A tecnologia pode apoiar a organização de informações, a análise de dados e a comunicação com clientes. Entenda como incorporar esses recursos à rotina contábil com critério.

A inteligência artificial vem ampliando as possibilidades de atuação dos escritórios contábeis. O tema ganhou espaço no Portal Contábeis, que dedicou um encontro à aplicação prática da tecnologia e às oportunidades para os profissionais do setor.

Para quem administra um escritório ou depende das informações contábeis para conduzir uma empresa, a questão é concreta: em quais tarefas a IA pode ajudar e como avaliar se o resultado é confiável?

O ponto de partida é identificar uma necessidade da operação. Organizar documentos, preparar uma explicação para o cliente ou investigar uma variação nas despesas são problemas diferentes e exigem ferramentas, informações e critérios de revisão diferentes.

Onde a inteligência artificial pode apoiar o trabalho contábil?

As aplicações dependem dos recursos da ferramenta escolhida e da qualidade dos dados disponíveis. Como possibilidades de uso, vale avaliar:

• Organização de documentos: extrair informações e sugerir classificações para posterior conferência.
• Análise de dados: apoiar a identificação de variações e registros que merecem investigação.
• Comunicação com clientes: preparar versões iniciais de comunicados e explicações em linguagem acessível.
• Documentação de processos: transformar procedimentos já validados pela equipe em instruções de trabalho.
• Relatórios gerenciais: ajudar a estruturar comentários sobre indicadores previamente conferidos.

Esses usos precisam ter objetivos delimitados. Pedir uma análise genérica da empresa é diferente de solicitar a comparação de determinada despesa entre dois períodos, com indicação dos registros que sustentam a resposta.

Como isso pode funcionar na prática?

Imagine um escritório que prepara relatórios mensais para seus clientes. Uma proposta de aplicação seria utilizar uma base autorizada e conferida para elaborar uma primeira versão dos comentários sobre receitas e despesas.

O profissional responsável revisaria os números, investigaria as causas das variações e ajustaria a explicação ao contexto do negócio. Um aumento de despesa, por exemplo, poderia decorrer de uma contratação planejada, de um pagamento extraordinário ou de um erro de classificação.

Nesse fluxo, o critério de sucesso seria a qualidade do relatório entregue e o tempo total necessário para produzi-lo, incluindo a revisão.

Quais cuidados devem acompanhar o uso da IA?

Ferramentas de IA generativa podem produzir respostas incorretas com aparência convincente. Também existem riscos relacionados à privacidade e à segurança das informações. O NIST, instituição de referência em padrões tecnológicos, aborda esses riscos em seu guia de gestão de IA generativa.

Na rotina contábil, recomendamos conferir números, cálculos e referências antes de utilizar uma resposta. Quando o assunto envolver legislação, a revisão deve considerar a fonte oficial, sua vigência e o enquadramento do cliente.

Também é necessário definir quais informações podem ser utilizadas em cada ferramenta. Documentos de clientes, dados de empregados e informações financeiras exigem avaliação das condições de acesso, armazenamento e uso pelo fornecedor.

Como começar de forma organizada?

Nossa sugestão é escolher uma atividade pequena, frequente e fácil de revisar, como a preparação de comunicados a partir de orientações já aprovadas.

Antes do teste, registre quanto tempo a tarefa costuma levar e quais erros precisam ser evitados. Durante a avaliação, acompanhe o tempo gasto na produção e na conferência, além da quantidade de ajustes necessários.

Defina um responsável pela validação e documente o procedimento que funcionar. A expansão para outras atividades deve acompanhar os resultados observados.

O que muda na relação com o cliente?

O ganho mais relevante para o cliente aparece quando a tecnologia contribui para informações claras, entregas consistentes e mais espaço para discutir o negócio.

Para isso, o escritório precisa conectar o uso da IA às necessidades de quem atende: compreender os resultados, antecipar problemas e tomar decisões com informações verificadas.

Quer entender como uma contabilidade próxima da gestão pode contribuir para sua empresa? Converse com a equipe da CF Contabilidade.

Fontes: Portal Contábeis — Inteligência Artificial e sua aplicabilidade na contabilidade; NIST — perfil de gestão de riscos de IA generativa.