Uma contabilidade especializada em clínicas é fundamental não apenas para definir o melhor planejamento tributário e cumprir as obrigações acessórias.
Ao conhecer os desafios desse perfil empresarial, a contabilidade para clínicas é capaz de auxiliar os gestores em tomadas de decisão fundamentais para a saúde financeira do negócio.
A seguir, listamos 10 situações práticas em que a empresa contábil tem papel fundamental na redução de custos e aumento dos ganhos da clínica médica.
1) Definição da melhor estratégia tributária para cada porte de clínica
Uma boa contabilidade para clínicas vai muito além de simplesmente definir o melhor regime tributário por faixa de faturamento.
Existem diversas peculiaridades na legislação que permitem à clínica reduzir significativamente o pagamento de impostos.
Recentemente atendemos três médicos que estavam pagando impostos demais por terem constituído uma sociedade empresarial, em vez de atuarem cada um com seu próprio CNPJ.
Em casos de clínicas de médio e grande porte tributadas pelo Lucro Presumido, é possível buscar uma alternativa chamada de equiparação hospitalar, que permite reduzir em média 5,4% do valor pago em impostos.
As legislações estão em constante mudança e, por isso, somente um contador especializado será capaz de analisar cada clínica individualmente para definir a melhor estratégia para redução de impostos.
2) Dedução de despesas operacionais e benefícios fiscais
A contabilidade também é a responsável por identificar as diversas maneiras de recuperar parte dos valores gastos com despesas operacionais e buscar benefícios fiscais específicos.
No caso de uma clínica médica optante do Lucro Presumido, por exemplo, é possível deduzir despesas operacionais como aluguel do imóvel, contas de água, luz, telefone, internet, materiais de escritório, insumos médicos e outras.
Em alguns casos, também são dedutíveis despesas com educação, como cursos de aperfeiçoamento ou especialização para os profissionais da clínica.
Caso a clínica realize doações para entidades beneficentes ou programas sociais, existem ainda diversos benefícios fiscais relacionados à dedução dessas doações no cálculo do Imposto de Renda.
Já em clínicas que invistam em atividades de pesquisa e desenvolvimento de novos tratamentos ou tecnologias na área da saúde, é possível se beneficiar de incentivos fiscais específicos, como a dedução das despesas com P&D.
3) Gestão do Fluxo de Caixa
Sabe quando parece que a sua clínica está aumentando o faturamento, mas isso não se reflete em uma retirada proporcional no final do mês?
Isso acontece muitas vezes devido a uma má gestão de fluxo de caixa.
A contabilidade para clínicas tem um papel fundamental para que não deixe o dinheiro escoar pelo ralo, ao auxiliar em aspectos como:
a) Previsão de receitas e despesas
É possível ter uma estimativa de receitas com base no histórico de atendimentos e tratamentos realizados, levando em consideração a sazonalidade.
Um exemplo prático é a clínica médica que oferece tratamentos estéticos, como harmonização facial e preenchimento labial.
Esses procedimentos têm uma procura sazonal, ou seja, há meses com maior demanda e outros com menor procura.
É importante fazer uma projeção do fluxo de caixa para prever a entrada de receitas e os gastos com materiais e equipe para atender a essa demanda.
Outro exemplo é a clínica médica que possui um convênio com uma empresa, atendendo seus funcionários em consultas e exames.
Nesse caso, é necessário fazer uma projeção do fluxo de caixa para prever a entrada desses pagamentos e garantir a capacidade financeira de honrar compromissos com fornecedores e funcionários.
Assim, é possível ter uma visão mais clara para tomar decisões assertivas em relação ao fluxo de caixa.
b) Controle de prazos de pagamento
Ao analisar o registro de todas as contas a pagar, é possível com fornecedores e parceiros comerciais prazos de pagamento que estejam alinhados com o fluxo de caixa da clínica, buscando evitar atrasos e penalidades financeiras.
c) Gerenciamento de estoque
É necessário monitorar de perto o estoque de materiais e medicamentos da clínica, evitando estoques excessivos que comprometam o capital de giro.
