escritório de contabilidade
10/09/2018

Economize tempo e dinheiro em seu escritório de contabilidade

Em um escritório de contabilidade, uma preocupação que não cessa é em relação a como conseguir economizar dinheiro e tempo no dia a dia da empresa. É muito importante ter certeza que a equipe esteja investindo o tempo em funções que realmente consigam promover, de maneira efetiva, o desenvolvimento do escritório.

Melhorar o rendimento e desenvolver o seu escritório faz com que os clientes permaneçam satisfeitos e sejam seus clientes por mais tempo. Saber como investir o seu dinheiro em atividades certas é essencial para que as despesas permaneçam sob controle para ter a certeza de que o lucro vai estar presente no fim de cada mês.

Veja as nossas dicas:

Como funciona a gestão de tempo?

Em um passado não tão distante, o contador ficava muito tempo apenas cumprindo as obrigações fiscais e tributárias. Eram horas gastas em coletar, organizar, armazenar e transmitir as informações das empresas. Estes são processos que envolvem muitas pessoas, além de muito trabalho lento e manual.

Hoje em dia, já há muito mais processos automatizados que conseguem agilizar a rotina do escritório contábil, o que deixa essas tarefas operacionais ocupando menos tempo na rotina. Isso ajuda a eliminar os erros e oferece mais tempo para focar nas questões estratégicas para desenvolver os serviços oferecidos aos clientes.

Em um escritório de contabilidade, saber gerir o tempo é saber passar as tarefas burocráticas e repetitivas por um processo de automatização. Isso já consegue poupar bastante tempo, o que faz com que o profissional tenha mais tempo para interpretar dados e oferecer um excelente suporte aos seus clientes.

Para conseguir usar o seu tempo da melhor maneira, é preciso entender como ele tem sido usado. Acompanhar como cada trabalho está sendo feito, procurar os pontos fracos, ver o que precisa melhorar, assim como ver o que está funcionando para servir de referência.

 

Como economizar tempo e dinheiro no seu escritório contábil?

Identificando os seus problemas

Antes de começar alguma estratégia para gerenciar o seu tempo, é necessário verificar quais os principais erros e problemas em relação a isto. Ou seja:

  • Que atividades não estão de acordo com uma rotina produtiva?
  • Que processos poderiam ser automatizados ou realizados mais rápidos?
  • Existe algo fora que está dificultando a produtividade?

Por isso, pensar nas atividades e demandas do seu escritório de contabilidade e pensar na maneira com que elas são realizadas todos os dias é o primeiro passo. Existem maneiras que podem acelerar boa parte do processo, portanto pense-as. Todas as ações realizadas na sua rotina, são realmente necessárias? Qual é o retorno que cada uma dessas tarefas tem?

Criar essa lista é importante, depois disso, o ideal é conversar com a sua equipe. Ter um espaço para dialogar e procurar a percepção deles em relação a isto, é o que faz com que a rotina da empresa seja otimizada.

Enxergar como os seus colaboradores enxergam cada uma das tarefas que precisam realizar no dia a dia é a melhor maneira para identificar os problemas e erros, assim como entender como melhorar e gerir melhor o tempo.

Mantendo bons relacionamentos

Manter um bom cliente por mais tempo é muito mais barato do que investir em novos clientes. Por isso, é muito importante conseguir construir e permanecer fortalecendo um bom relacionamento com cada cliente, com o objetivo de que esse relacionamento siga a longo prazo.

Isso consegue economizar tempo e dinheiro, pois não é necessário manter uma constante divulgação do seu escritório de contabilidade.

Fidelizar um cliente é a garantia de que o seu trabalho conseguiu conquistar de maneira integral a confiança do cliente, além de que isso faz com que ele recomende o seu trabalho para outros contatos. Essas novas indicações conseguem abrir possibilidade para novos clientes e novos negócios.

E como melhorar e manter um bom relacionamento com o seu cliente? É interessante saber oferecer mais do que os serviços contábeis e burocráticos.

É necessário entregar informações que ajudem o seu cliente a ter mais lucro, como é o caso de avaliações financeiras e gerenciais, oportunidades que ele pode explorar, projeções de fluxo de caixa, lista de problemas que podem ser eliminados com melhor planejamento e organização.

 

Sistema de integração contábil para automatizas as suas tarefas

Nas atividades que o trabalho exige todos os dias, é bem comum que tenha uma ou outra que sejam mais simples, mas que exigem mais tempo de trabalho. Quando essas tarefas podem ser automatizadas, não tem porque não investir em uma integração contábil, o que te economiza muito mais tempo e dinheiro.

