A melhor forma de iniciar seu negócio hoje é abrir um escritório de contabilidade online.
Assim você reduz custos com um modelo de contabilidade 100% em Home Office e pode atender clientes de várias regiões do país.
Mas como abrir um escritório contábil digital e fazer esse negócio dar certo?
Ao longo dos meus últimos 20 anos, ajudei a criar diversos negócios contábeis e pude mentorear centenas de empresários contábeis nessa nova era digital.
Com base nessa experiência, vou ajudar você a traçar um plano simples e eficiente para abrir sua Contabilidade digital sem ter medo da concorrência.
Conceito de Contabilidade online
A contabilidade online é uma evolução natural da nossa profissão — e é um modelo que deve ser adotado por qualquer empresa contábil que queira sobreviver daqui em diante.
Nesse modelo, o contador realiza todas as suas atividades remotamente, sem a necessidade de um espaço físico tradicional ou contato presencial constante com os clientes.
Isso, na verdade, vai muito além de uma simples mudança de local de trabalho. Trata-se de uma transformação completa na forma de pensar e executar os serviços contábeis.
Uma das principais vantagens é a acessibilidade. Tanto o contador quanto o cliente podem acessar informações e documentos a qualquer momento, de qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a internet.
Além disso, a contabilidade online permite uma maior automação de processos repetitivos, liberando tempo para que o contador se dedique a atividades mais estratégicas e de maior valor percebido pelos clientes.
Por que montar um escritório de contabilidade online?
São vários os benefícios de se abrir um escritório de contabilidade online, como:
- Redução de custos operacionais: Eliminação ou redução significativa de gastos com aluguel e manutenção de espaço físico.
- Flexibilidade geográfica: Possibilidade de atender clientes de qualquer localidade, ampliando consideravelmente o mercado potencial.
- Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional: Maior flexibilidade de horários e eliminação do tempo gasto com deslocamentos.
- Aumento da produtividade: Automação de tarefas repetitivas, com foco em atividades de maior valor agregado.
- Atendimento mais ágil e eficiente: Comunicação digital e acesso instantâneo a informações que permitem respostas mais rápidas às demandas dos clientes.
- Facilidade de escalar o negócio: Expansão mais fácil e menos custosa da operação para atender um número maior de clientes ou oferecer novos serviços.
- Maior segurança e backup de dados: Sistemas em nuvem oferecem maior segurança e facilidade de backup em comparação com métodos tradicionais.
- Possibilidade de oferecer serviços 24/7: Plataformas online permitem que clientes acessem informações e solicitem serviços a qualquer hora.
Como montar uma Contabilidade online
Para montar uma contabilidade online, você vai precisar seguir 5 passos simples de se colocar em prática.
1) Estude sobre os principais sistemas contábeis
O primeiro passo para montar uma contabilidade online bem-sucedida é fazer um estudo profundo dos principais sistemas contábeis disponíveis no mercado.
Procure por sistemas que ofereçam uma solução completa, integrando contabilidade, fiscal, folha de pagamento e gestão empresarial.
Aqui estão alguns pontos importantes para você analisar:
- Facilidade de uso e interface intuitiva;
- Capacidade de integração com outros sistemas e bancos;
- Segurança e conformidade com as normas de proteção de dados;
- Qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor;
- Frequência de atualizações para adequação às mudanças na legislação.
Não se limite apenas a ler sobre os sistemas.
Busque opiniões de outros contadores que já utilizam esses sistemas em fóruns online, grupos profissionais em redes sociais e eventos da área.
E antes de contratar qualquer plataforma, solicite antes um período de teste para ter certeza se o sistema vai lhe atender e se terá um suporte rápido para as dúvidas do dia a dia.
2) Defina os sistemas que você vai utilizar
Após um estudo aprofundado, chegou o momento de definir quais sistemas você utilizará em seu escritório de contabilidade online.
Considere não apenas um sistema contábil principal, mas um ecossistema de ferramentas que trabalhem em conjunto para cobrir todas as necessidades do seu negócio, como:
- Sistema de contabilidade e fiscal;
- Software de folha de pagamento;
- Ferramenta de gestão de documentos;
- Plataforma de comunicação com clientes;
- Sistema de gestão de projetos e tarefas;
- Ferramenta de assinatura digital;
- Dentre outros.
Ao escolher seus sistemas, pense na integração entre eles.
Quanto mais integradas forem suas ferramentas, mais fluido será seu fluxo de trabalho. Busque soluções que ofereçam APIs ou integrações nativas com outros softwares populares.
Considere também a escalabilidade dos sistemas. Escolha soluções que possam crescer com seu negócio, evitando a necessidade de mudanças drásticas no futuro.
3) Mapeie os processos contábeis
Com os sistemas definidos, é hora de mapear os processos contábeis que seu escritório online irá executar. Este passo é fundamental para garantir eficiência, padronização e qualidade nos serviços prestados.
Comece listando todos os serviços que você pretende oferecer, como contabilidade geral, fiscal, folha de pagamento, consultoria, entre outros.
Para cada serviço, detalhe todas as etapas necessárias, desde o recebimento de informações do cliente até a entrega final do trabalho.
Por exemplo, para o processo de fechamento mensal, você pode ter etapas como:
- Recebimento de documentos do cliente;
- Classificação e organização dos documentos;
- Lançamentos contábeis;
- Conciliação bancária;
- Apuração de impostos;
- Geração de guias de pagamento;
- Elaboração de demonstrativos financeiros;
- Envio de relatórios ao cliente;
- Etc.
