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Como fazer o mapeamento de processos contábeis na prática

Mão desenhando o mapeamento de processos contábeis

Fazer o mapeamento de processos contábeis é fundamental para delegar com qualidade, aumentar a produtividade e evitar erros desnecessários.

Existem diversas formas de organizar esses processos no escritório de contabilidade, dependendo do nível de maturidade do seu negócio.

Vou compartilhar com você a maneira mais simples e prática de fazer o mapeamento contábil, para que você possa começar a mudar o cenário do seu negócio de forma rápida e barata.

Por que fazer o mapeamento de processos contábeis?

Só existem benefícios ao realizar o mapeamento de processos contábeis, como:

  • Aumento da produtividade dos colaboradores;
  • Redução de riscos para o escritório e seu cliente contábil;
  • Otimização de custos;
  • Facilidade de encontrar possíveis erros na jornada de atendimento ao cliente;
  • Melhora da comunicação entre as áreas;
  • Clareza sobre as responsabilidades de cada funcionário.

Mas como fazer o mapeamento contábil de forma simples e prática?

Se você nunca implantou o mapeamento de processos contábeis, pense primeiro em fazer uma rotina de checklist de atividades.

E depois que o seu time já estiver cumprindo essa lista de tarefas relativa a cada área do negócio, você pensa em avançar para um mapeamento contábil mais completo. 

Leia também: Como estruturar seu escritório contábil para um crescimento seguro e escalável

Passo 1: Escolha a área que gera mais problemas no seu escritório contábil

Das quatro principais áreas (DP, Contábil, Fiscal e Legalização) que geram demandas para o seu escritório, escolha a mais problemática para iniciar o mapeamento dos processos contábeis.

Isso porque, se você começar pela área que está “redonda”, você não vai sentir efeito prático e tende a deixar essa rotina de lado.

É importante você entender que o mapeamento contábil demanda uma energia grande para ser implantado, e cujos resultados não vêm da noite para o dia.

Normalmente, a área com mais gargalos é a trabalhista, pois qualquer erro pode levar a multas e à perda de credibilidade do seu cliente perante os funcionários.

É uma boa área para se começar a organizar os processos mais detalhadamente.

Passo 2: Liste todas as atividades dessa área, de forma profunda e detalhada

Tomando o exemplo do mapeamento de processos na parte trabalhista, você sabe que essa área executa as tarefas relacionadas a admissões, folha de pagamento, rescisões, férias, benefícios etc.

Então basta listar todas essas atividades e, em cada uma delas, aprofundar para entender quais são as subatividades relacionadas a cada tópico.

Por exemplo:

Admissão

  • Recebimento da documentação completa do funcionário dentro do sistema com:

Cópia da carteira de identidade

CPF

Carteira de trabalho

Número do PIS

Título de Eleitor

Certidão de nascimento 

Certidão de casamento, se houver

Certificado de Reservista ou de dispensa do serviço militar (para homens)

Exame clínico admissional

Salário

Carga horária

Benefícios a que o funcionário terá direito

Etc.

Passo 3: Envolva sua equipe

Com cada atividade muito bem definida, é hora de chamar o seu time para uma conversa franca e aberta

Peça que eles expliquem, detalhadamente, como fazem desde a etapa zero para fechar uma folha de pagamento de forma segura, por exemplo.

Em seguida, pergunte à sua equipe quais das etapas gera mais problemas e consomem uma maior quantidade de tempo.

Ao fazer isso, você já vai identificar uma série de gargalos que muitas vezes passam despercebidos e geram retrabalhos que implicam em má produtividade e aumentam os riscos de erros.

Dessa forma, é possível corrigir os processos de forma mais assertiva.

Se o seu time técnico perde tempo demais com a demora do sistema para processar o encargo, por exemplo, por que não colocar um estagiário para desempenhar essas atividades mais braçais?

É o tipo de decisão que você só poderá tomar quando tiver clareza em relação a cada etapa operacional envolvida nas atividades.

Passo 4: Documente o checklist de cada área 

Agora que você tem clareza do processo e o seu time está engajado, é chegado o momento de documentar o checklist de cada área.

Para fazer esse mapeamento dos processos contábeis, você pode utilizar uma plataforma como o Bizagi ou qualquer outra que você se sinta à vontade.

O mais importante é que fique visualmente clara, para todos os colaboradores, cada etapa que eles devem cumprir em todas as áreas do negócio.

Passo 5: Crie uma rotina de treinamentos e reconheça os funcionários com melhor desempenho

A rotina de treinamentos é fundamental para uma gestão eficiente do seu escritório contábil.

Você pode, inclusive, premiar aqueles que desempenharem melhor em critérios relacionados à velocidade e qualidade da execução dos trabalhos.

Assim, a atividade se torna mais prazerosa e você consegue melhorar a performance de cada colaborador, de forma natural.

E quantas vezes fazer esse treinamento por mês? Isso você vai definir conforme a meta estabelecida para o cumprimento das tarefas.

Aqui na CF Contabilidade, por exemplo, a folha de pagamentos é um processo que treinamos todos os meses para o aprimoramento contínuo, mesmo já estando redondo há muito tempo.

No início, você pode começar com treinamentos diários e depois espaçar para semanais, quinzenais e mensais, dependendo do desempenho do time.

Melhore seus processos continuamente

Esse é o básico que você precisa saber para ter um mapeamento de processos contábeis eficiente e prático.

Antes disso, é importante você ter bem organizado também o organograma do seu escritório contábil, para que todos tenham clareza em relação à sua função no negócio.

Após organizar os processos de todos os departamentos, você deve buscar formas de automatizar cada vez mais essas atividades, como forma de aumentar a produtividade e qualificar o atendimento ao cliente.

A verdade é que o mapeamento contábil é um processo de aprimoramento contínuo, que você sempre estará atualizando em sua empresa.

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