A Contabilidade Condominial pode ser o braço direito que faltava no bom andamento de um condomínio. Apesar de não ser obrigatória por lei e do fato de um condomínio não ter fins lucrativos, ainda sim é uma instituição com CNPJ e com um alto volume de gastos mensais com funcionários, manutenção, compra de bens e outras despesas inesperadas que podem tornar a prestação de contas uma tarefa complicada para o síndico.
Por outro lado, como o síndico pode fazer sozinho a contabilidade condominial? Será que ele tem habilidade e conhecimento técnico para prestar contas mensal e anualmente, fazendo balancetes, orçamentos e oferecendo a documentação acessória que seria oferecida por uma empresa contábil ou por um contador? Nesse artigo decidimos mostrar 5 vantagens de contratar uma contabilidade condominial especializada para cuidar do seu condomínio. Confira:
Tomadas Inteligentes de Decisão
Em muitos momentos da rotina de um condomínio, o síndico se vê diante de dilemas que podem afetar substancialmente o orçamento anual disponível. Além do orçamento, o cuidado com as obrigações tributárias pode fazer o síndico se ver envolvido em dívidas e multas que comprometem não só as finanças como desequilibram a confiança dos condôminos em sua administração.
Ao contratar um contador especializado, a tomada de decisão é feita com base na interpretação dos dados disponíveis nos documentos financeiros e tributários do condomínio. O contador, então, funciona como um conselheiro para auxiliar nas decisões mais difíceis da instituição, e pode evitar erros que causem danos a médio e longo prazo, além de fazer escolhas que podem contribuir para redução de custos.
Dessa forma, todos os envolvidos se sentem mais seguros e o síndico tem tempo para cuidar de outras obrigações, sabendo que a parte financeira e fiscal está sob o cuidado de um profissional e que sua administração não será questionada por má gestão dos recursos.
Responsabilidades legais em boas mãos
Para quem não está acostumado, a atenção ao fechamento de Folha de Pagamento, o cuidado com a documentação referente aos funcionários, a apuração dos tributos obrigatórios como o FGTS e GPS, a geração das guias de recolhimento, as admissões, rescisões, férias, CAGED, GFIP, as relações sindicais e todas as outras obrigações legais que estão relacionadas com os direitos trabalhistas podem tomar imenso tempo da administração, visto que o síndico muitas vezes não sabe como otimizar esse trabalho nem os locais certos para buscar informações.
Ao contratar uma empresa contábil para cuidar dessa parte, o síndico e os condôminos se sentem seguros sabendo que não haverá atraso, multa, processos e nenhum tipo de reclamação referente a um documento feito de forma errada que pode colocar o condomínio em uma situação de ilegalidade fiscal ou trabalhista.
Somente pela economia de tempo que o síndico tem com essa vantagem, o trabalho do contador já vale a pena para um condomínio que tenha um número de funcionários maior que 3. No entanto, ainda existem outras vantagens em contratar uma empresa contábil:
Participação do Contador nas Assembleias Gerais de Condomínio
Muitos condôminos deixam de participar de forma ativa da administração do seu condomínio porque não conseguem ter acesso ou entender a prestação de contas feita pelo síndico responsável. Com a contratação de um profissional contábil especializado, não só a documentação fica mais padronizada, o que facilita a leitura, mas também é possível combinar com o contador a presença nas assembleias gerais do condomínio. E como um contador pode atuar nessas situações?
Quando o contador se disponibiliza para estar nas assembleias gerais, ele ajuda a mostrar a documentação e interpretar a situação financeira e fiscal do condomínio de uma forma que todos os contribuintes possam entender, tirar dúvidas, fazer perguntas e participar das decisões. O síndico, nessa situação, atua mais como um mediador para o contador, esclarecendo eventuais especificidades do condomínio e administrando a assembleia.
