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Simples Nacional: O que é, como funciona e como calcular

Notebook mostrando a logo do Simples Nacional

Simplificar o pagamento de impostos em uma única guia e reduzir a cobrança de tributos em comparação com outros regimes tributários.

Com essas duas grandes promessas, o Simples Nacional se tornou a principal escolha de modelo de tributação dos micro, pequenos e médios empresários.

A seguir, vamos entender melhor como funciona o Simples Nacional, quem pode optar por esse regime e como calcular os impostos.

O que é o Simples Nacional?

Criado pela Lei Complementar nº 123 de 2006, o Simples Nacional permte que vários impostos federais, estaduais e municipais sejam pagos de uma vez só, em uma única guia. 

Basicamente, é uma maneira mais simplificada e menos dolorosa de lidar com os tributos, oferecendo um pouco de alívio em meio à burocracia fiscal.

Quais são os impostos do Simples Nacional?

No Simples, você consegue unir 8 impostos em uma só guia.

Os impostos inclusos são: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e INSS patronal. 

Qual o limite de faturamento do Simples Nacional?

Para ser elegível a esse regime simplificado, o faturamento da empresa não pode ultrapassar R$ 4,8 milhões por ano

Quais empresas podem aderir ao Simples Nacional?

De um modo geral, são elegíveis ao Simples Nacional as empresas que tenham um faturamento anual de até R$ 4,8 milhões.

Passando disso, é preciso se desenquadrar e optar pelo Lucro Presumido ou Lucro Real.

Existem também algumas exceções de empresas que não podem aderir ao Simples, mesmo tendo a faixa de faturamento abaixo do teto.

Antes de aderir a qualquer regime tributário, é fundamental contar com o auxílio de um escritório de contabilidade.

A CF Contabilidade é a maior rede de escritórios contábeis do país, com mais de 300 unidades espalhadas por todos os Estados. Solicite aqui o diagnóstico de um especialista próximo de você.

Quem não pode optar pelo Simples Nacional?

O Simples Nacional, apesar de ser uma ótima escolha para muitos empresários, não está disponível para todas as situações. 

Existem regras específicas que determinam quem não pode aderir a esse regime tributário. 

Faturamento

  • Empresas que faturam mais de R$ 4,8 milhões em 12 meses estão automaticamente desqualificadas para optar pelo Simples Nacional.

Estrutura societária

  • Empresas com CNPJ no quadro societário também não podem ser optantes.
  • O CPF dos sócios não pode estar vinculado a empresas cuja soma dos faturamentos exceda R$ 4,8 milhões.

Tipo de sociedade

  • Sociedades Anônimas (S.A.) estão fora da opção do Simples Nacional.

Atividades impeditivas

  • Bancos e corretoras de valores.
  • Empresas de transporte intermunicipal e interestadual.
  • Empresas geradoras, transmissoras e distribuidoras de energia elétrica.
  • Importadoras ou fabricantes de automóveis e motocicletas.
  • Importadoras de combustíveis.
  • Produtores ou vendedores no atacado de produtos como cigarros, armas de fogo, munições e explosivos.
  • Empresas de sessão e locação de mão-de-obra.
  • Empresas que se dedicam ao loteamento e incorporação de imóveis.

Débitos fiscais

  • Empresas com débitos fiscais não podem aderir ao Simples

Como funcionam as alíquotas do Simples Nacional

As alíquotas do Simples Nacional são como degraus que, de certa forma, acompanham o crescimento da sua empresa. 

Elas variam conforme a atividade e o faturamento da empresa. Existem seis anexos, cada um com uma tabela de alíquotas própria que vai de 4% a 33,5%. 

A ideia por trás é simples: quanto mais a empresa fatura, maior a alíquota. 

Mas, claro, ainda é um caminho mais suave se comparado a outros regimes tributários.

Conheça os anexos do Simples Nacional e suas respectivas alíquotas por faixa de faturamento

A tabela do Simples Nacional é conhecida por seus cinco anexos, que determinam quanto cada empresa deverá pagar de impostos a depender da sua atividade.

