e Alterdata e dos órgãos oficiais.

Assim, as respostas são sempre específicas e muito mais precisas do que inteligências artificiais mais generalistas.

Acompanhe a Maratona de IA na Contabilidade

A Inteligência Artificial está impactando o mercado contábil de uma forma tão grande, que resolvemos realizar uma Maratona com lives diárias sobre como usar a IA no seu escritório.

Para acompanhar, é só se inscrever no canal da CF no Youtube e acompanhar as lives diárias ao meio-dia:

Redação CF Contabilidade

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