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Como fazer a gestão do escritório contábil na prática em 11 passos

Empresário contábil circula pelos corredores fazendo a gestão de escritório contábil

A gestão de escritório contábil moderno requer muito mais do que o simples controle das tarefas de cada departamento.

Além deste mapeamento dos processos, é preciso construir um ambiente capaz de gerar produtividade, motivação e satisfação nos seus colaboradores.

Unindo a gestão das tarefas com a parte comportamental, sua empresa contábil conseguirá oferecer um atendimento de excelência aos clientes, garantindo um crescimento seguro e sustentável.

A seguir, algumas lições que aprendi na prática para a gestão do seu escritório contábil e que você pode começar a implantar a partir de agora:

1) Comece mapeando os processos de cada área

Quando você começa a estruturar sua empresa contábil, antes de pensar em um software para automação de tarefas, você deve se preocupar em mapear os processos de cada área da sua empresa contábil.

Do contrário, a responsabilidade por qualquer erro será exclusivamente sua – e você não terá controle sobre o desempenho dos seus colaboradores.

Então se você ainda não tem isso documentado no seu negócio contábil, escolha uma área para fazer esse mapeamento e ter a clareza necessária para delegar funções com qualidade e segurança.

Leia também: 6 softwares contábeis baratos ou gratuitos para contador iniciante

2) Capriche nos treinamentos (E repita, repita, repita…)

Essa é uma prática que nunca deve parar no seu escritório contábil. 

Afinal, as atualizações no nosso mercado são constantes e exigem que toda a equipe esteja engajada para se adaptar às mudanças e seguir os processos.

A melhor maneira de fazer isso é criando uma cultura de treinamento.

Não tenha vergonha de repetir as mesmas explicações diariamente, até que os colaboradores estejam afinados em relação aos processos para atendimento de cada demanda do negócio.

3) Implemente um sistema de automação

Quando comecei na contabilidade, há mais de 20 anos, eu lembro que meu chefe imprimia para mim uma folha com uma série de atividades que eu deveria cumprir.

Ao final da tarefa, enviava o comprovante para esse líder e ele checava se tudo havia sido feito corretamente. 

Depois evoluímos para outros métodos, como a planilha de Excel e os softwares de gestão de tarefas com checklists digitais.

Hoje, porém, com o volume gigantesco de informações, foi preciso ir além no quesito da segurança, gerando no detalhe e sem possibilidade de alteração dados como:

– Qual colaborador executou o serviço para cada cliente;

– Qual a competência desse funcionário;

– Em que horário a tarefa foi executada;

– E automatizando todo o processo de comunicação e validação de documentos com o cliente.

Neste quesito, softwares como G-click, Gestta e Rupee são fundamentais para auxiliar na automação da gestão de tarefas no seu escritório contábil e podem ser contratados por um valor acessível.

4) Faça uma pesquisa de clima tensor

A pesquisa de clima tensor é essencial para a melhoria contínua da gestão de escritório contábil.

Para colocá-la em prática, escolha quatro ou cinco temas sobre o seu negócio contábil e deixe o seu time responder de forma anônima.

Você pode selecionar, por exemplo, perguntas sobre a infraestrutura, treinamentos, suporte técnico dos gestores, benefícios e salários.

Isso vai dar a você direcionamento sobre a satisfação do seu empregado e fazer as melhorias necessárias para o aumento da produtividade

Repita esse processo a cada três meses para ir medindo a evolução do clima tensor na empresa.

5) Crie indicadores para cada área

A definição de indicadores é fundamental para entender a contribuição de cada área para os resultados da empresa e como estabelecer metas factíveis para elas evoluírem todos os meses.

Na área trabalhista, por exemplo, você pode medir o desempenho do funcionário pela quantidade de tarefas entregues no prazo.

Já na área de legalização a meta pode estar relacionada ao tempo de conclusão da tarefa, sem retrabalhos.