De um modo geral, os anexos correspondem às seguintes atividades:

  • Anexo I: Comércio
  • Anexo II: Indústrias
  • Anexo III: Prestadores de Serviço que exercem atividade de prestação de serviço referente a comércio e indústria.
  • Anexo IV: Serviços como limpeza, vigilância, obras, construção de imóveis, serviços advocatícios.
  • Anexo V: Serviços como auditoria, jornalismo, tecnologia, publicidade, engenharia, entre outros.

Aqui estão as alíquotas e faixas de faturamento de acordo com alguns dos anexos:

Anexo I

Faixa de Faturamento (em 12 meses)Alíquota (%)Dedução por Faixa (em R$)
Até R$ 180 mil4,0R$ 0,00
De R$ 180 mil a R$ 360 mil7,3R$ 5.940,00
De R$ 360 mil a R$ 720 mil9,5R$ 13.860,00
De R$ 720 mil a R$ 1,8 milhão10,7R$ 22.500,00
De R$ 1,8 milhão a R$ 3,6 milhões14,3R$ 87.300,00
De R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões19,0R$ 378.000,00

Anexo II 

Faixa de Faturamento (em 12 meses)Alíquota (%)Dedução por Faixa (em R$)
Até R$ 180 mil4,5R$ 0,00
De R$ 180 mil a R$ 360 mil7,8R$ 5.940,00
De R$ 360 mil a R$ 720 mil10,0R$ 13.860,00
De R$ 720 mil a R$ 1,8 milhão11,2R$ 22.500,00
De R$ 1,8 milhão a R$ 3,6 milhões14,7R$ 85.500,00
De R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões30,0R$ 720.000,00

Anexo III

Faixa de Faturamento (em 12 meses)Alíquota (%)Dedução por Faixa (em R$)
Até R$ 180 mil6,0R$ 0,00
De R$ 180 mil a R$ 360 mil11,2R$ 9.360,00
De R$ 360 mil a R$ 720 mil13,5R$ 17.640,00
De R$ 720 mil a R$ 1,8 milhão16,0R$ 35.640,00
De R$ 1,8 milhão a R$ 3,6 milhões21,0R$ 125.640,00
De R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões33,0R$ 648.000,00

Anexo IV 

Faixa de Faturamento (em 12 meses)Alíquota (%)Dedução por Faixa (em R$)
Até R$ 180 mil4,5R$ 0,00
De R$ 180 mil a R$ 360 mil9,0R$ 8.100,00
De R$ 360 mil a R$ 720 mil10,2R$ 12.420,00
De R$ 720 mil a R$ 1,8 milhão14,0R$ 39.780,00
De R$ 1,8 milhão a R$ 3,6 milhões22,0R$ 183.780,00
De R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões33,0R$ 828.000,00

Anexo V 

Faixa de Faturamento (em 12 meses)Alíquota (%)Dedução por Faixa (em R$)
Até R$ 180 mil15,5R$ 0,00
De R$ 180 mil a R$ 360 mil18,0R$ 4.500,00
De R$ 360 mil a R$ 720 mil19,5R$ 9.900,00
De R$ 720 mil a R$ 1,8 milhão20,5R$ 17.100,00
De R$ 1,8 milhão a R$ 3,6 milhões23,0R$ 62.100,00
De R$ 3,6 milhões a R$ 4,8 milhões30,5R$ 540.000,00

Como funciona o cálculo do Simples Nacional

Como vimos mais acima, cada atividade pode se enquadrar em determinado anexo do Simples Nacional, impactando diretamente na alíquota que será cobrada.

A faixa de faturamento é outro critério que vai impactar na alíquota.

Além disso, para empresas que ultrapassam a primeira faixa de faturamento (Até R$ 180 mil/ano), é necessário calcular a alíquota efetiva. 