Isso é possível por meio de um controle rigoroso das entradas e saídas de produtos para otimizar os recursos financeiros, utilizando softwares específicos de gestão de estoque.
d) Negociação de prazos com convênios e operadoras de planos de saúde
Caso a clínica atue com convênios médicos ou planos de saúde, busque negociar prazos de pagamento mais favoráveis.
Muitas vezes, é possível acordar períodos menores de recebimento, o que pode melhorar o fluxo de caixa da clínica.
e) Controle de despesas
A contabilidade para clínicas pode ajudar ainda a analisar periodicamente as despesas e identificar oportunidades de redução de custos.
É comum, por exemplo, estabelecer planos de ação que envolvam negociação com fornecedores, opções mais econômicas de materiais e serviços e medidas de economia de energia e água, entre outras.
Leia também: Contabilidade médica: como reduzir impostos e organizar sua vida financeira
4) Terceirização do departamento financeiro
Um dos principais benefícios da terceirização do financeiro é a redução de custos.
Afinal, contratar uma equipe interna para lidar com as questões financeiras demanda recursos significativos, como salários, encargos trabalhistas e treinamentos.
Essa contabilidade especializada em terceirização financeira pode assumir diversas responsabilidades, como gestão de contas a pagar e receber, conciliação bancária, gestão do fluxo de caixa e gestão de cobranças e inadimplência, além de elaborar relatórios gerenciais que auxiliem nas tomadas de decisão.
Isso, muitas vezes, acaba tirando um enorme peso das costas dos gestores da clínica, que podem dedicar um tempo de melhor qualidade à sua atividade principal.
5) Proteção patrimonial e planejamento sucessório
Muitas empresas contábeis, atualmente, contam com braços de assessoria jurídica visando o planejamento sucessório e proteção patrimonial.
É o caso, por exemplo, da CF Contabilidade, que oferece esse serviço especializado aos seus clientes.
Nestes casos, atuamos desde a estruturação societária mais adequada para a clínica, considerando a participação de sócios e acionistas, bem como a distribuição de lucros e responsabilidades.
É essencial também realizar a separação de patrimônio pessoal e empresarial. Isso pode ser feito por meio da constituição de uma pessoa jurídica, como uma empresa limitada (Ltda.) ou uma sociedade por quotas de responsabilidade limitada (LTDA).
Já em relação ao planejamento sucessório, uma das possibilidades é a criação de uma holding familiar, que tem como objetivo gerenciar e preservar o patrimônio da família.
Essa estrutura permite a melhor organização e proteção dos ativos, além de facilitar a sucessão aos herdeiros de forma mais eficiente e menos onerosa em termos tributários.
Outra estratégia é a elaboração de um acordo de acionistas, especialmente quando a clínica possui sócios.
Esse documento estabelece as regras e diretrizes para a sucessão societária, como a transferência de ações e o direito de preferência dos demais sócios em caso de falecimento de um dos sócios.
O testamento também desempenha um papel fundamental no planejamento sucessório.
Por meio desse instrumento legal, o proprietário da clínica pode determinar como será a distribuição de seus bens após seu falecimento, incluindo sua participação na empresa.
O testamento permite a nomeação de herdeiros específicos, a definição de cotas ou ações a serem transmitidas e a designação de um executor para garantir que as disposições sejam cumpridas de acordo com a vontade do testador.
Como contratar uma contabilidade especializada em clínicas
Como vimos, uma contabilidade moderna especializada em clínicas é capaz de se tornar uma parceira estratégica no crescimento do negócio.
Isso é possível devido à evolução tecnológica, que tem levado as empresas contábeis a assumirem um papel cada vez mais consultivo e orientado a resultados.
Por ser um segmento repleto de peculiaridades, a contabilidade para médicos deve ser exercida por profissionais contábeis especializados na área da saúde.
Os diferenciais da CF Contabilidade
Conheça alguns dos diferenciais da CF Contabilidade:
- Somos a maior rede de escritórios contábeis do Brasil, com mais de 280 unidades em todos os Estados (temos especialistas próximos de você);
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- Temos mais de 30 anos de atuação no nosso segmento (sinônimo de confiança e respeito aos nossos clientes).