Isso vai ajudar você a medir a evolução de cada colaborador e dar feedbacks mais eficazes para a melhoria da produtividade.

6) Crie premiações e celebrações de reconhecimento

Coloque uma pitada de gamificação na gestão do seu escritório contábil, por meio de premiações e celebrações que valorizem quem está atingindo os maiores resultados

Você pode criar recompensas, por exemplo, para quem realizou o maior número de tarefas processadas dentro do prazo.

Esses prêmios podem ser viagens com a família, almoços ou até mesmo uma placa na entrada do escritório reconhecendo os funcionários de destaque no mês.

Isso vai gerar um sentimento ainda maior de pertencimento, melhorando também a produtividade e o atendimento ao seu cliente.

7) Alinhe as expectativas com os clientes 

Com todos os processos bem definidos, uma boa gestão de empresa contábil requer também o alinhamento correto de expectativas com os clientes.

Se todos os documentos são enviados com 72h de antecedência, informe os clientes, sem que seja necessário eles perguntarem sobre o prazo.

Se você quer definir um profissional como único ponto de contato, então deixe o cliente saber disso. 

Acredite: informar ao cliente como você administra sua operação com antecedência evitará muitas dores de cabeça no futuro.

8) Peça avaliações para o seu cliente

Procure manter uma rotina de conversas, mesmo que informais, para solicitar o feedback dos seus clientes sobre eventuais problemas no dia a dia da operação.

Quando estiver testando um novo sistema, por exemplo, pergunte aos clientes se a atualização funcionou ou se têm alguma sugestão de melhoria para o futuro. 

Quanto mais você estiver com a mente aberta para receber questionamentos, maior será o respeito do cliente pelo seu negócio.

E sua equipe poderá entender, de forma concreta, o que se espera dela, melhorando os resultados como um todo.

9) Tenha uma boa comunicação com seu time

Como os funcionários vão entender o que se espera deles, se você não comunicá-los de forma concreta, leve e amigável?

Com os indicadores à mão, procure dar feedbacks assertivos aos seus colaboradores, ouça suas opiniões e preocupações e se coloque à disposição para fazer as melhorias necessárias. 

10) Mantenha seus processos sempre em revisão

Jamais se acomode pensando que todos os processos estão redondos e não há mais o que possa ser melhorado.

A contabilidade é uma área cheia de mudanças e, acredite, sempre haverá uma forma de fazer com mais rapidez e menos erros as tarefas atuais da sua equipe.

Por isso, é tão importante você manter uma cultura de crescimento contínuo e de liberdade da sua equipe para dar feedbacks e oportunidades de melhoria.

Uma outra dica importante é  conversar também com outros empresários para entender como eles gerenciam seus negócios contábeis.

11) Construa uma cultura organizacional forte e coerente

Você já chegou em uma empresa e percebeu um clima negativo entre os colaboradores?

Isso ocorre quando não há uma cultura organizacional positiva e de colaboração entre as diversas áreas da empresa.

Por isso, se você quer garantir uma boa gestão do escritório contábil, contrate um profissional de Recursos Humanos atualizado e crie junto com ele os pilares da cultura organizacional que vão permitir um ambiente saudável, produtivo e de crescimento para todos os funcionários. 

Em resumo: o que é uma boa gestão de escritório contábil?

– Para uma boa gestão da sua empresa contábil, é preciso pensar muito além do gerenciamento das tarefas e cuidar do aspecto comportamental.

– Os funcionários devem ser contratados não apenas pelas suas habilidades técnicas, mas também pela capacidade de trabalhar em equipe.

– O empresário contábil não deve ter a mente fechada e se manter aberto para receber feedbacks dos seus funcionários e clientes, além de estar antenado sobre as novidades do mercado.

– Criar uma boa cultura organizacional é tão importante quanto se preocupar com as áreas técnicas da empresa.

– O exemplo vem de cima. Portanto, o empresário contábil deve ser o primeiro a dar o bom exemplo que refletirá na ponta no atendimento ao cliente.

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