Essa alíquota leva em consideração o faturamento acumulado nos últimos 12 meses e é calculada com base na fórmula:

Alíquota Efetiva = (Faturamento Acumulado x Alíquota do Anexo – Dedução da Tabela) / Faturamento Acumulado

Exemplo de cálculo do Simples Nacional

Difícil de entender? Vai ficar mais fácil agora com um exemplo prático.

Suponha que sua empresa esteja no Anexo III e teve um faturamento acumulado nos últimos 12 meses de R$ 400.000,00.

Ou seja, ela está na terceira faixa de faturamento, que é de R$ 360.000,01 a R$ 720.000,00, com alíquota de 13,5% e dedução de R$ 17.640,00, conforme a tabela acima.

Para calcular a alíquota efetiva, usaremos a fórmula:

Alíquota Efetiva = (Faturamento Acumulado x Alíquota do Anexo – Dedução da Tabela) / Faturamento Acumulado

Alíquota Efetiva = (R$ 400.000,00 x 13,5% – R$ 17.640,00) / R$ 400.000,00

Alíquota Efetiva = (R$ 54.000,00 – R$ 17.640,00) / R$ 400.000,00

Alíquota Efetiva = R$ 36.360,00 / R$ 400.000,00

Alíquota Efetiva = 9,09%

Portanto, a alíquota efetiva para sua empresa com um faturamento acumulado de R$ 400.000,00 no Anexo III é de 9,09%. 

Isso significa que, para calcular o valor do Simples Nacional a pagar no mês, você multiplicaria esse percentual pelo faturamento do mês em questão.

Como o fator R impacta no cálculo do Simples Nacional?

O Fator R foi criado para beneficiar aqueles que investem em pessoas, ou seja, para valorizar empresas que têm funcionários ou pagam pró-labore aos sócios. 

O cálculo é feito mensalmente e pode ajudar você a economizar uma quantia significativa em impostos.

A ideia por trás do Fator R é simples: ele ajusta a tributação considerando a relação entre a folha de pagamento e o faturamento da empresa nos últimos 12 meses. 

Isso significa que, se sua empresa gasta uma parte considerável de seus ganhos com pessoal, você pode pagar menos impostos.

Como fazer o cálculo do Fator R no Simples Nacional

Aqui está como fazer esse cálculo:

  • Some o faturamento da sua empresa dos últimos 12 meses.
  • Some o valor total da folha de pagamento dos últimos 12 meses, incluindo salários de funcionários e pró-labore dos sócios.
  • Divida o total da folha de pagamento pelo total do faturamento.
  • O resultado será o seu Fator R.

Se o seu Fator R for maior ou igual a 28%, você poderá utilizar uma tabela de alíquotas mais baixas. 

Se for inferior a 28%, a tabela utilizada será outra com alíquotas mais elevadas.

Agora, vamos exemplificar isso com números reais. 

Digamos que sua empresa tenha faturado R$ 150 mil nos últimos 12 meses e sua folha de pagamento (incluindo pró-labore) tenha sido de R$ 55 mil. 

O cálculo do Fator R fica assim:

Fator R = (R$ 55.000,00 / R$ 150.000,00) x 100

Fator R = (0,3667) x 100

Fator R = 36,67%

Neste caso, o Fator R é igual a 36,67%, o que significa que ele é maior que 28%. 

Isso indica que você pode utilizar uma tabela de alíquotas mais baixas, o que pode resultar em economia de impostos para sua empresa.

Leia também: Como pagar menos impostos no Simples Nacional

Quando é possível optar pelo Simples Nacional?

Existem dois momentos para optar pelo regime tributário do Simples Nacional:

1ª possibilidade: Abertura da empresa

  • Prazo de 60 dias: Se você abriu uma empresa recentemente, tem um prazo de 60 dias a partir do deferimento da abertura do CNPJ para solicitar essa opção.
  • Prazo de 30 dias para Inscrição Municipal ou Estadual: Além disso, há um segundo prazo, de 30 dias, que começa a contar a partir do deferimento da inscrição Municipal ou Estadual, quando aplicável. Ou seja, sem essa inscrição deferida, você não consegue optar pelo Simples Nacional.