A tecnologia hoje em dia faz cada vez mais parte da rotina de um escritório de contabilidade. Utiliza-las para conseguir gerir melhor o seu tempo e melhorar o seu negócio é fundamental. Existem muitas opções no mercado que contribuem para economizar tempo e dinheiro. Desse jeito, é possível estudar qual das possibilidades conseguem te trazer mais resultados.

Automatizar as tarefas é uma escolha que traz muitos benefícios, pois simplificar as tarefas que são basicamente burocráticas é ter tempo para aplicar o seu esforço em outras áreas do escritório, melhorando assim a produtividade.

Deixar de utilizar o seu tempo com o cadastro de movimentações financeiras dos seus clientes manualmente, conferindo os documentos e dados, entre outras atividades que acabam usando o seu dia inteiro, faz com que você tenha muito mais tempo para se dedicar a parte estratégica e desenvolver o seu escritório de contabilidade.

Utilizar o seu tempo para se esforçar e trazer serviços que trazem mais valor para os clientes, faz com que eles se fidelizem mais facilmente com o seu trabalho.

Eles percebem que você está investimento em uma maneira de oferecer informações mais estratégicas, o que aumenta a competitividade do seu negócio de mercado e trazendo mais destaque perante a concorrência.


Definindo prioridades

Saber quais são as suas prioridades é muito importante para conseguir planejar o seu crescimento dentro do mercado, principalmente para o ramo de contabilidade. Se você quer saber como otimizar o seu tempo, é necessário organizar os processos já existentes e verificar quais são a prioridade atual. Manter muitas tarefas ao mesmo tempo acontecendo não dá certo, principalmente se a sua equipe não consegue cumpri-las dentro do prazo.

Por conta disso, é importante reunir a equipe, estipular um nível de importância e de urgência para cada serviço, incentivando-os a termina-las com bastante seriedade e atenção. Desse jeito, a parte mais burocrática e demorada consegue ser resolvida e os outros trabalhos podem ser desenvolvidos de maneira mais ágil.

O tempo é algo muito importante e é preciso dele para desenvolver qualquer negócio. Saber gerenciar o tempo é saber economizar em tarefas menos importantes para focar nas mais importantes.

 

Acompanhando os gastos e tentando diminuir

Hoje em dia existe muita facilidade com diversos serviços digitais e processos automatizados, mas ainda existem gastos que estão presentes na rotina de um escritório de contabilidade.

Estes gastos incluem a compra mensal de materiais, assim como luz, aluguel, internet. Dentro dessas despesas, é possível analisar uma maneira de deixar esses gastos mais leves.

Estar cuidando disso é prestar atenção em desperdícios que podem estar acontecendo. Veja se os gastos podem ser reduzidos, sem alterar o desempenho da empresa. Pode ser que haja uma sala comercial tão boa quanto a atual, mas que tenha um aluguel mais barato, ou, por exemplo, utilizar o ar-condicionado por menos tempo, economizar em impressões e cópias.

Saber gerir o tempo do seu escritório contábil é saber gerir o seu dinheiro também. Muito mais do que oferecer um serviço de orientação fiscal e tributárias, é preciso oferecer serviços estratégicos para os seus clientes, contribuindo para as tomadas de decisão deles.

Existem maneiras de otimizar as atividades burocráticas e manuais para que os seus profissionais consigam utilizar o seu tempo com as questões mais complexas e que conseguem desenvolver mais ainda a empresa. O contador ao assumir o papel de um consultor empresarial vai conseguir analisar a parte fiscal e tributária dos clientes, mas também consegue resolver as finanças e custos e apresentar melhores estratégias para eles.

A rotina de um contador é cheia de papeis e com muito serviço, o que dificulta saber onde investir o tempo. Não dá para ampliar os serviços da sua empresa sem antes conseguir organizar as tarefas. Para isso, é preciso implementar uma gestão de tempo.

 

Mantenha seu escritório de contabilidade sob controle

Assim, para ter um escritório contábil de sucesso é crucial saber identificar o desenvolvimento do seu negócio e o que fazer para corrigir os problemas antes que eles piorem. Depois de verificar como o trabalho está sendo realizado, é importante realizar um novo planejamento, que consegue se encaixar dentro dos padrões esperados.

Desse jeito, dá para conseguir manter a qualidade dos serviços oferecidos e assim economizar tempo, deixando de lado as tarefas que não são mais realizadas, aprimorando o fluxo de rotina de trabalho. Por isso, busque maneiras e formas de conseguir identificar onde o seu tempo está sendo mal colocado para conseguir investir o tempo em atividades que conseguem aprimorar o seu trabalho e desenvolver o seu escritório contábil.