Essa participação é mais um reforço da transparência financeira, que é outra vantagem que vamos abordar no próximo tópico:
Transparência Financeira
Nos condomínios que não trabalham com uma contabilidade especializada, a maior reclamação costuma ser em relação à prestação de contas. Por um lado, o síndico se sente pressionado e não consegue dar conta de elaborar toda a documentação necessária para apresentar aos condôminos; do outro lado, os condôminos se sentem lesados e com pouca participação nas decisões fiscais e financeiras do condomínio por falta de transparência. Então, como a contabilidade condominial pode ajudar a resolver esse dilema?
Os documentos necessários para manter as finanças e a situação legal do condomínio sob controle não são tão simples quanto parecem. Balancetes mensais e anuais, documentação dos funcionários e folha de pagamento, comprovante de todos os impostos devidos, notas fiscais dos serviços prestados e dos produtos adquiridos, bens contabilizados e depreciados anualmente… ufa! São muitos documentos para serem providenciados por um síndico que não tenha formação em contabilidade.
Por causa dessa alta demanda, a contabilidade condominial pode garantir que todos esses documentos sejam entregues em dia no padrão mais legível tanto para síndico quanto para condôminos. Isso garante uma transparência financeira constante, aliviando a pressão imposta sobre o síndico, comprovando que não há fraudes na administração e disponibilizando os documentos para consulta dos condôminos, que se sentem mais participativos na administração do condomínio.
Gestão de melhorias a médio e longo prazo
Quando um condomínio está sob responsabilidade de um síndico, cada mês é uma correria para apresentar a prestação de contas em dia, garantir o pagamento de todos os funcionários, administrar as obras de melhoria, as manutenções necessárias, os condôminos inadimplentes, bem como outras exigências. Enquanto o síndico se mantém “apagando incêndios” e tentando dar conta da prestação de conta, ele não tem tempo e energia para fazer um planejamento financeiro adequado e poder vislumbrar melhorias a médio e longo prazo. Tudo que ele faz é tentar dar conta de solucionar os problemas presentes, por isso nunca sobra tempo para planejar as melhorias do futuro.
Com a contabilidade nas mãos de um profissional, o planejamento financeiro se torna uma realidade para o condomínio e, a partir de relatórios realistas, é possível orçar melhorias e administrar as finanças para que elas se realizem a médio e longo prazo. Quando a contabilidade condominial é profissional, os condôminos também se sentem muito mais seguros para contribuir com taxas extraordinárias, porque sabem que as melhorias vão de fato acontecer e que a chance das obras serem superfaturadas é muito menor.
Essa é mais uma das vantagens que, aliada com a tomada inteligente de decisões, costumam fazer com que nos primeiros anos de contabilidade condominial especializada todos possam estar se beneficiando do aumento de qualidade gerado pelo cuidado com a parte fiscal e financeira. Ao longo dos anos, a tendência é que isso aumente ainda mais, visto que o condomínio não passará mais por más surpresas ou imprevistos decorrentes de má gestão.
Como contratar o serviço certo de contabilidade condominial?
O primeiro passo para se assegurar que está contratando o serviço ideal para o seu condomínio é verificar se o profissional ou a empresa atuam de fato no nicho dos condomínios. Isso é uma segurança de que o profissional tem experiência prévia e vai poder contribuir de forma positiva quando os problemas típicos de um condomínio surgirem.
O segundo passo é verificar se o profissional ou a empresa costumam atender condomínios do seu porte. Isso porque muitas empresas ou profissionais lidam apenas com condomínios grandes, enquanto outras, por sua vez, não possuem estrutura para dar conta de um condomínio que seja grande. Verifique junto ao profissional se ele é capaz de atender o porte do seu condomínio e se ele tem um orçamento personalizado para a sua situação.
Em último lugar, vale lembrar que o melhor é pesquisar e entrar em contato com os profissionais para poder levar para a assembleia geral a sugestão do profissional. Caso você esteja em busca de uma empresa que possa atender o seu condomínio, a CF Contabilidade tem planos para todos os tamanhos de condomínio e faz planos de ação personalizados para a sua demanda! Entre em contato conosco para entender como podemos ajudar o seu condomínio!
