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Como funciona a estruturação do escritório contábil

Empresária contábil planeja a estruturação do seu escritório de contabilidade

Você já deu os primeiros passos no seu home office e agora quer entender como fazer a estruturação do escritório contábil daqui em diante?

Ou então já tem a sua própria empresa contábil e está pensando em fazer alguns ajustes para sair do operacional e ter um crescimento escalável?

Podem estar passando algumas dúvidas na sua cabeça como:

Por qual área devo começar a estruturar meu escritório contábil?

– Quem devo contratar primeiro?

– Quanto eu preciso estar faturando para pensar em contratações?

– É possível crescer em escala sem inflar demais meu escritório?

– Em que momento devo sair do home office para uma estrutura própria?

A seguir, vou te ajudar com essas e outras dúvidas e compartilhar com você a estrutura ideal para a organização do seu escritório contábil 

Começando agora? Foque em conquistar seus primeiros clientes

Se você está começando agora a empreender na contabilidade, o melhor conselho que posso dar é iniciar seu escritório contábil em home office.

Isso vai te deixar com um custo fixo mínimo e dar tranquilidade para prospectar e conquistar os seus primeiros clientes contábeis.

Agora, se você já passou dessa primeira etapa, é fundamental começar a pensar estrategicamente na estruturação organizacional do seu escritório contábil.

1) Comece pelo departamento pessoal

A melhor forma de começar a estruturação do escritório contábil é pelo departamento pessoal/trabalhista, pois é o que mais costuma gerar demandas para a contabilidade.

Aqui na CF Contabilidade, por exemplo, nós sabemos que, a cada 10 contatos recebidos pelo nosso time operacional

– 5 se referem a assuntos de departamento pessoal;

– 4 são para a área fiscal;

– e apenas 1 para a área de contabilidade/legalização.

Ou seja, assim que você tiver um faturamento em torno de R$ 6.000,00 e houver uma demanda de 5 a 10 clientes ligando todos os dias para tirar dúvidas, é hora de pensar na contratação de um assistente para essa área.

Do contrário, você vai ter que se dedicar muito ao operacional e ficará preso ao mesmo faturamento.

É preciso abrir mão de parte do lucro líquido no início para ter um crescimento mais acelerado e sustentável ao longo do tempo.

Lembre-se que, neste ponto, o ideal é você ainda estar em home office trabalhando com esse funcionário remotamente, para não ter custos desnecessários.

2) Área fiscal

O segundo cargo no seu organograma contábil é um profissional para ajudar você no fiscal.

É quem ficará responsável por receber as notas fiscais do seu cliente, dar entrada no software, calcular os impostos, emitir carta de faturamento e outras obrigações fiscais.

Com isso, você livra boa parte do seu tempo para se dedicar a áreas mais complexas como a legalização e também para atrair clientes para o seu escritório contábil.

Esse profissional para o fiscal deve ser contratado quando seu faturamento estiver entre R$10 e R$12 mil reais.

Você pode estar se perguntando: “Mas tenho que pegar todo meu resultado para contratar mais gente?.

Se você quiser ter um crescimento rápido, sustentável e escalável, é exatamente isso o que você precisa fazer.

Você tem de primeiro estruturar o seu escritório contábil para depois recolher os frutos dele, como em qualquer outro negócio.

3) Área contábil

Agora que você já resolveu as áreas que mais demandam na estruturação do seu escritório contábil, é hora de tirar o peso de ter que fechar balanço, fazer o acompanhamento patrimonial e outras demandas da área contábil que fazem você perder tempo demais com seu cliente.

Um alerta importante é que esse profissional seja estudante de contabilidade ou tenha um CRC ativo, para trabalhar diretamente na área contábil. 

Para fazer este investimento, seu faturamento deve estar entre R$ 15 e R$ 18 mil

Neste ponto, o ideal é vocês ainda estarem em home office fazendo reuniões por videoconferência e se encontrando uma vez na semana, por exemplo.

Se você quer decolar lá na frente, o ideal é ainda não ter uma estrutura física, para que os investimentos sejam direcionados para a atração de novos clientes, enquanto você organiza o time que vai dar vazão ao operacional.

4) Legalização

Essa é a área mais complexa e, portanto, exige que seja desenvolvida por um profissional muito capacitado, analítico, curioso e altamente responsável.

É alguém que vai se dispor a ir a uma prefeitura tirar dúvidas, se debruçar num estudo mais profundo e que não vai sossegar enquanto não tiver todas as respostas detalhadas para as demandas dos seus clientes.

Você deve pensar nessa contratação quando seu faturamento já estiver entre R$25 e R$30 mil

No início, uma boa estratégia é utilizar o profissional do fiscal ou do contábil para essa tarefa, comissionando-os entre 30% e 40% do valor cobrado do seu cliente.

Assim, será um complemento importante para a renda deles, e você não fica com um profissional aí parado nos meses em que não tiver demandas de legalização.

5) Comercial: a área mais importante do seu negócio

Cada área operacional que você delega é para poder se dedicar mais ao comercial, que é o coração de qualquer negócio.