Para cada etapa, defina:
- Responsável pela execução;
- Ferramentas ou sistemas a serem utilizados;
- Prazos estimados;
- Pontos de controle e verificação;
- Etc.
Utilize ferramentas de mapeamento de processos, como fluxogramas ou softwares especializados, para visualizar melhor o fluxo de trabalho.
E documente todos os processos de forma clara e acessível para o treinamento de novos membros da equipe.
4) Automatize ao máximo o seu operacional
Se você quer ter um escritório contábil online, precisará de um olhar especial para a automação das tarefas repetitivas.
É isso que vai fazer sua operação ganhar eficiência e produtividade, liberando seu tempo para atrair clientes e pensar mais estrategicamente.
Alguns exemplos de automação em escritório contábil incluem:
- Cálculo e emissão de guias de impostos;
- Importação de extratos bancários;
- Classificação automática de despesas;
- Geração de relatórios periódicos;
- Envio automático de lembretes aos clientes;
- Automação de cobrança;
- Dentre outros.
Muitos softwares contábeis já vêm com recursos de automação integrados, como reconciliação bancária automática e lançamentos recorrentes.
Você pode usar também ferramentas de RPA (Robotic Process Automation)programadas para executar tarefas específicas em diferentes sistemas, simulando ações humanas.
Implemente um sistema de gestão de documentos que utilize OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair automaticamente informações de notas fiscais e outros documentos, eliminando a necessidade de digitação manual.
Hoje em dia existem inteligências artificiais para escritórios contábeis que auxiliam demais em todos os processos do escritório, como o Consultor Digital Conrado (CDC).
5) Coloque seu plano em prática mesmo sem estar perfeito
É natural querer que tudo esteja perfeito antes de começar, mas a realidade é que o aprendizado mais valioso virá da prática.
Comece com um “MVP” (Mínimo Produto Viável) do seu escritório online.
Isso significa implementar as funcionalidades essenciais que permitem que você comece a atender os clientes, mesmo que nem todos os processos estejam 100% otimizados.
Selecione um grupo pequeno de clientes para iniciar. Escolha aqueles que você já conhece bem e que estão abertos a dar feedback sobre sua nova abordagem online.
Seja transparente com eles sobre o processo de implementação e valorize a opinião deles para melhorias contínuas.
Implante seus processos mapeados e sistemas escolhidos, mas esteja preparado para fazer ajustes rápidos.
A teoria nem sempre se traduz perfeitamente na prática, e você provavelmente descobrirá áreas que precisam de refinamento assim que começar a trabalhar.
Não se desanime com os inevitáveis contratempos. Cada problema resolvido é um passo em direção a um sistema mais completo.
Como se diferenciar das grandes Contabilidades Online
Um medo comum ao se abrir uma Contabilidade Online é o medo de concorrer com gigantes do setor como Contabilizei e Agilize, por exemplo.
Mas você não precisa se comparar com elas, até mesmo porque o modelo de precificação dessas empresas não é replicável para escritórios menores.
Para criar diferenciais no seu escritório contábil online, pense em um atendimento mais próximo e personalizado.
Enquanto as grandes empresas podem ser um pouco engessadas e padronizadas, você tem a chance de criar uma conexão real com seus clientes.
Isso significa responder rápido, entender as dores específicas de cada um e entregar soluções sob medida.
Outra dica é se especializar. Escolha um nicho e torne-se um expert nesse segmento.
E claro, não podemos esquecer da inovação. Use a tecnologia a seu favor para melhorar a experiência do cliente e tornar seus processos mais eficientes.
Como atrair clientes para seu escritório contábil
Não adianta ter um processo maravilhoso se você não tiver uma entrada crescente de clientes todos os meses, certo?
Existem várias formas de atrair clientes contábeis que ensinamos aos nossos franqueados da CF, como:
- Pedir indicação para seus amigos pelo Whatsapp;
- Criar uma conta no Google Meu Negócio e otimizar ao máximo seu perfil;
- Criar um site e produzir conteúdos com foco em ranquear no Google para palavras-chave específicas;
- Criar conteúdo nas redes sociais e impulsionar para um público estratégico;
- Participar de eventos na sua região para fazer networking;
- Criar uma landing page no seu site para um segmento específico e gerar tráfego via Google Ads;
- Etc.
Você pode começar pelo mais básico e contratar uma agência de marketing contábil para ajudar a definir estratégias de marketing na Contabilidade mais certeiras.
Por que avaliar o modelo de franquia contábil
A franquia de contabilidade já vem com um modelo pronto de escritório contábil online, testado e validado por centenas de outros franqueados.
Aqui na franquia da CF, por exemplo, você conta com:
- Acesso gratuito aos melhores softwares contábeis do mercado;
- Automatizações prontas para você usar no seu negócio;
- Terceirização contábil para os clientes que você não quiser atender;
- Inteligência artificial própria para aumentar a produtividade em todas as áreas do seu escritório;
- Suporte da franqueadora em até 1 minuto para suas dúvidas do dia a dia;
- Mentorias e treinamentos de vendas, gestão, tecnologia e outros temas para acelerar o crescimento do seu escritório;
- Suporte de TI;
- Networking diário com mais de 300 empresários contábeis de todas as regiões do país que se ajudam mutuamente;
- Dentre outros benefícios.
Se você quer saber mais sobre o modelo de franquia da CF, agende uma conversa sem compromisso com nosso time de especialistas pelo formulário abaixo:
