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Como montar um escritório de contabilidade de sucesso em 12 passos

Empresária planeja como começar um escritório contábil do zero

Para você que está em dúvida sobre como montar um escritório de contabilidade, é preciso saber que existem vários passos importantes para não errar neste processo.

E para ajudar você a economizar tempo e dinheiro nessa transição tão importante na sua carreira, preparei os principais aspectos a que você deve se atentar.

São orientações que eu gostaria de ter ouvido quando iniciei no empreendedorismo contábil há cerca de 15 anos, aqui na CF Contabilidade.

Escritório home office ou tradicional: qual escolher?

Durante muito tempo, fui defensor do modelo tradicional, com um endereço físico numa avenida movimentada, recepcionista, sala para receber os clientes e tudo mais.

Mas, convenhamos, em pleno século 21, ter o escritório de contabilidade em home office é um caminho muito mais simples, seguro e barato de começar.

Afinal, basta um computador e um bom software contábil para já ser capaz de atender os primeiros clientes com qualidade e sem deixar nada a desejar.

Porém, entendo que essa é uma escolha muito pessoal. E, por isso, a grande maioria das orientações abaixo servirá para os dois modelos: home office e tradicional.

Vamos lá!

Processo burocrático para abrir seu escritório de contabilidade

Antes de entrarmos na parte estratégica de como montar um escritório contábil, é preciso entender os trâmites burocráticos para iniciar seu negócio.

Como você deve saber, os contadores não podem ser MEI.

Portanto, você vai precisar abrir um CNPJ e optar pelo Simples Nacional, o que envolve os seguintes passos:

  • Inscrição no CRC;
  • Documentação (RG, CPF, certidão de casamento, capa do IPTU do endereço da empresa, certificado digital e comprovante de endereço do(s) sócio(s);
  • Definição da natureza jurídica (SLU se for empreender sem sócio ou LTDA se tiver mais de um sócio);
  • Elaboração o contrato social;
  • Solicitação de análise de viabilidade através do site da Junta Comercial do seu Estado;
  • Solicitação de CNPJ no site da Receita Federal, após aprovação da Junta;
  • Registro da empresa na Junta após liberação do CNPJ pela Receita;
  • Obtenção do alvará da Prefeitura;
  • Escolha do regime tributário, sendo o Simples Nacional o mais adequado para quem está começando agora a montar seu escritório contábil.

Enquanto você faz isso, é fundamental já ir estruturando a parte estratégica para a abertura do seu escritório contábil.

Passo a passo para abrir um escritório contábil de sucesso

Para você abrir um escritório contábil, é preciso muito mais do que apenas abrir um CNPJ.

Com milhares de concorrentes por todas as partes, é fundamental criar uma estratégia clara para se diferenciar e crescer de forma escalável.

Para isso, são necessários os seguintes passos:

1) Faça um plano de negócios simples e aplicável

Começar sem um plano de ação claro é o mesmo que escalar uma montanha sem os equipamentos profissionais. 

Ou seja, você pode levar um tombo muito maior do que imagina, principalmente no que se refere ao plano de custos e investimentos até estruturar o negócio. 

Um bom plano de negócios para escritório contábil tem seis passos que, se seguidos à risca, serão fundamentais para o seu negócio crescer de forma estruturada:

1º passo: Tenha um propósito claro, com metas e objetivos bem definidos.

2º passo: Trace os investimentos de forma conservadora (de preferência, guarde o suficiente para se manter por 12 meses antes de abrir seu próprio escritório)

3º passo: Faça uma projeção de receitas e despesas para os próximos cinco anos (mesmo que você faça ajustes ao longo da jornada)

4º passo: Faça a projeção do seu fluxo de caixa (em casa de ferreiro, o espeto precisa ser de ferro. Não pule essa etapa)

5º passo: Faça uma análise Swot, com as forças e fraquezas do seu negócio (Exemplo: qual sua principal vantagem competitiva? O que você faz de melhor e com menor esforço? Quais são os seus pontos fracos?)

6º passo: Desenvolva o plano de ações com as atividades que deverão ser realizadas de forma detalhada.

Não perca tempo demais, de modo que isso paralise você. Mas também não deixe de colocar tudo isso no papel antes de partir para a ação.

Eu detalho tudo isso e mais numa aula gratuita sobre como criar um plano de negócios inquebrável.

2) Analise a concorrência

Quais são os diferenciais que seu escritório vai entregar aos clientes

Para responder a essa pergunta, você precisa conhecer bem os concorrentes da sua região e os principais players que atendem no Brasil inteiro.

Engana-se quem pensa que os grandes estão sempre em vantagem em relação aos pequenos. 