Quando já estiver faturando em torno de R$ 35 mil, o primeiro passo é buscar a ajuda de uma agência de marketing especializada para ajudar você a estruturar os canais de atração de novos clientes.

Essa agência não apenas vai desenvolver o seu site e produzir conteúdos, mas também gerar tráfego qualificado para trazer clientes em potencial.

Outro aspecto importante é contratar um assistente comercial para atender e fechar com esses prospectos que vão chegar através das estratégias digitais.

Em um primeiro momento, o principal foco dele é andar com você para conhecer os seus clientes, entender como você conversa com essas pessoas para fechar uma venda, acompanhar suas redes sociais e atuar lado a lado com a agência de marketing.

Ou seja, se você acaba de fazer uma reunião e precisa fazer uma proposta, é esse assistente comercial que vai cuidar disso para você e realizar o acompanhamento.

Na medida em que ele vai aprendendo, você pode treiná-lo para cuidar de todas as etapas do fechamento e liberar ainda mais o seu tempo para tarefas mais estratégicas.

Mas lembre-se: você nunca vai abandonar a área comercial, pois sempre precisarão ser realizadas melhorias contínuas — e ninguém melhor que o dono para assumir essa responsabilidade.

6) Financeiro

Cuidar do financeiro é algo, ao mesmo tempo, delicado e cansativo na estruturação do seu escritório contábil.

Afinal, essa é a área responsável pelo controle financeiro da sua empresa. E chega uma hora que se torna tedioso ficar ali emitindo os boletos, gerando as notas, cobrando os seus clientes etc.

É tão chato, que às vezes o empresário contábil pede a ajuda do cônjuge, da mãe, do sobrinho, enfim, ninguém gosta de ficar preso a essa área.

Mas se não gerenciar o financeiro corretamente, é comum a inadimplência explodir, já que não tem alguém olhando somente para essa atividade.

Então, quando já estiver faturando em torno dos seus R$ 45 mil, o ideal é contratar alguém para definir e acompanhar todos os processos de faturamento com seus clientes.

7) Recursos humanos

Essa é uma área fundamental e, infelizmente, pouco valorizada ao se estruturar uma empresa de contabilidade.

Imagine que, se você já está faturando R$ 50 mil com cinco ou seis pessoas na operação, é preciso ter alguém para ajudar você a cuidar desses profissionais.

Esse profissional vai ajudar você a:

– Criar uma cultura organizacional;

– Recrutar novos profissionais;

– Aumentar a satisfação e a produtividade dos seus colaboradores;

– Dar feedbacks constantes para o seu time;

– Desenhar os checklists de tarefas de cada área;

– Desenvolver um calendário de treinamentos;

– Desenhar um plano de carreira;

– Auxiliar nas demissões;

– Assegurar que seus clientes estejam tendo um atendimento assertivo e humanizado de todos os colaboradores.

É aqui também que você já deve pensar em começar a trazer sua equipe para um ambiente físico e presencial em tempo integral

8) TI, qualidade, sucesso do cliente: estruture conforme sua necessidade

Neste ponto, o seu escritório contábil já está muito mais maduro e caberá a você identificar quais áreas vão merecer mais atenção e novos profissionais.

Você pode ver a necessidade, por exemplo, de contratar uma auxiliar de TI para ajudar na manutenção dos equipamentos e resolver os problemas de forma mais rápida.

Ou então, se os seus clientes estão com problemas na área financeira, seu escritório pode ter alguém especificamente para cuidar de consultoria financeira.

Outras áreas importantes são as de pós-venda e sucesso do cliente, que vão garantir a satisfação e o encantamento dos seus clientes, aumentando a fidelização e a indicação de novas empresas.

O departamento de qualidade também será essencial para implantar e acompanhar processos em larga escala para garantir o bom atendimento aos seus clientes, quando já tiver uma carteira com centenas de empresas.

Além disso, precisará definir indicadores para todas as áreas e outros detalhes importantes para o crescimento do negócio.

Como a franquia de contabilidade ajuda na estruturação do seu escritório contábil

A franquia de contabilidade oferece todo apoio para você crescer rápido e de maneira escalável.

Afinal, você poderá desde o início trabalhar com os melhores softwares contábeis do mercado, terá apoio da franqueadora em todas as etapas de crescimento e poderá terceirizar os clientes que não quiser atender.

Ou seja, você não precisará inchar o seu escritório com funcionários para atender demandas operacionais básicas e poderá focar em áreas mais estratégicas.

Temos diversos franqueados, por exemplo, que atendem mais de 30 clientes sem precisar de um funcionário fixo ou com apenas um assistente contábil.

É o caso, por exemplo, da Tatiane Tenório, da CF Tenório, que utiliza o nosso serviço de BackOffice para atender parte de seus clientes e ter mais tempo para prospectar e oferecer uma consultoria financeira mais estratégica.

“Já estou com mais de 30 clientes e recentemente peguei uma empresa bem grande. Como eu ainda não tenho funcionário, terceirizei o atendimento para o Backoffice e pretendo fazer isso com outros dois que estão entrando”, comenta Tatiane.

Se você quiser entender melhor como funciona a franquia contábil, agende aqui uma conversa com nosso time de especialistas para tirar todas suas dúvidas:

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