A partir do momento em que você tem dois ou mais funcionários, é fundamental criar o organograma do escritório contábil.
Isso nada mais é do que um mapa geral que vai dar clareza em relação às atribuições de cada área, trazendo uma série de benefícios para a sua empresa.
Benefícios de ter o organograma do escritório contábil
As principais vantagens de criar um organograma para o seus escritório contábil são as seguintes:
Melhora da comunicação entre as áreas
Quando cada funcionário conhece as suas atribuições e como se relaciona com as outras áreas, isso evita uma série de problemas.
Por exemplo, aqui na CF Contabilidade, dentro do processo de atração de clientes, nós temos bem definido até onde a área de marketing atua e em que momento ela passa a bola para o departamento comercial fazer o fechamento.
Da mesma forma, o comercial tem detalhados os processos até o fechamento do contrato e em que situações deve envolver as outras áreas.
Se você não tem essa clareza, uma série de problemas vão aparecer e gerar erros por falta de conexão entre os departamentos.
Aumento da produtividade
O organograma é fundamental para cada colaborador entender o seu papel na empresa e, assim, se concentrar somente nas atividades da sua área.
Depois que essa pessoa executa o mesmo processo do seu setor repetidas vezes, sem precisar se distrair com outras funções, seu trabalho se torna muito mais ágil e bem feito.
Redução de erros
Havendo uma maior clareza em relação aos processos e às obrigações de cada colaborador, automaticamente são reduzidos os erros operacionais.
E na contabilidade, como você sabe, menos erros significam redução de multas e maior rentabilidade para o escritório.
Melhora da gestão do escritório contábil
Com todos os processos e atribuições bem definidos, você passa a saber exatamente como medir o sucesso de cada área e fazer a gestão do escritório contábil de forma mais assertiva.
O setor comercial, por exemplo, pode ter uma meta de fechamento de cinco contratos por mês.
Já na área trabalhista uma meta interessante é definir quantas folhas de pagamento deverão ser fechadas mensalmente – sem erros e dentro do prazo.
Assim, fica muito mais simples premiar esses colaboradores e criar uma cultura de meritocracia dentro do negócio.
Como montamos o organograma contábil da CF Contabilidade
Quando começamos, lá no início, a desenvolver o organograma contábil da CF, não havia sequer os funcionários necessários para preencher todos os setores.
Nós tínhamos uma pessoa responsável pelo contábil e fiscal, uma na área trabalhista e uma na legalização e certificação digital.
E eu, mesmo sem entender muito bem, fazia o papel do comercial para prospectar clientes contábeis, mas ainda sem nenhum tipo de estratégia.
Mesmo assim, essa organização do organograma do escritório contábil foi fundamental para destrinchar e detalhar as atribuições de cada um.
Quem faz a compra de insumos? Quem faz o contato com o cliente? Quem assina e arquiva os contratos?
Tudo isso deve estar descrito no detalhe para não haver dúvidas de quem é o responsável por cada acontecimento dentro da empresa.
Do contrário, o colaborador fará as atividades que ele considera mais importante, com base no “achismo” e não no processo que deve ser seguido.
Ao longo do tempo, fomos inserindo ainda novas áreas como Recursos Humanos, TI e Qualidade, por exemplo.
Definindo as instruções de trabalho para cada área
O organograma do escritório contábil é apenas o primeiro passo para criar uma melhor organização e definir as atribuições na empresa.
Em seguida, você deve criar a instruções de trabalho, que é escrever de forma bem detalhada e minuciosa as atividades de cada colaborador.
Assim, você não comete o erro que tivemos no início aqui da CF. Na tentativa de explicar as atribuições na prática para cada funcionário, o processo era muito demorado e sempre acabávamos esquecendo um detalhe importante.
Mas quando você tem ali um documento descrevendo todo o passo a passo, com prints de tela do software e uma explicação clara, fica muito mais simples.
Modelo de organograma de escritório contábil
É importante você saber que não existe um modelo de organograma ideal que vá funcionar para todas as empresas contábeis.
Você deve buscar modelos para se inspirar e adotar o que faz mais sentido para o momento do seu negócio.
Outro aspecto importante é que seu organograma nunca estará 100% pronto. Aqui mesmo na CF estamos sempre modificando, conforme vão surgindo novas necessidades.
Veja aqui o nosso organograma mais atual.
Você tem medo de crescer seu escritório contábil? Existe uma boa solução para isso
Toda vez que eu mostro esse detalhamento das áreas de uma empresa contábil, eu percebo um certo receio nos empresários contábeis de crescer tanto o seu negócio.
Mas, ao mesmo tempo, todos eles também gostariam de ter um lucro líquido maior, se livrarem do operacional e crescerem com qualidade de vida.
Uma boa solução para quem quer crescer de forma enxuta é optar pela terceirização de uma boa parte dos serviços contábeis.
Ou seja, você se concentra apenas em trazer clientes e criar um bom relacionamento com eles, deixando a parte operacional para um parceiro tocar.
Nós fazemos isso com os nossos franqueados contábeis aqui na CF Contabilidade.
É o caso, por exemplo, do franqueado Carlos Gomes, que tinha o seu próprio escritório contábil e optar por convertê-lo em franquia e terceirizar parte dos seus serviços para o nosso BackOffice.
“Essa foi a melhor decisão que tomei na minha vida, porque agora consigo focar mais na área estratégica da empresa”, afirma ele.
A franqueada Tatiane Tenório, da CF Tenório, também utiliza o nosso serviço de BackOffice para atender parte de seus clientes e ter mais tempo para prospectar e oferecer uma consultoria financeira mais estratégica.
“Já estou com mais de 30 clientes e recentemente peguei uma empresa bem grande. Como eu ainda não tenho funcionário, terceirizei o atendimento para o Backoffice e pretendo fazer isso com outros dois que estão entrando”, comenta Tatiane.
Ou seja, neste modelo de negócio, você pode ter faturamentos de mais de seis dígitos com poucos funcionários, dependendo da sua área de atuação.
Quer saber mais sobre a terceirização contábil e se vale a pena ter uma franquia contábil?
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