Quando se está começando a montar seu escritório contábil, normalmente, você tem mais tempo para conhecer melhor o perfil do seu cliente, criar relacionamento e oferecer um atendimento personalizado.

Se puder, ligue para algumas dessas empresas concorrentes e simule o interesse na contratação dos serviços contábeis. 

Analise também a forma como eles se apresentam no site e nas redes sociais. E, a partir daí, monte seu próprio modelo de proposta de serviços contábeis, mostrando seus diferenciais.

3) Crie seu próprio diferencial e precifique

Agora que você já conhece a sua concorrência, crie seus próprios diferenciais, entendendo quais são os seus maiores pontos fortes na contabilidade. 

Essa pesquisa inicial da concorrência será fundamental também para ajudar você a precificar os seus serviços contábeis.

Uma dica de ouro é não competir somente pelo preço, mas deixar claro ao seu cliente o quanto a sua experiência e prestatividade o ajudarão a gerir o seu negócio de forma eficiente.

Segmentar ou não, eis a questão

Dentre as estratégias de diferenciação, muitos especialistas orientam a segmentar a atuação do seu escritório contábil.

Por exemplo: se você se posicionar como contabilidade para dentista, terá uma autoridade maior neste segmento específico.

Porém, no começo do escritório contábil, a grande verdade é que você precisa colocar todo mundo que puder para dentro.

Depois, aos poucos, conforme você for entendendo melhor as demandas da sua região e as suas especialidades, vá segmentando aos poucos a atuação do escritório.

4) Faturamento primeiro, “perfumaria” depois

Fluxo de caixa é tudo ao abrir seu escritório contábil. Seja num escritório home office ou tradicional, é sua missão buscar o lucro primeiro.

Por isso, priorize as ações que vão lhe trazer faturamento, ao invés das que vão gerar custos. 

Por exemplo: priorize investir em um bom software contábil, em vez de um computador de última geração. E só contrate o software, de preferência, depois de conseguir o primeiro cliente.

No caso de escritório externo, em vez de sair fazendo obras para todos os lados, priorize investir em uma fachada atrativa e com suas informações bem visíveis. 

Afinal, o que lhe trará faturamento o mais rápido possível: uma sala de estar com ar condicionado ou uma estratégia de marketing agressiva?

Tatue isso na sua mente: faturamento primeiro, o resto depois.

5) Seja seu próprio comercial, pois ninguém fará isso melhor do que você

O sonho de grande parte dos contadores é ter alguém para prospectar os clientes, para que eles possam se dedicar exclusivamente à execução.

Ou seja, eles querem ser funcionários do próprio negócio. E não há como isso dar certo.

Na verdade, deve ser o contrário. Você precisa se capacitar cada vez mais para assumir a parte comercial e estratégica, contratando profissionais posteriormente para a execução.

A boa notícia é que as estratégias comerciais são um passo a passo simples de ser colocado em prática, e que qualquer pessoa é capaz de dominar.

Ao se tornarem franqueados da CF Contabilidade, muitos contadores chegam totalmente crus neste quesito, e saem da Mentoria de Aceleração já conquistando seus primeiros clientes.

É o caso, por exemplo, do franqueado Marlos Machado, da CF Vargem Pequena, que fez toda sua carreira na área de hotelaria e optou pela franquia no momento de começar seu próprio escritório contábil.

“Na CF, é tudo muito processual. A franqueadora dá todo o suporte, inclusive para atender os meus clientes se eu desejar. Assim, eu consigo focar muito mais no comercial, ainda mais com a capacitação que a gente recebe desde o início”, diz ele.

6) Explore os principais canais e mídias sociais

Você não precisa sair por aí se cadastrando em todas as mídias sociais e fazendo dancinha para chamar a atenção dos seus clientes.

Mas é obrigatório criar desde já um perfil no Google Meu Negócio, no Linkedin, no Instagram e no Facebook.

Principalmente no Instagram e Facebook, adicione os seus amigos e deixe claro na sua Bio que você está prestando serviços de contabilidade.

Crie conteúdos para o público que você definiu ao definir seus próprios diferenciais, mostrando que você entende o problema que ele está passando e sabe como resolver.

Se possível, estude tráfego para impulsionar seus conteúdos mais estratégicos ou contrate um social media para te ajudar a se comunicar com seu público.

7) Crie processos desde o início

Apesar de estar começando agora a montar o escritório contábil, não pense pequeno. 

Organize todos os seus processos contábeis e de atendimento aos clientes, além dos processos comerciais para captação de novas contas.

Tenha em mente que, em algum momento, você deverá sair de cena do operacional para assumir uma posição mais estratégica. 