Observação importante

Esses prazos podem se sobrepor, mas nunca ultrapassar o limite de 60 dias desde a abertura do CNPJ. 

Por exemplo, se o deferimento da inscrição Municipal ocorreu 35 dias após a abertura do CNPJ, você só terá mais 25 dias para fazer a solicitação, apesar de o prazo regular para inscrição Municipal ser de 30 dias.

2ª possibilidade: Janeiro do ano-calendário

Se a sua empresa já estava operando sob outro regime ou foi excluída do Simples, o único mês disponível para a mudança é janeiro de cada ano. 

Portanto, se não fez a opção em janeiro deste ano, terá de aguardar até o próximo.

Como optar pelo Simples Nacional

Antes mesmo de escolher o regime tributário, é fundamental ter o auxílio de um profissional contábil especializado no seu segmento.

Isso porque existem muitas variáveis em jogo para entender se o Simples é a melhor opção para o seu negócio.

Além disso, são várias as etapas necessárias para fazer essa escolha e qualquer erro pode causar o indeferimento.

As etapas são as seguintes:

  1. Acesse o site do Simples Nacional: Entre na plataforma do Simples e vá até a opção de solicitação.
  2. Use o código de acesso ou certificado digital: Para entrar no sistema, você precisará do código de acesso da empresa ou do certificado digital.
  3. Declaração de não impedimento: Uma série de declarações vai aparecer na tela. Leia atentamente e confirme.
  4. Data do último deferimento: Nessa parte, insira a data que consta no seu alvará, mostrando quando sua inscrição Municipal ou Estadual foi deferida. Errou essa data? O sistema indeferirá o pedido.

Cuidados adicionais para evitar o indeferimento do pedido de enquadramento no Simples

  • Certifique-se de que sua empresa possui inscrição Municipal e, se necessário, Estadual. Sem isso, você está barrado no Simples.
  • Já possui o alvará emitido? Se não, resolva isso primeiro para evitar indeferimento automático do pedido.

Leia também: Como abrir uma Microempresa passo a passo

Dúvidas frequentes sobre o Simples Nacional

Qual a diferença entre Simples Nacional e MEI?

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado que engloba empresas com faturamentos variados, oferecendo diferentes faixas de tributação de acordo com o faturamento e a atividade da empresa. 

Por outro lado, o MEI (Microempreendedor Individual) é uma modalidade do Simples Nacional destinada a empreendedores individuais com faturamento anual limitado, atualmente de até R$ 81 mil, e possui tributação fixa e simplificada. 

Ambos são regimes simplificados, mas o MEI é uma categoria específica dentro do Simples Nacional.

Qual a diferença entre Simples Nacional e Lucro Presumido?

A principal diferença entre o Simples Nacional e o Lucro Presumido está na forma de cálculo dos impostos. 

O Simples Nacional é um regime simplificado que calcula os impostos com base no faturamento da empresa, enquanto o Lucro Presumido considera uma margem de lucro pré-determinada para calcular os tributos. 

O Simples é geralmente mais vantajoso para empresas de menor porte, enquanto o Lucro Presumido é mais comum em empresas maiores.

Simples Nacional para comércio é sempre a melhor opção?

A escolha entre o Simples Nacional e outros regimes tributários, como o Lucro Presumido, depende das características específicas do seu negócio. 

O Simples Nacional pode ser uma boa opção para empresas de comércio, especialmente aquelas com faturamento mais baixo, devido à sua simplicidade e às alíquotas reduzidas. 

No entanto, é importante analisar as particularidades do seu negócio, como faturamento, despesas e margens de lucro, para determinar qual regime é mais vantajoso. 

É aconselhável buscar orientação de um contador para tomar a decisão mais adequada.

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