E qualquer pessoa precisa ser capaz de absorver essas obrigações e treinar outros profissionais para fazer o mesmo.

É assim, começando certo, que você constrói a sua liberdade e não se torna escravo do próprio negócio.

8) Não entre em dívidas na pessoa física

Conforme você for crescendo, será tentador aumentar o padrão de vida e assumir dívidas para dar uma melhor condição à sua família.

Não caia nessa armadilha. 

Procure viver com no máximo 70% do que você obtém de lucro líquido, considerando os impostos e uma margem de 10% de inadimplência.

Assim, você não ficará no sufoco caso perca clientes ou sofra com pagamentos atrasados. 

9) Não deposite suas fichas nos seus amigos e parentes

É comum que amigos e parentes se disponham a serem seus clientes, antes de você abrir seu escritório contábil.

Posso te contar um segredo? Normalmente, essas pessoas só vão aceitar trocar de contabilidade quando tiverem total segurança de que seu escritório é capaz de atendê-las.

Isso na melhor das hipóteses, pois a tendência é de que essas promessas nunca se concretizem na prática.

Por isso, conte mesmo com você e a sua capacidade de aprender novas habilidades e criar suas estratégias para atrair clientes contábeis.

10) Estruture seu escritório aos poucos

Na medida em que seu negócio cresce, procure contratar e estruturar seu escritório contábil focando em cada área de uma vez: contábil, fiscal, pessoal, legalização e TI.

Tenha sempre duas premissas em mente: o que você menos gosta de fazer e o que consome mais o seu tempo. E priorize contratações nessas áreas.

Por exemplo, no caso do departamento pessoal, se fechou contrato com um cliente grande com mais de 20 funcionários, traga uma analista para lhe ajudar. 

No caso de um cliente pequeno, traga um auxiliar e um assistente para você ir treinando e se tornarem seus multiplicadores.

11) Avalie a parceria com um sócio

Essa é uma questão bastante delicada, que você só deve analisar se tiver muita segurança em relação ao caráter, os princípios e valores e as habilidades complementares dessa pessoa.

Analise ainda os seguintes aspectos e coloque no papel:

  • Esse sócio vai operar junto com você? Se sim, em quais áreas? 
  • É apenas um sócio investidor? Se sim, qual o salário do sócio “operador”, fora a divisão dos lucros? 
  • Caso os dois operem juntos, quem toma decisão sobre quais áreas? 
  • Essa pessoa tem um perfil complementar ao seu? Ou seja, um é mais técnico e outro mais comercial?
  • Caso não queiram mais ser sócios, como seria essa divisão? 

Como você pode perceber, é algo complexo e que você deve ter muito cuidado antes de tomar qualquer decisão.

12) Avalie a terceirização do operacional 

Principalmente quando se está começando a montar o escritório contábil do zero, é muito comum que você tenha insegurança em relação a algumas atividades.

Afinal, você pode ter se especializado na área fiscal ou contábil e, de repente, se vê diante de um cliente que requer um conhecimento mais apurado na parte de legalização.

Não se intimide com esses desafios.

Uma boa saída pode ser terceirizar parte do operacional do seu escritório contábil para outras empresas contábeis especializadas nisso.

Aqui na CF Contabilidade, por exemplo, os nossos franqueados podem terceirizar parte do operacional ou todo o operacional para a nossa equipe da sede.

Assim, esse franqueado pode ir crescendo com segurança, enquanto adquire os conhecimentos necessários para operar sozinho ou gerir uma equipe própria.

⭐ 13) Dica bônus: analise montar seu escritório de contabilidade no modelo de franquia

Sim, chegou a hora de vender o meu peixe.

Mas falando sério, principalmente para você que está começando, a franquia de contabilidade é um modelo que deve ser analisado com bastante carinho.

Como todo modelo de negócio, tem sim suas vantagens de desvantagens, mas aqui na CF Contabilidade você já começa com:

  • Marca reconhecida em todo o país;
  • Suporte da franqueadora para atendimento aos clientes que você não conseguir ou não quiser atender;
  • Treinamentos práticos de vendas, relacionamento com o cliente, gestão contábil, estruturação do escritório e outras áreas estratégicas;
  • Softwares contábeis de primeira geração gratuitamente;
  • Suporte para marketing digital contábil;
  • Participação subsidiada nos maiores eventos contábeis do país.

Ou seja, já está tudo pronto e validado para você montar seu próprio escritório contábil com o menor risco possível e baixíssimo investimento.

No formulário abaixo, você pode conversar com nosso time de especialistas para saber mais sobre como funciona o nosso modelo de negócio:

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